4 Consejos para Agilizar el Proceso de Compras de tu Empresa

¿Sabías qué,  las empresas que no cuentan con metodologías para agilizar el proceso de compras, pierden hasta un 30% de su presupuesto? Para que esto no te ocurra, te daremos algunas recomendaciones claves que te ayudarán a aprovechar tus recursos e incrementar la productividad en tu equipo de trabajo.

 

1. Optimiza la comunicación con tu equipo de trabajo

El proceso de compras, consiste en una serie de etapas que involucra a varios trabajadores  y departamentos de una misma empresa. La primera y segunda etapa, que consiste en la identificación de los requerimientos de compra (¿Qué hace falta comprar y en qué cantidades?) y la solicitud de la orden compra, son actividades que realiza el gerente operativo u office manager, luego de consultar los inventarios y conocer el status de las demandas de los trabajadores.

 

 

 

La tercera etapa que involucra la aprobación del presupuesto para hacer esas compras, se lleva a cabo por el departamento de finanzas o contable, el cual tiene una idea más clara de los recursos con los que cuenta la empresa para la compra de suministros y la contratación de servicios.  

 

En la cuarta etapa, que consiste en la cotización y negociación con proveedores, entra en juego el departamento de compras. La recepción de mercancía y la auditoria del proceso, queda en manos del gerente operativo u office manager y finalmente, la aprobación de los pagos de las facturas, la lleva a cabo el departamento de cuentas por pagar o de finanzas. 

 

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Como podrás darte cuenta, el proceso de compras es sinónimo a trabajo en equipo y para poder hacer que todas estas tareas se lleven a cabo de forma rápida y eficaz, es fundamental alinear la comunicación entre los departamentos y las personas que hacen vida en cada una de ellas. Para mejorar la comunicación, te recomendamos:

 

• Planifica reuniones semanales de alineación.
• Establece un canal único de comunicación para centralizar todo en un sólo lugar.
• Consulta con las personas que intervienen en las etapas del proceso de compras cuáles son los mayores retos que enfrentan y cómo consideran ellos que pueden mejorarse.
• Asegúrate que todas las personas cumplan los plazos de entrega y estén atentos a las obligaciones que deben cumplir.

 

2. Gestiona correctamente a tus proveedores

Luego de haber optimizado la comunicación interna entre tu equipo de trabajo, es momento de hacerlo de forma externa, es decir,  con los proveedores, quienes al ser aliados claves dentro del proceso de compras, también necesitan estar alineados con tus objetivos e intereses y contar con las características necesarias para satisfacer las demandas de tu empresa.

 

 

 

Si aún no habías considerado este hecho, pregúntate ¿Qué tan grave puede ser para la cadena de producción y la logística de tus eventos, si tus proveedores no entregan a tiempo las órdenes de compra solicitadas, cometen errores en la facturación y no pueden suplir las cantidades de productos que requieres? 

 

Estas circunstancias, sin duda alguna, retrasarían todo el proceso de compras y el cumplimientos de los objetivos mensuales tanto de producción como de re abastecimiento de inventarios. Por lo que uno de nuestros consejos para agilizar tu proceso de compras, es tener una correcta gestión de proveedores ¿Pero esto qué implica?

 

• Seleccionar cuidadosamente a estos proveedores que abastecerán a tu empresa, conociendo todo acerca de ellas (capacidad de producción, trayectoria, experiencia, clientes, casos de éxito, etc)
• Establecer también un canal único de comunicación con ellos
• Monitorear y medir constantemente su desempeño y el cumplimiento de los acuerdos establecidos en contratos y reuniones de negociación

 

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Unos proveedores ineficientes, son el talón de Aquiles de una cadena de producción lenta.

 

3. Apóyate en un asistente de compras (servicio outsourcing)

Los servicios de outsourcing son excelentes para hacer más rápida la ejecución del proceso de compras. Imagina cuán rápido puede ser tu proceso de compras, si cuentas con la ayuda de un asistente de compras que te apoye en la selección de proveedores, se encargue de hacerle seguimiento a tus órdenes de compra, te ayude a comparar cotizaciones de proveedores para escoger aquellas que ofrezcan más beneficios y por un menor costo.

 

 

 

Al simplificar tu proceso de compras externalizando algunas funciones de tu departamento, puedes concentrar tus esfuerzos en pensar en estrategias de alto impacto que te permitan negociar mejor con tus proveedores, invertir tu tiempo en investigar metodologías de trabajo para hacer más dinámica las relaciones de trabajo, proponer y organizar conjunto al gerente operativo, eventos corporativos que potencien las alianzas con los clientes, inversionistas y aliados claves de tu empresa, etc. 

 

4. Invierte en un sistema de gestión de compras

La tecnología enfocada en la automatización de procesos es el futuro para lograr ambientes de trabajo más productivos y minimizar errores. Una empresa que necesite enviar un comunicado a sus clientes y cuente con una base de datos de al menos 1.000 personas, no va a enviar manualmente correo por correo ¡Esto sería una pérdida de tiempo! 

 

Si partimos del hecho que en el mercado, existen una gran variedad de herramientas de email marketing que permiten enviar secuencias de correo automáticamente, inclusive de forma personalizada, pareciera una locura el simple hecho de pensarlo.

 

Lo mismo ocurre con el proceso de compras, en donde existen múltiples soluciones tecnológicas que permiten agilizar cada una de las etapas que mencionamos al inicio y centralizar en un solo lugar, las órdenes de compras con sus respectivos flujos de aprobación y facturas de pago. Yaydoo es precisamente un software de gestión de compras, diseñado para simplificar y agilizar el proceso de compras de tu empresa porque cuenta con herramientas digitales en la que puedes:

 

• Integrar la comunicación entre varios miembros de una misma empresa, gracias a la tecnología de cloud computing en el que con tan solo ingresar un correo y una contraseña, múltiples personas pueden acceder a una plataforma en común.
• Gestionar la selección y comunicación con proveedores, desde el envío de las órdenes de compra, hasta la recepción de facturas y cobranzas a través de un portal b2b,
• Contar con la ayuda de un asistente virtual que estará disponible para apoyarte en todo lo que necesites relacionado a tus compras.
• Visibilizar y tener un mayor control de tus egresos  mensuales, gracias a la automatización de reportes y estadísticas mensuales de tus gastos.

 

¿Qué esperas para agilizar el proceso de compras de tu empresa con Yaydoo?