¿Cómo ser un mejor Office Manager? - Yaydoo

¿Cómo ser un mejor Office Manager?

¿Cómo ser un mejor Office Manager?

Llegas en la mañana a tu oficina y realizas una lista de tareas pendientes que te gustaría terminar hoy. Pero, alrededor de las 10:00 am comienzan las interrupciones entre tu jefe, los visitantes, las llamadas de proveedores y solicitudes de los departamentos.

Ya al mediodía tu lista de tareas pendientes creció más que cuando empezaste y tu tiempo siendo Gerente de Oficina es más escaso. ¿Esto te suena familiar? Sigue leyendo para saber cómo ser un mejor Office Manager.

Existe algo más importante que ahorrar dinero dentro de una empresa: ahorrar tiempo para ser productivos.

Sí, mientras somos más productivos, más posibilidades tiene la empresa de crecer, conseguir más clientes, vender sus productos o servicios, realizar más rápido una tarea, etc.  Esto es uno de los más grandes hallazgos más importantes del siglo XXI.

Un importante estudio emitido por SnackNation en EEUU en el 2018 afirma que el 40% de los Gerentes de oficina y Gerentes operativos respondieron con más frecuencia que con una carga de trabajo intenso no tienen suficiente tiempo para ejecutar dichas actividades.

El alcance de los Office Manager en los últimos años ha crecido, ya que no sólo tienen la tarea administrativa sino también la responsabilidad de planificar y organizar eventos, talleres, charlas y tareas de recursos humanos, finanzas u operaciones.

Así que Yaydoo ha reunido una lista de consejos y tips  para que los Gerentes de oficina sean los más exitosos en su área de trabajo.

¿Cómo ser un mejor Office Manager? Con estos 5 consejos.

1. Gestiona las tareas como Office Manager con anticipación

Invertir una pequeña parte del tiempo organizando las tareas más urgentes e importantes de la semana pueden ahorrarte dolores de cabeza en un futuro.

Como Gerente de oficina, como mínimo, debes estar planificando un calendario todas las tardes, antes de irte del trabajo para asegurarte al día siguiente a correr con los imprevistos.

Si creas una hoja de cálculo mensual con todas las pestañas semanales, lograrás mirar rápidamente lo que necesitas ver, ajustar el calendario cada día o semana permitirá que anticipes los acontecimientos.

2. Debes trabajar diariamente en los resultados cruciales.

Los resultados cruciales son aquellas grandes metas que debes cumplir durante el mes o el trimestre y ajustar tus tareas semanales sobre ello, sin mirar hacia atrás y que tu día a día se base en que la mayor cantidad del tiempo se trabaje sobre eso.

Por ejemplo, dentro de tus tareas, siempre estará el mantenimiento de la empresa, la gestión de insumos y material de oficina, atención a los proveedores, clientes, y más…. Pero, muy probablemente tu jefe te asignó para este mes crear un Teambuilding para todos los compañeros del trabajo.

Es decir, al menos un 50% de tu tiempo debe basarse en encontrar la locación, el catering y snacks, las reservaciones, el transporte, la comida, la logística, el video beam y demás cómputos requeridos para el taller de ese fin de semana.

Para lograrlo, debes crear una lista de tareas diarias con las 5 tareas diarias más importantes que debes concluir como Office Manager en el día de hoy y tacharlas. Si en algún momento te quedó alguna tarea adicional, colócala para el siguiente día y termínala primero que todas.

3. Elimina las distracciones

Si quieres ir rápido y ser productivo debes soltar el celular, la música y las redes sociales para lograrlo. En otras palabras, no puedes esperar un alto rendimiento si no concientizas primero las cosas que te frenan.

Para mostrarte cómo lograrlo puedes colocar una alarma en tu celular. Si tu hora de trabajo es a las 9:00 am coloca tu respectiva alarma para despertar, pero también coloca 15 minutos al llegar para revisar las noticias, tus redes sociales o lo que más te distrae. Hazlo igualmente para tu hora de almuerzo. Con 30 minutos diarios de distracción “electrónica” serán suficientes para relajarte y luego para trabajar.

A su vez, configura tu teléfono en modo ahorro de batería o escala de grises para verte tentado a revisar las notificaciones que llegan por mensajería de texto, Instagram, Facebook o Email. Es más psicológico, se trata de relajar tu mente sobre estas alertas y evitar distraerte.

4. Utiliza Slack o Flock para mejorar la comunicación interna.

Deja de utilizar los correos electrónicos para comunicarte con los demás departamentos. Como Gerente de oficina, aprovecha las ventajas de la tecnología para mejorar la comunicación interna.

De esta forma la transparencia, la facilidad de uso, las equivocaciones, serán menores y eliminarás los cuellos de botellas de la información.

5. Utiliza un Software de Gestión de Compras.

Para facilitarte el trabajo, puedes utilizar nuestro Outsourcing de compras, la cual, es una herramienta para gestionar el flujo de operaciones administrativas y contables con todos tus proveedores de insumos de oficina.
De esta forma, evitas pasar tiempo buscando proveedores, comparando precios, coordinando las visitas, actualizando stock, haciendo listas detenidas de todos los insumos que requiere cada departamento, y más bien deja que Yaydoo lo haga por ti.

Uno de los mayores desafíos para los gerentes de oficina es que los miembros de toda la empresa a menudo acuden a ti para resolver sus problemas. Al menos, Yaydoo podrá ayudarte a gestionar y hacer seguimiento de todas las solicitudes entrantes relacionadas a compras, administración, finanzas y contabilidad.

Aprovecha Yaydoo para ser más productivo.


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