¿Cómo Realizar Pagos a Proveedores de Forma Más Eficiente?
Las empresas en México que utilizan NetSuite deberían estar continuamente buscando formas de optimizar sus operaciones financieras, particularmente en el ámbito de cuentas por pagar. Además de simplemente contratar más personas para realizar tareas manuales cuando escalen sus operaciones de pagos, hay dos soluciones que destacan en este espacio; Oyster AP de Yaydoo y una conexión bancaria hecha a la medida (Host a Host) en NetSuite.
Ambas están diseñadas para automatizar los pagos a proveedores, sincronizar pagos y contabilidad, y eliminar errores de transacción que provienen del trabajo manual. Sin embargo, hay más desafíos que debemos considerar a la hora de buscar cómo simplificar nuestros pagos a proveedores.
Desafíos de los Pagos Manuales
Antes de adentrarnos en las comparaciones, es crucial comprender los problemas que enfrentan las empresas mexicanas que utilizan NetSuite y carecen de automatización de pagos al pagar a sus proveedores.
Las empresas que realizan más de 100 pagos a proveedores al mes luchan por mantenerse al día con el volumen. Se enfrentan a la necesidad de contratar nuevo personal a tiempo completo para realizar, monitorear y gestionar estas transacciones. Pasan horas cada semana ejecutando los siguientes procesos:
- Selección de facturas que quiere pagar
- Generación de archivos por lotes y cargarlos manualmente en su cuenta bancaria o realizar los pagos uno a uno en la banca electrónica
- Verificación y monitoreo manual para asegurar que todos los pagos se ejecuten correctamente
- Nota manual a los proveedores para confirmar la recepción del pago
- Conciliación manual de facturas y pagos
Estos pasos son laboriosos, consumen mucho tiempo y son propensos a errores. La probabilidad y el impacto de los errores se incrementa a medida que hay más facturas y más proveedores. Automatizar estos procesos le permiten a las empresas continuar escalando sus operaciones. Te contamos de las soluciones para hacerlo posible.
Posibles Soluciones a los Desafíos
Como en la mayoría de las empresas, el objetivo principal es aumentar las ganancias. Naturalmente, cuando ocurre un crecimiento constante, también lo hacen el volumen y la cantidad de pagos. La forma tradicional de realizar pagos manualmente no es escalable ni sostenible. Sin embargo, las empresas cuentan con unas cuantas opciones para contrarrestar este problema.
La forma aparentemente simple de resolver este agradable problema es contratando más personas. Sin embargo, contratar requiere capacitar y gestionar más personal simplemente no escala el trabajo manual. Esto solo crea un mayor número de empleados a medida que su empresa crece en la escala operativa.
Otra solución es construir una conexión personalizada entre su cuenta bancaria y su cuenta de NetSuite. Tendrá que contratar a un desarrollador externo de NetSuite para la configuración y el mantenimiento. Otro inconveniente es que esto solo funciona con los principales bancos en México, para los cuales tendría que construir una conexión personalizada para cada cuenta bancaria.
Finalmente, puede aprovechar Oyster AP, una solución de software como servicio diseñada para automatizar sus desembolsos a proveedores sin ningún desarrollo, trabajo de mantenimiento constante o nueva contratación de personal por su parte.
Cómo Funciona Oyster AP
Oyster AP, un producto de Yaydoo, permite a las empresas realizar todos sus pagos a proveedores con un solo clic directamente en NetSuite. Pero no solo tiene esta función. Te contamos cómo funciona.
Selección de Facturas
El proceso comienza cuando la persona a cargo selecciona las facturas a pagar desde NetSuite y realiza una única transferencia a la cuenta de su empresa con Oyster por el total de las facturas.
Dispersión y Confirmación en Segundos
A los pocos segundos de que Oyster reciba la transferencia, Oyster dispersa los pagos individuales y envía un correo electrónico automático a los proveedores confirmando el éxito del pago.
Conciliación Automática
Oyster marca automáticamente las facturas como pagadas en Netsuite e incluye el URL del comprobante de pago bancario como prueba de pago.
¿El objetivo? Permitir a las empresas pagar a todos los proveedores y conciliar sus procesos contables directamente en NetSuite con la menor cantidad de clics posible, minimizando los errores de pago.
Comparando Oyster AP y Conexión Host a Host de NetSuite
Tanto Oyster como Host to Host pueden manejar miles de transacciones por día y conectar entradas de diario en NetSuite con información de transacciones de un banco. Pero ahí es donde terminan las similitudes.
La solución de Oyster es agnóstica respecto al banco, lo que significa que funciona con cualquier banco. La conexión de Host a Host solo funciona con el banco para el que fue configurada originalmente.
En cuanto a la iniciación del pago, Host to Host tiene una ligera ventaja ya que inicia el pago automático tan pronto como se crea el archivo por lotes, mientras que Oyster requiere una transferencia de fondos antes de la dispersión automática.
Oyster AP resalta en términos de implementación. El equipo de Oyster integra nuestra solución en el sistema del cliente, requiriendo cero horas de esfuerzo por parte del cliente, y puede estar en funcionamiento en tres días. Una conexión Host to Host, por el contrario, requiere de 2 a 4 semanas de análisis y definición interna.
En cuanto a desarrollo, puede tomar hasta dos meses de desarrollo interno dependiendo de la experiencia y recursos del equipo a cargo de la integración, además de un proceso de certificación técnica de la integración a ser validada por la institución bancaria.
En términos de costos, instalar la solución de Oyster cuesta hasta 3 veces menos que una implementación Host to Host. Ambas soluciones tienen un costo mensual por tarifas de transacción y mantenimiento. En este caso, la mensualidad de Oyster sigue siendo más económica que la solución Host to Host en NetSuite.
En cuanto al soporte, ambas soluciones ofrecen asistencia. Oyster proporciona un equipo dedicado de producto e ingeniería, mientras que Host to Host requiere un equipo de ingeniería interno pero aún ofrece un representante de soporte.
Considerando todo, la solución que elija debe lograr simplificar la mayor cantidad de procesos en la menor cantidad de pasos. Sin embargo, el precio, la accesibilidad y la facilidad de uso son todos extras valiosos.
Una Solución Enfocada al Futuro
Lo que distingue a Oyster AP es su visión enfocada en el futuro. Su misión es hacer que todo el proceso de cuentas por pagar, desde el ingreso de billetes, los tipos de facturas, y los tipos de monedas con las que las empresas pueden realizar pagos, sea automatizado, instantáneo y sin comisiones.
Es una empresa comprometida con pagos B2B globales instantáneos, automatizados y sin tarifas. Además, como parte de Paystand, Oyster AP cuenta con el respaldo de una red de más de 600,000 empresas y más de $5 mil millones de dólares en volumen de pagos.
En conclusión, tanto Oyster AP como la Conexión de Host a Host de NetSuite ofrecen soluciones valiosas para optimizar las cuentas por pagar, Oyster proporciona una solución más flexible, rentable y con una propuesta de valor con vista al futuro.
Al elegir Oyster, las empresas pueden automatizar sus procesos de pago, reducir errores y, en última instancia, ahorrar tiempo y dinero.
