¿Cómo negociar con proveedores difíciles?
9 tips para sacar provecho a las negociaciones con proveedores difíciles
Los retos del departamento de compras
La compra de productos y servicios de tu empresa son fundamentales para llevar un buen control de gastos. Sin embargo, negociar una compra requiere de especial estrategia y capacidad para lograr una buena negociación.
No todos los proveedores y negociaciones son iguales, en algunas ocasiones el trato es indispensable para lograr los objetivos que deseas. La negociación de compras de tu empresa se convierte en un diálogo permanente entre ideas, necesidades, soluciones, fechas, precios y facturas.
Es por lo que el rol del departamento de compras es realmente importante, ya que se encarga de defender, controlar y buscar el precio más adecuado, las condiciones de pago más justas y el plazo de entrega indicado en la negociación con proveedores.
Te damos 9 tips a tomar en cuenta para sacar provecho a las negociaciones con proveedores difíciles:
1. Compara los precios con otros proveedores.
En primer lugar, te recomendamos que busques dos o tres órdenes de compra de tus proveedores para conocer cuáles son los precios y productos más competitivos en el mercado y al cuál sacarás mucho más provecho en tu empresa.
De esta forma tendrás más solidez a la hora de negociar con el proveedor.
2. Planifica el proceso de negociación con el proveedor.
La mayoría del tiempo, los Directores de Finanzas y el departamento de compras está agobiado con tantos procesos internos que se les olvida planificar la negociación antes de llamar al proveedor.
Por eso es importante tener en cuenta la planificación y organización del proceso de negociación mucho antes de ir y negociar con el proveedor.
Esto te dará cierta ventaja a la cuál sacarle provecho, ya que tendrás la iniciativa de la estrategia y estarás un paso adelante para que la negociación te favorezca.
3. Genera un vínculo de confianza.
Una negociación es un juego de dos o varias personas, nadie puede negociar sólo.
Es por eso por lo que la relación que se tengas entre tu departamento de compras y el proveedor es fundamental para determinar el éxito de los objetivos planteados.
Un vínculo de confianza te ahorrará muchos dolores de cabeza en cuanto a las negociaciones. De esta manera el departamento de compras sabrá cómo tratar al proveedor para llegar a los objetivos deseados.
El 80% de lo que sucede en una negociación lo determinan: las intervenciones del comprador, la actitud, el tono de voz y el comportamiento físico.
4. El responsable de las decisiones del departamento o empresa es quién negocia.
En cualquier contexto de negociación, el proveedor prefiere hablar con aquella persona que está a cargo de las decisiones finales de la negociación. Generalmente el proveedor busca respuestas rápidas, ventas y acción.
Si una persona que no tiene la decisión final dentro del departamento de compras y busca negociar con el proveedor, lo más probable es que fracase.
A todos nos gusta hablar con aquellas personas capacitadas en dar el visto bueno de las operaciones.
5. Llegar a preacuerdo antes de tomar una decisión final.
Cuando los proveedores envían su propuesta, el departamento de compras debe examinar profundamente cada término y aspecto de esta.
Las empresas que proveen sus bienes y servicios desean una valoración sobre la propuesta enviada, los compradores suelen citar términos en los que no se está de acuerdo (precios altos, tiempo de entrega, calidad, etc.).
Es importante conocer si el proveedor está dispuesto a hacer cambios o garantías antes de realizar dicho pedido. Por lo tanto, hay que ser objetivos en establecer límites razonables.
Lo mejor es acordar una negociación que sea un “Ganar Ganar” para ambas partes.
6. Procura tener varios proveedores.
Esto te dará oportunidad de una mayor gama de precios, servicios, valor agregado y lo más importante fechas de entregas.
Es beneficioso tener varios proveedores porque se genera una sana competencia. Te permite adquirir mejores propuestas y oportunidades a elegir para determinada área.
Siempre y cuando los proveedores seleccionados hayan pasado por los filtros pertinentes con el departamento de compras.
7. Toda la información de los proveedores debe estar tabulada.
La información de cada uno de los proveedores debe estar definida y clasificada en una base de datos, la cual puede realizarse en una planilla Excel o aplicaciones, y a cada ítem colocarle un valor, el cual indique si alcanza lo esperado o está por debajo.
Con Yaydoo tendrás a todos tus proveedores en un sólo lugar.
A fin de tener esa base de datos podremos saber a cuál proveedor llamar para cada caso en específico.
La negociación se basa en tener claro qué se quiere, cuál es el objetivo y qué tipo de negociación posible puede haber para beneficiarnos todos.
8. Reúnete con los proveedores de forma frecuente.
Las reuniones con los proveedores son fundamentales para generar relaciones personales positivas y así él sea una solución para algún problema determinado.
Reunirte con un sólo proveedor no soluciona un único problema, puede ser una solución a problemas que aún no detectamos, o que aún no están pensados para solucionarse.
9. Los proveedores son tus aliados estratégicos.
Los proveedores pueden ayudarte con tu capital de trabajo.
Utilizar bien los bienes y servicios serán la diferencia requerida para obtener mayores ganancias, mejor productividad y tener un ambiente laboral adecuado para tu equipo.
Para obtener relaciones positivas con los proveedores debes dar a entender al proveedor, indirectamente, que él no es el único al cual estamos cotizando.
Déjale saber que sí te interesa que él sea parte de tu agenda de contactos.
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