Expedientes digitales de proveedores
Tener la seguridad de trabajar con proveedores confiables es indispensable.
Documentos como RFC, Acta constitutiva, contrato, etc, pueden ayudar a verificar la legitimidad de la empresa con la cual se va a trabajar. Pero, ¿cómo se realiza este proceso normalmente?
Muchas empresas recurren a la mala práctica de utilizar un excel para tener una especie de “checklist” donde registran lo que ya ha sido entregado. Esto es tiempo perdido, además de que no permite tener un buen control o seguridad de la información.
Es por esto que en Yaydoo buscamos la forma de complementar la plataforma con una nueva sección, en donde podrás gestionar la documentación que necesitas para dar de alta a un proveedor.
Esto te dará la seguridad de trabajar con proveedores confiables y podrás eliminar los procesos manuales para la recopilación de información, teniendo toda la información en la misma plataforma.
¿Cómo elegir la documentación a solicitar?
Deberás ir a “Configuración” en la parte superior derecha, después verás la opción “Administración de documentos” en la parte lateral izquierda.
Esta opción permitirá gestionar la lista total de documentos, que no necesariamente serán todos los que solicites, ya que para cada proveedor podrás elegir los que deberá enviar.
Para agregar uno nuevo al listado, solo debes dar click en el botón “Agregar documento”, escribir el nombre, descripción, periodo de renovación y la opción para agregarlo o no a la lista básica de documentos.
El periodo de renovación puede ser desde “Nunca”, en caso de que con una vez que revises el documento sea suficiente, hasta elegir los meses que tendrá vigencia para tener que solicitarlo de nuevo y aprobarlo.
Y listo, solo esto necesitas para agregar un documento para solicitar.
¿Cómo solicitar documentos a mis proveedores?
En el menú lateral izquierdo deberás seleccionar “Administración” y “Proveedores”.
Ahí podrás crear un nuevo proveedor o editar los existentes.
Al crear uno nuevo verás la opción “Solicitar documentos”, lo cual es opcional, tu decides si los solicitas o no. Al habilitar esta opción, verás el listado de documentos a elegir para este proveedor.
Al dar click “Agregar al proveedor”, el recibirá un correo donde se le pide esta documentación.
Recibirás una notificación cuando carguen sus documentos, para que puedas aceptarlos o rechazarlos y solicitarlos nuevamente en caso de detectar algún error.
Cuando la documentación esté completa y aprobada por ti podrás elegir “Activar” para poder empezar a trabajar con este proveedor.
¿Cómo subirá el proveedor sus documentos?
Una vez recibido el mail en donde se le solicita la documentación necesaria, el proveedor tendrá acceso a crear su cuenta en el portal de proveedores de Yaydoo.
Dentro del portal en la sección “Configuración”, “Expediente”, podrán ver las empresas que están solicitando documentos y el estatus de los mismos.
Al dar click en la empresa que lo solicita, verán el detalle de los documentos necesarios y la sección para subir cada uno. Una vez validados, serán notificados para estar enterados de que han quedado activos, o para subir nuevamente los documentos en caso de ser necesario.
Como habrás leído, es muy fácil llevar el mejor control de la documentación de los proveedores desde el portal.
¿Aún no eres usuario de Yaydoo? Si lo que necesitas es dejar los procesos manuales y encontrar un programa para compras y proveedores, Yaydoo es la solución para ti.
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