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¿Qué es la factura electrónica y por qué su empresa lo necesita? - Yaydoo

¿Qué es la factura electrónica y por qué su empresa lo necesita?

¿Qué es la factura electrónica y por qué su empresa lo necesita?

Uno de los principales objetivos de los profesionales de las finanzas es la aceleración y mejora de procesos manuales. En este punto inflexión, cobra protagonismo la facturación electrónica. No obstante, a pesar de sus ventajas, todavía la mayoría de las facturas siguen entregándose a través de canales manuales.

En este artículo abordaremos su definición, sus ventajas para el equipo de finanzas y la funcionalidad de un sistema de facturación. Exploraremos los pros de implementar un sistema de facturación electrónica y también consejos para lograr una facturación electrónica exitosa. El fin último es maximizar su inversión, reducir costos y aumentar su eficiencia operativa.

Entonces, ¿qué es la facturación electrónica o e-factura?

La facturación electrónica es una práctica empresarial que automatiza de procesamiento de la facturación. Elimina los documentos en papel y las tareas manuales ineficientes propensas a los errores que implica la introducción manual de los datos en el sistema.

Ahora bien, recibir un PDF e ingresarlo en el sistema o escanear el OCR de una factura en papel no cuenta como una  factura electrónica. La e-factura supone la obtención de los datos de las facturas de los proveedores, en un formato que entra directamente en el sistema financiero sin ninguna actividad manual.

¿Por qué las organizaciones deberían usar la facturación electrónica?

El procesamiento manual de las facturas consume mucho tiempo, es laborioso y propenso a errores y consultas. Sin la tecnología adecuada, no es raro ver algunas facturas que ingresan con códigos incorrectos, números de IVA o de PO faltantes. Estos errores retrasasan el proceso de procesamiento y tienen un gran efecto de arrastre en la cadena de suministro.

Cuando el pago se demora constantemente, los proveedores no están contentos, lo que puede agotar sus líneas de crédito y su buena voluntad. Además tendrá un efecto en cadena en sus programas de producción, retrasando sus pedidos y, en última instancia, generando clientes insatisfechos.

Beneficios de la factura electrónica

Hay muchos beneficios obvios para implementar la facturación electrónica. Para empezar, al automatizar el proceso, se reducen drásticamente los gastos generales, se mejora la productividad y se satisfacen las iniciativas ecológicas al recortar el papel y la impresión. Asimismo, se paga a los proveedores a tiempo y se utiliza un proceso más racionalizado y transparente. Todo esto mejora en la relación con los proveedores (¡incluso puede tener descuentos!).

Pero la facturación electrónica también tiene muchos otros beneficios para las partes interesadas individuales:

Para el equipo de finanzas, y especialmente para el equipo de cuentas por pagar, una mejora en la precisión del procesamiento les permite realizar el pago mucho más rápido, reducir el número de disputas y excepciones para que puedan enfocarse en actividades de mayor valor. Por tanto, al eliminar el procesamiento manual, debería haber una mejora en el trabajo y un equipo más motivado.

El equipo de gestión puede disfrutar de una mejor visibilidad del gasto y un capital de trabajo optimizado. En cuanto a los proveedores, como se les paga más rápido y tienen menos facturas rechazadas, mejorarán la relación comercia con una reconciliación más rápida de las cuentas y una mejor administración del efectivo.

La implementación de una solución de facturación electrónica involucra a muchas partes diferentes de su negocio. Por esta razón, debe asegurarse de tener los conocimientos y recursos para llevar a cabo el proyecto. Además, es posible que los proveedores no quieran cambiar la forma en la que trabajan con usted. Un nuevo sistema sólo funcionará si los proveedores están dispuestos a comprometerse y colaborar con usted. Debe planificarse con anticipación para garantizar una alta tasa de adopción.

 

 

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