5 Recomendaciones para una Mejor Gestión de Proveedores
¿Sabías qué para aumentar las ganancias de tu empresa, no solo basta con vender más? También es necesario comprar mejor. Y para cumplir con este objetivo, es muy importante tener una gestión de proveedores eficiente.
Si te interesa saber cómo impulsar este proceso dentro de tu departamento de compras ¡Sigue leyendo! A continuación te daremos algunas recomendaciones claves para gestionar correctamente tus proveedores y aprovechar al máximo tus compras. No sin antes conocer de qué trata este término y cuál es su importancia.
Los proveedores juegan un papel fundamental en la rentabilidad de tu negocio, porque son ellos quienes les venden a tu empresa, todo lo que necesita para producir, crecer y mantenerse operativo en el mercado. Si no consigues los mejores precios en materia prima ¿Cómo vas a ofrecer un producto que sea competitivo en el mercado?
¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es un proceso de negocio que te permite seleccionar adecuadamente aquellas empresas que te ofrecerán los bienes y servicios necesarios para tus procesos de producción y abastecimiento, y negociar con ellos, los mejores precios dentro del mercado. Estos bienes y servicios, pueden ir desde la compra de materia prima para la elaboración de tus productos finales, hasta la contratación de servicios de catering o de limpieza para tu oficina.
¿Por qué es importante tener una gestión de proveedores?
- Las compras a proveedores suman un porcentaje considerable en los costos totales de tus productos.
- La flexibilidad de tu empresa para satisfacer la demanda del mercado, muchas veces depende de la flexibilidad de los proveedores.
- La calidad de tus productos dependerá en gran medida de cómo seleccionas a tus proveedores.
Ahora bien ¿Qué debes hacer para tener una mejor gestión de tus proveedores?
1. Selecciona cuidadosamente a tus proveedores
Usualmente, en el mercado B2B los contratos y las relaciones comerciales tienden a ser a largo plazo. A menos que ocurra algún inconveniente que amerite la sustitución permanente de un proveedor, la idea es poder contar desde el primer momento, con proveedores responsables que puedan satisfacer las necesidades de tu negocio. Así que lo primero que debes hacer, es seleccionar cuidadosamente a aquellas empresas que se convertirán en tus mayores aliadas.
Entre los criterios a considerar para el proceso de selección de proveedores (bien sea por licitación o por contacto directo), se encuentran:
- La trayectoria y perfil del proveedor.
- La calidad de sus productos y servicios.
- Certificaciones de calidad, gestión del riesgo y gestión medio ambiental.
- La capacidad de respuesta y el nivel de atención a clientes.
- Las condiciones de pago que maneja.
- Su situación económica y financiera.
- Sus referencias empresariales y clientes con los que ha trabajado (reputación).
- La tecnología, logística e infraestructura con la que cuenta.
- Las condiciones de distribución, transporte y entrega.
2. Establece una comunicación transparente y asertiva
La relación con los proveedores, no se puede tomar a la ligera y esperar a que sea un intercambio de buenas intenciones y deseos, por lo contrario, ésta debe gestionarse y obedecer a pautas preestablecidas para garantizar una óptima relación y minimizar riesgos. Para ello, es importante acordar los siguientes elementos, antes de realizar cualquier transacción:
- Los canales de comunicación.
- Los métodos de pago y facturación.
- Los horarios de entrega.
- El inventario fijo de tu empresa.
- Los estándares de calidad.
Al hacerlo, estás garantizando una comunicación asertiva y transparente con tus proveedores, evitando así malentendidos y errores que puedan afectar la cadena de producción. Y de existir algún error, bien sea porque el proveedor te entregó una factura con un monto incorrecto o no entregó todos productos y/o servicios establecidos en la orden de compra, comunícalo de inmediato para encontrar una solución rápida y eficaz.
3. Lleva un control actualizado de tus cuentas por pagar
Así como es importante que tus proveedores sean responsables con los tiempos de entrega y con la calidad de sus productos y servicios, también es importante que el departamento de finanzas, sea responsable con la gestión de pagos. Esto implica llevar control de cuántas facturas se han pagado, cuántas faltan por pagar y cuáles son los plazos máximos para su cancelación, es decir, mantener al día las cuentas por pagar.
Las cuentas por pagar se refieren a la deuda que tiene una empresa con un proveedor, por los bienes o servicios adquiridos, por lo que gestionar correctamente a tus proveedores, además de garantizar una buena relación tus proveedores, te ayuda a:
- Evitar multas por pagos atrasados debido al incumplimiento de los términos de pago con tus proveedores.
- Asegurar una continua relación comercial con tus proveedores.
- Mejorar tu puntaje de crédito.
- Prevenir fraudes financieros.
- Aumentar tu poder para negociar precios
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4. Evalúa el desempeño de tus proveedores
¿Cómo vas a saber si tus proveedores están cumpliendo con sus obligaciones, sino monitoreas y supervisas su desempeño? La gestión de proveedores implica también un esfuerzo de tu empresa, por medir la calidad de sus servicios y crear estrategias para minimizar riesgos, luego de que las operaciones comerciales hayan comenzado.
La falta de visibilidad sobre la información y el rendimiento de tus proveedores, aumenta el riesgo de que tu empresa pueda perder la capacidad de actuar rápidamente cuando surjan inconvenientes.
No es necesario esperar a que, tu cadena de producción o el abastecimiento de tu oficina, se vea afectado porque un proveedor no está cumpliendo con los plazos de entrega acordados o los productos que envía, no poseen los estándares de calidad que tuvieron desde el inicio, para actuar rápido y contactar a otros proveedores que sí puedan satisfacer las demandas de tu empresa.
Cuando evaluas constantemente el desempeño de tus proveedores, podrás anticiparte ante estos problemas y encontrar soluciones rápidas.
5. Apóyate en soluciones tecnológicas para la automatización de procesos
Los softwares enfocados a la gestión y automatización de compras, son ideales para la gestión de tus proveedores, ya que están diseñados para simplificar el envío de órdenes de compras, la recepción de cotizaciones y la comunicación entre empresas y proveedores. En Yaydoo hemos creado un software de gestión de compras, en el que puedes gestionar a tus proveedores, desde el proceso de selección hasta la facturación de órdenes de compra.
En nuestra plataforma, encontrarás una variedad de proveedores para tu empresa, podrás acceder a más de 20.000 productos, solicitar cotizaciones, comparar precios y escoger las propuestas que mejor se adapten a tu presupuesto y necesidades. Además de esto, podrás cargar en la plataforma la información de tus proveedores (sino forman parte del portal B2B) y crear de forma rápida y sencilla, las órdenes de compra de los productos y/o servicios que necesitas para tu oficina.
