5 Consejos para Tener un Control de Egresos Eficiente
¿Sabes cuánto gastó tu empresa este mes? Uno de los mayores desafíos de administrar una empresa, es tener un control de gastos o egresos eficiente.
De hecho, se estima que aquellas compañías que no toman en consideración estos elementos, desperdician alrededor del 30% de sus gastos en productos e insumos que no tienen ningún impacto en el crecimiento de su empresa.
Para que esto no te ocurra, en Yaydoo recopilamos para ti estos 5 consejos claves que te ayudarán a tener un control de egresos eficiente.
¿En qué consiste tener un control de egresos eficiente?
Tener un control de gastos eficaz, significa, contar con herramientas y metodologías de trabajo que te permitan saber cuánto está gastando tu empresa, con el objetivo de ahorrar la mayor cantidad de dinero posible y aprovechar esos recursos en estrategias que la hagan crecer.
Consejos para lograr el control de tus gastos:
1. Planifica tus compras
Lo primero que debes hacer para planificar tus compras, es estipular cuáles son tus gastos fijos y variables. Los gastos variables son aquellos que se relacionan directamente con el volumen de producción de tu empresa.
Por ejemplo: materia prima, transporte, distribución, etc. En cambio, los gastos fijos son aquellos que se generan independientemente del volumen de ventas, es decir, alquileres, seguros, pago de servicios básicos, insumos y servicios para tu oficina, pago de nóminas, etc.
Cuando tienes una idea más clara de cuáles son estos gastos, podrás saber qué incluir y qué no en tus órdenes de compra. Pero para hacer más eficiente este proceso, es necesario crear un plan de compras, el cual se puede asimilar a la lista que hacen las familias antes de ir al supermercado.
En esta lista se detallan los productos que se van a adquirir, las cantidades que se van a necesitar de cada uno y de antemano, se conoce cuál es el presupuesto con que se cuenta para cubrir esos gastos. Lo mismo aplica para tu empresa.
Debes organizar mes a mes que se necesita comprar y para ello, es importante revisar constantemente el inventario para no comprar productos e insumos que no sean necesarios porque sobraron de una compra anterior y estipula límites de consumo por categoría de compra para ahorrar la mayor cantidad de dinero posible.
No es ningún secreto que cuando planificas en qué vas a gastar tu dinero, es mucho más fácil ahorrar y reducir costos. Así que este principio básico debes tomarlo en cuenta, antes de solicitar y crear cualquier orden de compra.
2. Compara cotizaciones de proveedores
Es verdad, que tus proveedores se convierten en tus mayores aliados al momento de abastecer a tu empresa con materia prima e insumos y servicios básicos, para su buen funcionamiento. Pero cada uno de ellos, según sus modelos de negocios y propuestas de valor, van a manejar precios y condiciones de pago diferentes.
Inclusive, algunos te ofrecerán más beneficios que otros y por ello, es importante que luego de enviar tus órdenes de compra y recibir las cotizaciones correspondiente a cada una de ellas, compares las distintas propuestas que te envían tus proveedores para escoger aquellas que sean más económicas y te generen mayores rentabilidades.
Si eres consciente de lo que gastas y de cuánto cuestan las cosas en el mercado, estarás en posición de renegociar los precios con tus proveedores y así encontrar un mecanismo de ahorro.
3. Educa a tu equipo de trabajo
Una estrategia para tener un control interno de egresos es educar a tus empleados sobre la importancia de no derrochar los insumos en la oficina y tener una cultura de ahorro. Por ejemplo, incentivar el reciclaje del papel podrá ayudar a disminuir costos en papelería, impulsar prácticas de cuidado en los equipos de cómputo evitará que se dañen o deterioren con rapidez.
Te aconsejamos también revisar las funciones de tus empleados para que asignes presupuestos acordes a sus actividades y haz lo mismo con cada área de la empresa. Una estrategia que puedes aplicar es premiar a aquellos empleados o departamentos que consigan un mayor ahorro económico para la empresa, bien sea con la utilización de soluciones tecnológicas o a través de sus actividades diarias.
4. Visualiza constantemente tus cuentas por pagar
Visualizar constantemente tus cuentas por pagar, es una excelente manera de controlar tus egresos mensuales ya que te permite saber cuánto dinero debe desembolsar tu empresa para pagar las deudas que ha contraído con los proveedores, si el pago es fraccionado, cuánto de ese total ya se ha abonado, las fechas de expiración de las facturas, etc.
Llevando este control evitarás perder el rastro de tus pagos, pagar un recibo dos veces o tener una ingrata sorpresa cuando un número de facturas inesperadas expiren al mismo tiempo y debas gastar dinero en multas por el incumplimiento de esos pagos.
5. Invierte en un sistema de gestión de compras
Así como los productos y servicios de tu empresa están pensando para solucionar un problema o satisfacer una necesidad, los sistemas de gestión de compra funcionan bajo este mismo principio y son hoy en día, una de las herramientas tecnológicas más útiles al momento de ayudar a las empresas a controlar sus egresos y maximizar sus ganancias.
¿Cuál es la razón de ello? A través de estas plataformas, puedes ejecutar y centralizar en un solo lugar, todas las etapas del proceso de compras, desde la planeación de compras hasta recepción de cotizaciones por parte de tus proveedores. Esto quiere decir, que en ellas se reflejan cada una de las órdenes de compra que tu empresa genera para la adquisición de suministros, cuáles fueron aprobadas, cuáles de ellas faltan por pagar, cuáles se pagaron, etc.
Yaydoo: tu aliado para tener un control de egresos eficiente en tu empresa
Yaydoo es un software de gestión de compras que cumple con todas estas características y que además, te permite crear reportes de los gastos de tu empresa semanal, mensual o trimestralmente. Sabemos que lo que no se mide, no se puede mejorar y es por eso que te ofrecemos datos y estadísticas en tiempo real de tus gastos, para que puedas tener un mayor control de ellos y pensar a futuro, en estrategias para maximizar tus ganancias.
