Reglas en la Administración de Compras y Suministros

¿Te gustaría saber como tener una mejor administración de compras y suministros?  A continuación, te daremos algunas reglas y fundamentos básicos que no pueden faltar en tu empresa cuando se trata de la gestión dentro del departamento de compras o procurement. 

Regla n°1: Entender cómo funciona el proceso de compras

A pesar que es una regla evidente, muchas empresas no tienen una correcta administración de compras porque desconocen cómo debería operar correctamente este proceso, por ende, no existe una preocupación por garantizar el cumplimiento de cada una de sus etapas.

El proceso de compras normalmente consta de 9 pasos que se deben seguir rigurosamente cada vez que sea necesario realizar una compra, por lo tanto, es un proceso prácticamente cíclico y recurrente en una empresa

Las etapas del proceso de compra son:

Para entender cómo funciona este proceso y cómo se engrana cada una de estas etapas, veámoslo de la siguiente manera:

En un departamento (puede ser marketing, recursos humanos, venta, entre otros) surgen un requerimiento de compras (por ejemplo: se necesita nuevos equipos de cómputo). Seguidamente este departamento elabora una solicitud formal para satisfacer su necesidad.

El departamento de compras recibe la solicitud y decide si aprobarla, o no, de acuerdo a las prioridades financieras que se tengan para el momento.  De ser aprobada la solicitud, rápidamente se buscan los proveedores (en este caso de equipos de cómputo) y se les solicita que envíen sus cotizaciones.

Los proveedores reciben la solicitud de cotización y envían el presupuesto. Compras recibe estos presupuesto y escoge al mejor proveedor. Crea la orden de compra, se la envía al proveedor seleccionado y establece, con éste, acuerdos de negociación. El proveedor acepta la orden de compra y envía la mercancía indicada a la empresa, junto con la factura de pago.

En caso de ser recibida en los almacenes, las personas encargadas de ésta área se lo comunican al departamento de compras, quién luego de corroborar que todo esté en orden con la compra (3-way-match)  le avisa a finanzas o específicamente al departamento de cuentas por pagar, que apruebe la factura y efectué el pago correspondiente. 

Regla n°2: Planificar compras

Tu empresa necesita de insumos y  materia prima, para lograr la producción y distribución de sus productos o servicios. Por ende, la compra de estos materiales no pueden realizarse a última hora, por el contrario, deben planearse junto a un análisis de inventario para:

• Determinar qué hace falta y que no.
• Establecer qué es realmente prioritario por encima de lo que no es.
• Identificar los volúmenes que se necesitan.
• Analizar cómo está la liquidez de tu empresa.
• Conocer el estatus actual del capital de trabajo de tu empresa.

Cuando se identifican estos aspectos, puedes proceder a crear solicitudes u órdenes de compra y asignar presupuesto. En este sentido, las compras bien planeadas te ayudan en el ahorro de efectivo, en la liquidez y obtención de utilidades. 

Bajo un sistema organizado, las compras pueden representar una ventaja competitiva para tu empresa, debido a que, te permite reducir gastos en compras, aprovechar oportunidades en el mercado, ofrecer un producto o servicio a buen precio sin sacrificar utilidad. 

Los costos van a incidir directamente en el precio de venta del producto final, por lo que, si estos son bajos, podrás ofrecer un precio de mercado competitivo, generar más ventas y consecuentemente, un mayor margen de ganancia.

Regla n°3: Reducir costos y riesgos económicos

Uno de lo objetivos principales dentro de la administración de compras y suministros es la reducción de costos y la prevención de riesgos económicos.

Para lograrlo, es muy importante:

• Comparar cotizaciones de proveedores para escoger aquellas que ofrezcan mejores ofertas y plazos de pago.
• Comprar a mayoreo para que salga más económico.
• Mantener una rotación de cuentas por pagar positiva que garantice una buena fluidez de los activos corrientes de la empresa (porque sin ella la empresa puede quedarse sin efectivo para cubrir necesidades básicas y entrar en riesgo).
• Realizar a tiempo los pagos a proveedores para evitar multas y sanciones por incumplimiento, entre otros. 

Regla n°4: Seleccionar a los proveedores adecuados

La administración de compras y suministro comprende también la gestión de proveedores, la cual consiste en seleccionar muy bien quienes serán tus nuevos aliados comerciales, de acuerdo a su trayectoria, experiencia, capacidad de producción, distribución, utilidad, plazos de crédito, etc. 

Así como las entidades bancarias y los inversionistas analizan los números de las empresas previo a la aceptación de créditos para capital de trabajo, tu empresa debería hacerlo con sus proveedores.

Saber si éstas son compañías que cuentan con la infraestructura y activos para mantenerse operando a largo plazo y sobre todo, si son empresas confiables y responsables.

Regla n°5: Tener ética ante cualquier incitación a cometer fraudes

Probablemente esta sea una de las reglas más importantes cuando se trata de prevenir fraudes en el departamento de compras. A continuación, te daremos algunas actividades explicadas por Alberto Sangri Coral en su obra “Administración de compras. Adquisiciones y abastecimiento” que van en contra de la ética de las compras y por ende, que no deberían ocurrir en tu organización 

• Sobornos:Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras, consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar la orden de compra o pedido. 

• Favoritismos: En algunas ocasiones, el comprador o jefe de compras, sin tomar en cuenta el cuadro comparativo ( importante para la toma de decisiones)  le otorgan la orden de compra o pedido a cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un familiar o amigo o un proveedor, el cual  agradece la designación con algún obsequio. 

• Aceptar invitaciones o recibir obsequios: Argumento utilizado por vendedores para recibir la orden de compra o pedido. Se basa en ofrecer a los miembros de tu empresa obsequios, invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza con la pretensión de ser el designado. 

• Solicitar al vendedor que mejore sus precios: Esta es una actividad del comprador o del jefe de compras, que por lo general busca que se mejore el precio de lo solicitado, diciéndole a cada proveedor, el precio de otro, logrando un precio bajo; una actividad muy desleal, a la cual se le conoce como la de “no le sacaste punta a tu lápiz”.

Regla n° 6: Automatización de procesos

Los software de gestión de compras como Yaydoo son excelentes para la administración de compras y suministro, ya que, te permiten centralizar, la mayoría de los pasos dentro del proceso de compras, desde la solicitud o requerimiento de compra hasta el pago de facturas. Esta última función se encuentra disponible solo en México.

En definitiva, no todas estas estrategias serán efectivas en tu empresa. Debes encontrar aquellas que sí lo sean y te permitan tener una buena administración de compras y suministros, sin olvidar estas dos reglas de oro: reducción de costos y riesgos para la empresa. 

Yaydoo: Tu aliado en la administración de compras y suministro de tu empresa

En nuestra plataforma inteligente para administrar compras, puedes:

• Administrar presupuestos por departamento para garantizar la liquidez de tu empresa.
• Comparar presupuestos con el objetivo de reducir costos.
• Crear flujos de aprobación para mejorar la comunicación de tu equipo de trabajo.
• Centralizar documentos para futuras auditorías (3-way-matching).
• Crear órdenes de compra a proveedores propios o que se encuentran dentro de nuestro Portal B2B o marketplace (procurement).
• Contar con un asistente virtual de compras y mucho más.

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