Qué hacer cuando se tiene un presupuesto limitado para compras

Qué hacer cuando se tiene un presupuesto limitado para compras

¿Presupuesto limitado? Aquí te decimos cómo aprovecharlo mejor.

Muchas empresas hoy en día cuentan con presupuestos limitados para realizar las provisiones necesarias para la empresa y así, poder invertir en estrategias para generar más ingresos.

Generalmente parte del presupuesto se basa en conseguir y comprar materiales de oficina, limpieza, cómputo y tecnología.

Cuando un departamento no tiene mucho dinero extra, hacer pagos a deudas y créditos son prioridad.

Antes de saber qué hacer con un presupuesto limitado en una empresa, primero es necesario entender que el primer paso es elaborar de forma adecuada un buen plan de presupuesto para poder decidir qué hacer.

1er PASO: Elabora un plan de presupuesto anual

plan de presupuesto anual

Definir los elementos para elaborar un presupuesto o plan anual te servirá como guía durante todo el año y así lograrás centrarte en lo que es realmente necesario. Esto te obligará a tener los objetivos claros y facilitará las provisiones de bienes y servicios de tu empresa.

Como gerente de compras o dueño de empresa, deberás estar informado sobre las prioridades mensuales y poder aprobar y gastar en aquello que es indispensable y prioritario.

Por ejemplo: Deberás estar informado en los equipos electrónicos de cómputo que necesita la empresa, la cantidad de material de oficina y limpieza, la materia prima de compras directas de tu negocio.

Para realizar esta estrategia y saber cómo elaborar un presupuesto debes implementar lo siguiente:

1. Realiza un plan estratégico con metas definidas.

Empieza estableciendo metas financieras fijas, medibles y reales en tu empresa. Esto hará la diferencia a la hora de planear tu presupuesto. Por ejemplo, una meta podría ser aumentar la utilidad neta en un 5% al cierre del año fiscal.

Luego analiza tus ingresos en cuanto a tendencias y años previos, para tener proyecciones más coherentes y reales.

Por último, determina límites de gastos por cada categoría. Estimando el promedio de ingresos podrás limitar lo que idealmente puedes gastar, y así tendrás una visión más clara.

2. Pronostica las ventas o los posibles ingresos.

Para pronosticar las ventas y los posibles ingresos, debes tener en cuenta los siguientes factores que te ayudarán a determinar el monto de las ventas estimadas:

a) Demanda estimada del producto o servicio.

b) Mercado meta.

c) Competencia directa e indirecta.

d) Precio promedio de mercado del producto y/o servicio.

e) Capacidad de producción.

Para elaborar un pronóstico de ventas existen distintos métodos, de los cuáles 4 a mencionar son los más importantes:

1) Toma en cuenta los datos históricos.

2) Considera la tendencia. Por ejemplo: El índice al consumidor.

3) En base a tu capacidad de producción y distribución, determina el porcentaje de ese total que podrías alcanzar para generar ventas potenciales en el mercado.

4) Da criterios en base a tu propia experiencia de negocios. Por ejemplo, pregunta a tus empleados directamente relacionados a las ventas.

3. Presupuesta las áreas operativas por separado.

Es importante dividir las áreas si tu empresa está limitada de presupuesto.  Da responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo de los recursos y evita que los objetivos operacionales sean manipulados, delimitando autoridad y responsabilidad.

4. Haz un programa de revisiones periódicas de seguimiento.

Examina qué fue lo que se pronosticó antes con lo que realmente se obtuvo. Si hubo gastos no pronosticados deben ser evaluados de nuevo e individualmente para evitar posibles pérdidas.

Estas revisiones periódicas deben ser puntuales, continuas y únicamente en un periodo de tiempo estimado.

5. Toma acciones cuando existan variaciones en los resultados obtenidos con respecto al presupuesto estimado.

Cuando se detecta alguna variación o desviación, es importante que se lleven a cabo acciones pertinentes para corregirlo e identificar las áreas de la empresa ineficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en tiempo y forma.

 

2do PASO: Evaluar lo importante de lo urgente

Evalúa lo importante de lo urgente

Como gerente de compras o administración, e incluso como dueño de empresa debes saber que evaluar, considerar y analizar es lo primero a tomar en cuenta diariamente para aprobar solicitudes de otros departamentos, aprobar proveedores, solicitar presupuestos, cotizar, pagar y recibir.

Debes estar consciente de los ingresos mensuales , de las deudas, créditos y de obtener mejores resultados comparando entre proveedores.

Artículo relacionado: La importancia de tener una buena organización de pagos en tu empresa.

Por último y no menos importante, tener una buena organización de pagos y control de gastos, ayudará al departamento de compras a realizar un presupuesto acorde a las necesidades y solventará las urgencias de la empresa.

¿Qué es lo importante de lo urgente?

