Office Manager: perfil, funciones y responsabilidades - Yaydoo

Office Manager: perfil, funciones y responsabilidades

Office Manager: perfil, funciones y responsabilidades

Toda empresa requiere un Office Manager. El papel de éste es fundamental para mantener la oficina en perfecto estado. Bien sea una empresa grande o pequeña, siempre se requerirá de una persona que realice la importante labor de atender, gestionar y solventar todo lo que se relacione con la oficina y sus departamentos.

Descubre en detalle el perfil, las funciones y las responsabilidades de un Office Manager a continuación:

¿Quién es el Office Manager? Características de un Office Manager

¿Cuáles son las habilidades del Office Manager?

Lo primero que se tiene que saber, es que más allá de un título universitario, como administración o finanzas, también se requiere el manejo de idiomas como el inglés, conocer del programas informático como las hojas de cálculo, capacidad de organización y planificación.

A su vez, existen otros tipos de habilidades como la buena atención al cliente y la comunicación para poder enfrentar problemas relacionados con la falta de insumos de material de oficina en los departamentos, lidiar con proveedores que no entregan a tiempo los pedidos, organizar las solicitudes, contar el stock y actualizarlo a diario.

El office Manager debe tener inteligencia emocional, mantener el estrés bajo control, esto puede coincidir con el tiempo en el que le hayan asignado una responsabilidad más grande a la habitual, como organizar un evento para aliados de la empresa.

¿Cuál es el perfil y las funciones que debe cumplir un Office Manager?

La responsabilidad del office manager depende del tipo y tamaño de la empresa. Cuando una empresa es más grande, se tiene mayor cantidad de departamentos, personal y proveedores, por lo cual se tendrá mayor carga de trabajo.

Un office manager tiene un perfil parecido al de un auxiliar Administrativo que actualmente es más moderno y proactivo, ya que puede tomar decisiones de manera unilateral.

Ahora bien, un office manager se encarga de muchas tareas de diferentes índoles, con tal de proveer eficiencia y productividad a los empleados de la empresa donde trabaja, estas son las principales:

1.Atiende las visitas y el teléfono.

Cuándo las empresas están en crecimiento, frecuentemente llegan muchas llamadas al día que no pueden ser atendidas por el empleado de un departamento, ya que resulta incómodo y se pierda la atención sobre lo que se ejecuta en ese momento.

Un office manager atenderá el teléfono, anotará la información, recibirá las visitas, las dirigirá a la sala de juntas, abastecerá a los invitados de snacks y frutas a los visitantes, dejará todo organizado e instalado para ver en la sala de juntas las videoconferencias o presentaciones.

2. Mantenimiento de la oficina.

Un office manager no limpia la oficina. Contacta y gestiona la empresa la persona que se encargará de limpiar diariamente o semanalmente la oficina.

Proveerá de insumos y materiales para limpiar y dejar todo la oficina organizada, se encarga de realizar el pago, supervisar y comunicarse con el personal de limpieza.

Deberá estar al tanto de los materiales de oficina que les falta por departamento, proveer de tinta cada vez que la fotocopiadora o la impresora se queden sin tinta otra vez, por ejemplo.

Si el baño se ha estropeado o los cómputos de oficina, este perfil deberá contactar a un servicio técnico, enviarlo y hacerle seguimiento hasta volver a instalarlo.

3. Gestiona talleres, charlas o eventos de la empresa.

Generalmente, los Gerentes de Recursos Humanos o los Gerentes Operativos contactan al Office Manager para organizar en conjunto todo lo que se requiera para el evento: catering, limpieza, motivadores, equipos electrónicos requeridos.

Deberá reservar, pagar, contacta y comparar los precios de los proveedores de servicios que más le convenga a la empresa. También debe resolver cualquier imprevisto dentro de la empresa, por ejemplo, contar con más comida, más materiales POP para entregar a los invitados, tener más equipos de conectividad para la conferencia.

4. Mantiene en orden las inspecciones.

El office manager debe tener en orden todo lo que pueda causar algún daño operativo a la empresa. Por ejemplo, mantener en perfecto estado el edificio u oficina.

Prevenir accidentes y que todo se mantenga funcionando correctamente. Conocer todos los trámites legales, no tener moras, pagar el condominio, el aseo, el personal de limpieza, las facturas de finanzas, etc. En fin, el Office Manager se encarga del primer punto de contacto que tiene una persona externa o interna de la empresa.

5. Mantiene en orden los registros de Proveedores y Finanzas.

El Office Manager es el soporte local de finanzas, administración y compras. Busca cubrir las necesidades de los tres departamentos, focalizando las tareas más intrínsecas de su cargo: control y orden de facturas, atención, ordenes de compras y solicitudes a proveedores de mantenimiento, limpieza, material de oficina, IT, archivos de colaboración y organización.

6. Organiza la empresa.

Un Office Manager tiene también la responsabilidad de crear un plan formal e informal de comunicación, coordinación, asignación de responsabilidades y división de las actividades para mantener un orden dentro de la empresa.

El office Manager busca dirigir el desorden diario que puede haber dentro de una empresa, tratando de mantener una estructura.

Mejora la productividad y eficiencia con Yaydoo

¿Te ha parecido mucho trabajo? Para nosotros si.   Y por eso, desde la comodidad de la oficina, buscamos que los Office Manger se les facilite la carga y responsabilidad laboral optimizando la búsqueda de suministros y servicios especializados para oficina. Al ahorrar el valor más importante: el trabajo.

Yaydoo no busca sustituir el Office manager de las empresas, es un outsourcing de compras que desea facilitar el trabajo de finanzas, administración y compras con un sistema automatizado en la nube dónde lograr realizar todo en un mismo lugar.

Desde la búsqueda de proveedores, las órdenes de compra, la gestión de créditos, pagos y facturas, la comparación y optimización de material de oficina con precios al mayor, buscamos que se administren los recursos de forma más eficiente.

Así, el Office Manager lo que tendrá que hacer es mucho menos, tan solo gestionar y gerenciar las solicitudes que realice a Yaydoo y mantener todo en orden en la empresa.

Ingresa para ver todos los servicios.


Comments are closed.