Los 5 principales KPI que debes medir en tu departamento de compras

En todo departamento de compras debe existir una organización para supervisar los indicadores claves de rendimiento (KPI) para cada proceso dentro de tu empresa y departamentos. Por ejemplo: el costo, productividad, eficiencia, tiempo de ciclo, calidad, etc.

Estos indicadores sirven para que haya un correcto funcionamiento sobre las compras recurrentes y beneficiar directamente la rentabilidad, ahorro y ganancia de las empresas.

El departamento financiero de la empresa tiene como función principal dar un seguimiento continuo en la gestión de los procesos para mejorar y optimizar el desempeño de la cultura de ahorro y gasto.

A continuación te decimos los 5 principales KPIS que debes tener en cuenta al momento de realizar un reporte mensual del área de compras.

1.- Costo total.

Esta medida es a menudo la primera categoría donde los ejecutivos de compras o de negocios se fijan al momento de agilizar sus procesos. El costo es fundamental en cada reporte de gasto mensual, pero éste debe estar enmarcado no sólo los costos significativos sino los menos redundantes como por ejemplo algún gasto de las compras recurrentes de tu empresa: material de oficina, vasos, papel o bolígrafos para la empresa.

En este costo también es fundamental incluir los costos en sistemas, gastos generales y costos laborales. Es importante también saber que el departamento no sólo negocia precios, busca cómo reducir de manera eficiente los costos de la organización.

Pensemos en lo siguiente: Un departamento de compras o finanzas siempre tiene como objetivo ahorrar. Pensar que los proveedores son buenos negociando y optimizando, como organización también debemos serlo.

2. Productividad

Esta medida que deben evaluar los departamentos de compras, examina todos los procesos, tales como: los procesos de pago, los procesos de compras, tiempo empleado sobre cada uno de los procesos, procesos de solicitudes y aprobaciones.

Por ejemplo, un empleado del departamento de compras de tiempo completo que solo trabaja medio tiempo en teoría se tendría que evaluar la cantidad de desembolsos, reembolsos, proyectos, informes, solicitudes y tareas empleadas en un año.

3.- Tiempo empleado o tiempo en culminar una actividad.

El tiempo de ciclo o el empleado en el proceso de una actividad en particular también debe medirse. Este KPI nos muestra cuánto tiempo el departamento de compras es capaz de realizar sus actividades diarias de forma recurrente, rápida y eficaz, atendiendo a todas las solicitudes de compras de los demás departamentos.

4.- Eficiencia

La eficiencia denota cuán eficientes son los trabajadores en sus procesos. Nos referimos a la calidad del servicio o suministro en el proceso del departamento. Hay que hacer TODO LO POSIBLE para conseguir calidad de nuestros proveedores y respuesta rápidas a cada uno de los departamentos de la empresa ya que como departamento de compras prestas un servicio que es más complejo de definir:

“Se trata de que la empresa obtenga lo que necesita cuando lo necesita. Se trata de asegurar que cada departamento tenga lo necesario para seguir operando en tiempo real. Para ello, la entrega, los proveedores y la organización es fundamental” – Yaydoo.

5.- Ahorro total.

Aquí siempre se focalizan los objetivos del departamento de finanzas. Se mide el dinero ahorrado de año en año. Son números, hechos, cifras, acciones y procesos nuevos que implementaste para medir el éxito financiero de la empresa.

Si como departamento de finanzas o compras has hecho bien el trabajo, el primer año y los siguientes será muy beneficioso ahorrar, porque de esa forma se podrá invertir en nuevos objetivos claves para el crecimiento de la empresa.

Para mejorar los cinco KPIs:

• Automatización del proceso de compras a través de la tecnología. La automatización de los procesos de aprobación de compras, gastos, ahorros, reembolsos, proveedores, solicitudes es fundamental hoy en día para hacer crecer la empresa en los KPIS antes mencionado. Las herramientas tecnológica pueden mejorar el tiempo de respuesta y duración del ciclo en el que se procesan una o varias solicitudes al día. Como por ejemplo ahorro en el tiempo del envío de un correo electrónico o los formulario de papel que causan retrasos y cuellos de botella.
• Comunicación e implementación de procedimientos claros. La comunicación y la implementación de procedimientos claros en el departamento de compras es clave para agilizar los gastos, la organización, aprobación o rechazo de solicitudes. Automatizar en Yaydoo éste proceso es el plus que tanto necesitas para la empresa. Se identifican los roles por departamento y se vinculan directamente con el departamento de compras, finalmente compras aprueba o desaprueba y envía solicitudes en la misma plataforma a sus proveedores.
• Asegurar el almacenamiento adecuado para recibos y facturas. Asegurarse de la documentación que se requiere en el departamento de compras y finanzas sea el correcto, que no hayan facturas perdidas o notas sobre recordatorios es fundamental en la eficiencia. Es crucial tener un espacio de almacenamiento centralizado para facturas y que puede hacer el procesamiento mucho más fácil. Con Yaydoo puedes almacenar todas las facturas de las compras que realices a través del portal, ya sea sobre los productos precargados o de los proveedores que hayan sido integrados previamente.

Notas finales:

Al medir las KPIs anteriores en cada proceso permites que tu organización se asegure de resultados potenciales como la satisfacción, la calidad y eficiencia. Una vez que una organización sabe cómo se está desempeñando en estos KPI y cómo se compara el rendimiento con otros dentro y fuera de su industria, pueden profundizar para tratar de comprender y mejorar el rendimiento mediante la evaluación de las prácticas en torno a la estrategia, el modelo de prestación de servicios, las políticas y el proceso. Gestión del rendimiento, formación y comunicaciones.