Tips para optimizar las compras de oficina en tu empresa

Tips para optimizar las compras de oficina en tu empresa

A la hora de realizar compras para la empresa, todos queremos ahorrar lo más que podamos, y normalmente invertimos dinero en las cosas que no debemos porque nos dejamos llevar con posibles ofertas o créditos que conseguimos, y muchas veces terminamos generando más gastos de lo esperado.

En Yaydoo te daremos varios tips para optimizar las compras de oficina en tu empresa, qué puedes comprar y que no, cómo Yaydoo te ayuda a realizarlo para tu empresa y además sabrás qué hacer cuando se tiene un presupuesto limitado para compras.

Tips para optimizar las compras de la empresa

1. Elabora un presupuesto.

Definir los elementos para elaborar un presupuesto te servirá como guía a la hora de realizar las compras de tu empresa, así lograrás centrarte en lo que es realmente necesario. Esto te obligará a tener los objetivos claros y facilitará las cantidades reales requeridas sobre materiales de oficina indispensables para tu empresa.Define cuáles materiales debes reponer y cuáles puedes posponer a comprar, jerarquiza aquellos que son indispensables cada mes.

Artículo relacionado: Qué hacer cuando se tiene un presupuesto limitado para compras.

2. Elabora una lista detallada y categorizada de los productos que necesita tu empresa mensualmente.

Debes elaborar una lista detallada y categorizada de los materiales que tu empresa necesita mensualmente sin falta, trata de organizarla por orden de prioridad y separada por cada departamento, ejemplo:

Define por categoría una lista de artículos de oficina que te ayudará con tu inventario de papelería.

  • Cuadernos y blocks
  • Accesorios de escritorio
  • Tintas y tóners
  • Químicos

El baño también es una parte tan importante de tu negocio como la sala de conferencias, área de ventas o comedor. Tiene que incluir en su lista, artículos de limpieza para el lavabo, inodoro, suelo y espejo.

Considera también los artículos de limpieza para suelos y pavimentos y elige los productos de alta calidad pero que no sea costoso.

Te aconsejamos hacer un cuestionario a los empleados para detectar las necesidades por departamento. De esta manera, puedes planificar mejor las compras de tu empresa.

3. Identifica las oportunidades de ahorro que puedan existir.

Investiga el mercado antes, para saber qué oportunidades de ahorros pueden haber y que estén en tu presupuesto mensual.

No te excedas del límite del presupuesto, por más tentadora que sea alguna oferta que consigas, NUNCA gastes más de lo debido, o compres algo fuera de la lista, eso no sólo será en vano, ya que realmente no lo necesita tu empresa, sino que acarreará un mayor gasto que deberás cubrir más adelante, un futuro el cuál no sabes que pasará y si tal vez necesitarás de ese dinero que gastaste innecesariamente.

4. Compras online.

compras de oficina

Son increíbles las ventajas que te ofrece el comprar lo que necesitas por internet, bien sean cosas específicas o todo en un sólo lugar. Existen innumerables sitios web llamados e-commerce, es decir, donde se realizan compras y ventas de productos o servicios a través de medios electrónicos, tales como redes sociales y otras páginas web.

A través de estos sitios podrás encontrar todo lo que necesitas comprar para tu empresa, desde aparatos electrónicos, hasta comida. En Yaydoo te ofrecemos este tipo de servicios, y además un software que te ayudará a mejorar la gestión de gastos, creación de reportes, entre otras funciones.

5. Fijar la compra de los materiales de oficina con un sólo proveedor.

Te aconsejamos fijar las compras que realices de los materiales de oficina con un sólo proveedor, ya que así, no sólo ahorrarás tiempo, sino también, dinero, además de reducir los gastos administrativos aseguras la calidad del servicio y de los productos, claro, primero debes elegir muy bien a los proveedores para tu empresa, tendrás una relación cooperativa con esa empresa proveedora y no de competencia, también mejorarás el tiempo en la resolución de inconvenientes con las entregas dando respuestas más rápidas, en lugar de buscar y buscar a quién le compraste aquello que no te llegó a tiempo.

En Yaydoo contamos con un software automatizado que te permite realizar compras masivas para tu empresa con todos los proveedores en un sólo lugar.

 

El software de Yaydoo cuenta con herramientas y funcionalidades que permiten llevar el proceso de compras completo, desde la solicitud del bien hasta el pago al proveedor, de una forma simplificada y automatizada.

6. Seguimiento al proceso.

Una vez hayas definido el presupuesto, al crear el plan mensual de compras debes darle seguimiento y control, todo debe realizarse según el plan establecido, al fijar los objetivos deben cumplirse tal cual, y si hay variaciones, analizar las consecuencias al final del mes para resolverlo y tomarlo en cuenta para el próximo mes.

Optimizar las compras no es sólo generar estrategias para reducir gastos, o ahorrar tiempo, también debes tener en cuenta lo importante que es mantener tu empresa rentable y en el mercado, si mantienes los costos como son realmente, sin reducir cosas que te podrán perjudicar después, te beneficias de no presentar riesgos de quiebra o salir del mercado.

Toma el control de los gastos de tu empresa. Comienza a utilizar Yaydoo hoy y no vuelvas a preguntarte ¿Cuánto gasté este mes?

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