Para ayudarte un poco más, la intención de este blog es que crees una metodología estructurada para que conocer realmente donde tienes fugas de dinero por compras mal pensadas, e incluso, cuáles categorías de compras son realmente indispensables y cuáles no.

Por ejemplo: Si eres una empresa de Marketing, una Cowork o una empresa que brinda servicios. Debes asegurarte de revisar cuáles son las compras más recurrentes para decidir si esa compra es realmente URGENTE en tu empresa o no.

Nosotros, con nuestra experiencia en Yaydoo, podemos observar que los gastos más recurrentes en una empresa son el papel y la tinta. Esto sucede por ser una empresa de servicio.

En caso de trabajar para una empresa de productos o una fábrica de alimentos, deberás considerar prioridad las compras directas. Es decir, los insumos para producir aquel bien o servicio URGENTE en comparación con material de oficina: papel, lápiz, regla, sacapuntas, bolígrafos, computadoras, mesas, televisores o teléfonos.   

3er PASO: Administra tu presupuesto limitado

Administra tu presupuesto limitado

Ahora que ya sabes realizar un buen presupuesto, te daremos varias ideas para saber qué hacer con un presupuesto limitado para tu empresa.

1. Amplía la distribución.

Si, debes ganar más dinero. Tu empresa no puede mantenerse limitada de presupuesto. Es ahora el momento para ampliar la distribución de tus servicios y productos. Significa estar disponible en más lugares para que más gente pueda llegar a tus productos o servicios y pueda comprar. El principio es sencillo.

“A mayor distribución, mayor exposición a clientes potenciales. A mayor exposición a clientes potenciales, mayor la probabilidad de vender”.

Los canales de distribución te permiten definir la trayectoria que tu producto o servicio recorre desde que lo fábricas, hasta que llega finalmente al consumidor.

En esta tabla te lo explicamos gráficamente:

CANAL RECORRIDO
Directo Fabricante —————————————————> Consumidor
Corto Fabricante ———————————–> Detallista Consumidor
Largo Fabricante —————–> Mayorista Detallista Consumidor
Doble Fabricante Agente exclusivo Mayorista Detallista Consumidor

La alternativa para ampliar la distribución no es sólo buscar más allá de los canales actuales que utilizas (más distribuidores, representantes, abrir más puntos de venta, etc.); sino desarrollar nuevos canales que te permitan llegar a las personas que aún no has llegado actualmente.

Crea un plan de ventas por canales de distribución para conocer las ventajas de tus ingresos, así amplias y distribuyes el presupuesto de otra manera.

2. Ventas a través de internet.

En un presupuesto limitado deberá considerarse como prioridad (además de pagar deudas y créditos) invertir en publicidad y estrategias para generar nuevos ingresos.

Jamás deberás pasarlo por alto.

Conseguir una agencia de marketing o contratar a una persona de ventas y mercadeo es la opción más fiable para incrementar la distribución.

Hoy en día cualquier negocio debe tener en cuenta la posibilidad de llegar a sus clientes las 24 horas al día, siete días a la semana; y traspasar las barreras geográficas de su propia ciudad o país.

Crea un plan de Marketing Digital para conocer cuáles serán los gastos asociados y los ingresos proyectados estimados.

3. Venta a través de aliados.

Al tener un presupuesto limitado deberá considerarse siempre quiénes son sus aliados. En este caso, los proveedores, los bancos y sus clientes. Se trata de vincularse con puntos de venta de terceros para distribuir sus productos o servicios. De esta manera, puedes asociarte con otro negocio para pagarle una comisión por venta, estando exhibido en una sección del almacén.

Realiza una lista de los aliados estratégicos y revisa cuáles son tus posibles opciones para hacer crecer tu empresa con el presupuesto que actualmente tienes.

4. Venta a través de franquicias.

Considera ser una franquicia para hacer crecer tu negocio. Las franquicias permiten que la expansión se desenvuelva mucho más rápido, dado que utilizas recursos de terceros, los cuales dan estabilidad y promoción a una marca bajo los lineamientos de la casa matriz.

En resumen.

Tener un presupuesto limitado significa tener un presupuesto bien planeado, con un control de gastos y órdenes de pago al día.

Saber qué hacer con un presupuesto limitado, también es conocer tus objetivos y necesidades URGENTES e importantes de la empresa, para que lleves a cabo mejores estrategias y técnicas.

Qué hacer con un presupuesto limitado es también planear la distribución de tu presupuesto en invertir para generar ingresos.

Como por ejemplo: ampliar tu cartera de proveedores, tener un software de administración en tu departamento de compras, ampliar tus canales de ventas y distribución, considerar un plan de marketing, considerar tener aliados estratégicos y, por último, decidir si el modelo de negocio actual tiene posibilidades de modificarse, para convertirse en nuevas formas y tendencias de negocio.

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