Simplifica Flujos de Aprobación con una Metodología de Gestión de Compras

¿Sabías qué, los flujos de aprobación son necesarios para tener una correcta gestión de presupuesto y evitar fraudes en el departamento de compras? por ende,  cualquier proceso de compras exitoso, debe contemplar y llevar a cabo estos sistemas de aprobaciones.

A continuación, te vamos a explicar con mayor detalle cómo funcionan y qué herramientas puedes utilizar para simplificar este proceso:

¿Cómo funciona el proceso de compras?

Para entender cómo funcionan los flujos de aprobación es importante primero, recapitular las etapas del proceso del proceso de compras.

En primer lugar, se debe identificar una necesidad dentro de tu empresa que motive a realizar una compra. Por ejemplo, la ausencia de productos de limpieza o de equipos de cómputo en el departamento de marketing. 

Luego, se hace la solicitud de compra con la cantidad y tipos de insumos necesarios para la compra y una persona asignada del departamento de finanzas, debe aprobar un presupuesto para que esta solicitud pase a convertirse en una orden de compra y se pueda enviar a los proveedores, quienes a cambio, envían cotizaciones con los precios de todo lo solicitado.

Al seleccionar la cotización que te ofrezca los precios más accesible y los  productos/servicios de mayor calidad, seguido de finiquitar los contratos y acuerdos legales de entrega con los proveedores.

Luego que la mercancía solicitada llega a tu oficina, entra en juego otro proceso de aprobación, el de la factura a pagar.

Flujos de aprobación en el proceso de compras

En este sentido, podemos ver que el proceso de compras involucra 3 etapas de aprobación: 

1. Cuando se elabora la solicitud de compra 
2. Cuando se reciben cotizaciones de proveedores
3. Cuando se reciben las facturas de proveedores

Ahora bien ¿A qué se deben tantas aprobaciones?

Como lo mencionamos al inicio, una de las finalidades es evitar que se comentan fraudes en el departamento de compras. Otra es que los procesos de auditorías se ejecuten exitosamente y por último pero no menos importante, garantizar la gestión eficiente de presupuesto, lo cual  se traduce automáticamente, en un ahorro de gastos. 

Imagina que la persona encargada de crear las solicitudes de compra y determinar qué hace falta comprar o no, haya añadido a la lista insumos, productos y/o servicios que no son prioritarios en este momento en tu empresa o que ya existen en el inventario y por error no fueron tomados en cuenta.

¿Qué se haría en este caso? Rechazar la solicitud de compra. ¿El objetivo? hacer compras exclusivamente necesarias.

Para visualizar otro escenario, supongamos que un proveedor envía una cotización que se escapa del presupuesto que en ese momento puedes gastar ¿Qué puede hacer la persona encargada dentro del flujo de aprobación de esa área? Rechazar aquellas cotizaciones que se escapen del presupuesto. Lo mismo ocurre con la aprobación de facturas.

Tu empresa no debería realizar ningún pago sin que se audite primero la existencia de una orden de compra y de un comprobante de que la mercancía fue recibida a tiempo (3-way-matching)

Quizás te interese leer: ¿Qué es proceso three way matching? 

Inclusive al final del proceso de compras, cuando ya creemos que todo salió bien con la compra, estos flujos de aprobación te permiten minimizar errores que pueden hacer que tu equipo pierda tiempo y que tu empresa desperdicie recursos vitales. 

¿Cómo simplificar y hacer más eficientes tus flujos de aprobación?

Luego de saber la gran importancia que tienen los flujos de aprobación, te vamos a dar una solución que te permitirá visualizar los roles de cada uno de los miembros de tu equipo que intervienen en el proceso de compras y qué documentos éstos tienen asignados aprobar o no. ¿Estás listo/a para conocerlo? 

Te presentamos nuestra metodología de gestión de compras en 3 pasos. Una herramienta en Excel que podrás descargar 100% de forma gratuita, en la que a través de 3 procesos (aprobaciones, budget y catálogo) podrás visualizar en un solo lugar, cómo va a operar tus flujos de aprobación. 

¿Cómo funciona nuestra metodología de compras empresariales?

Paso 1: Aprobaciones

• Agrega los departamentos a los que necesiten asignarle presupuesto
• Selecciona el nivel de compra para ese departamento (si solo se encargan de solicitar, aprobar o pagar presupuestos)
• Añade los nombres de las personas que formen parte de esos departamentos que estén a cargo de las funciones que escogiste en la columna de “Nivel de compra”. 

Paso 2: Budget

Establece un presupuesto general de compras y divídelo entre las áreas seleccionadas en el paso 1.

Paso 3: Catálogo

• Crea la lista de productos e insumos que se necesitan comprar para los departamentos seleccionados y con base a los presupuestos destinados para cada uno de ellos

Beneficios de nuestro ABC de la gestión de compras:

• Reduces gastos innecesarios.
• Optimizas las compras de la empresa.
• Gestionas y controlas el presupuesto gracias a los perfiles de aprobación.
• Simplificas el proceso de compras
• Conoces cuánto y en qué está gastando cada una de las áreas de tu empresa

¿Quieres simplificar flujos de aprobación con el ABC de la gestión de compras?