No pases por alto los gastos del departamento de Compras

Dirigir un negocio o empresa no es una tarea fácil y más cuándo no se cuenta con el conocimiento o las herramientas necesarias para mejorar los procesos de tu compañía: organizar reuniones, contratar empleados, manejar indulgencias, mantener el orden de facturas y cuentas por cobrar y pagar.

Afortunadamente todos sabemos que si tienes buenas técnicas financieras puedes tener el control y culminar en el establecimiento de hábitos contables  que puedan optimizar tu negocio.

Manejar de forma correcta sus recursos requiere de una supervisión cercana para tener una cultura de ahorro. Ahora bien, ¿Estás proporcionando suficiente supervisión y control? o ¿estás permitiendo o pasando por alto algunas prácticas peligrosas de las finanzas de tu empresa? Hoy te daremos 5 señales para que te replantees la forma en que tu empresa gasta.

1.- No le haces seguimiento a los gastos más pequeños.

Es bastante común ver que las empresas o el departamento de finanzas teman ser percibidos como “ineficientes” pero al final, son ellos quienes mantienen el movimiento de la empresa. Sin embargo, es importante que no pasen por alto cantidades por debajo de cierto punto ya que todo suma.

Además, existe un gran peligro de cuándo estas compras mínimas se acumulan: imagina que el departamentos de compra apruebe día a día algún gasto relacionado con la caja chica y siempre se tenga que reponer la caja porque no hay dinero.

Entonces, si racionalizas que dentro de la caja chica se tienen 50$  y se consumen casi a diario, podrás entender que apróximadamente son 1000$ mensual que no estás tomando en cuenta dentro de los ingresos y egresos totales de la empresa.

Si bien es cierto que puedes utilizar la caja chica o pedir al departamento de compras sumas inferiores de dinero, esto no se puede hacer de firma frecuente porque al final del año esto puede sumar como en el ejemplo anterior, 12000$ que no se ahorraron.

No pases por alto éstas cantidades de dinero. Mantén registros para que sepa cómo se están contando.

2.- Usted está pagando por las compras y luego se lo reembolsan.

No hay nada de malo éste tipo de políticas, ya que si está bien pensado y establecido no le dará tantos dolores de cabeza. Sin embargo, si sus empleados o tú están cansados de esperar el reembolso o, de la improvisación diaria de que tenga que asumir con su propio dinero “gastos no planificados”,  esto puede traer grandes problemas a su departamento de contabilidad.

Muchas veces, los empleados siguen adelante y compran cierto artículos en nombre de la compañía o almuerzan con sus clientes y luego tratan de solicitar un reembolsos de gastos semanales o mensuales. Pero, esto afecta de forma significativa ya que la acumulación hace que sus libros financieros o contables pierdan su equilibrio.

Un ejemplo que suele ocurrir es que haya una compra y ésta no fue aprobada por el departamento y que tampoco hubo una documentación formal de la solicitud. Si observas que hay muchos problemas relacionados a esto, ¡Mantente alerta!

3. Hay fugas de dinero provenientes de la tarjeta de crédito de la empresa.

El único problema de éste enfoque es que si el personal no conoce sobre la situación financiera de la empresa, o las políticas para usar la tarjeta en referencia a distribución de recursos, aprobaciones, solicitudes o prioridades, esto puede llegar a ser un gran peligro para la empresa.

Entonces si no está claro un sistema de pedidos que realizan los empleados y la metodología a usar para tomar las riendas de las compras de la empresa, podrás observar cómo su cultura de ahorro se va por la ventana.

El uso de un sistema que le permita establecer umbrales de aprobación y roles, es un gran comienzo que conlleva mucha responsabilidad. Si vas a confiar en tus empleados, siempre verifica y asegúrate de llevar los controles necesarios.

Que información debe contener un informe de finanzas.

4. No cuenta con un plan de desarrollo financiero a largo plazo.

En el mundo de hoy, es fundamental mantenerse a la vanguardia e investigando a la competencia para ser mejores, más eficientes y más rentables. Esto se trata de ¿A dónde quieres llevar tu empresa en la próxima década?

Esto es vital, si se tiene un plan de desarrollo ya sabrás los sacrificios e inversiones que deberás hacer antes para alcanzar los objetivos de tu organización. Contrata o cuenta con un equipo contable y financiero responsable y capaz de crear un plan eficiente y objetivo.

Este tipo de proyectos deben planificarse desde la contratación del personal, mudarse a otro edificio, adquirir nueva maquinaria hasta la capacitación y adquisición de nuevos softwares para automatizar procesos dentro de su departamento de compras, finanzas, recursos humanos, etc.

Recuerda siempre que la compañía siempre será un activo por el cual siempre deberá protegerse y cultivarse a lo largo del tiempo.

5. No estás seguro sobre el seguimiento de los gastos e ingresos.

Hacer un seguimiento de los ingresos y gastos no es algo que un dueño de empresa está pendiente a diario. Pero, hay tantas cosas que tomar en cuenta que no se deben omitir las cosas más pequeñas.

Se requiere un estado financiero mensual sobre tu negocio y reconocer cada pago y factura de allí. Es necesario conocer de dónde y hacia dónde van los gastos e ingresos, conocer las transacciones, los clientes, los proveedores y hacer casi mensual auditorías de las compras.

¿Algunas de estas cosas has pasado por alto? ¿Te resulta familiar? Entonces un señal de que deberás implementar nuevas técnicas para automatizar tus procesos. ¡Adquiere Yaydoo y mejora la cultura de ahorro en tu compañía!