Estrategias para planificar tu presupuesto anual 2022

El 2021 está por terminarse, y con ello llega el momento perfecto para crear estrategias que nos permitan que el año venidero sea mucho mejor que el anterior. Generalmente, es en esta época del año cuando las empresas inician a planificar lo que será el presupuesto anual, con el objetivo de evaluar los gastos e ingresos que puedan surgir en los próximos doce meses.

El presupuesto es la expresión financiera del plan operativo empresarial por un periodo de tiempo determinado (generalmente anual). Es un plan en el cual se detallan los logros que desean obtenerse durante el periodo respecto a ingresos, gastos y utilidad neta.

Esta es una de las herramientas más valiosas con las que tu empresa puede contar, pues te brindará un plan de acción tanto a corto como a largo plazo. Cuando es utilizado de forma adecuada, puede ayudarte a cumplir los objetivos empresariales, identificar señales de riesgo a tiempo y transformar tu empresa en una opción productiva y rentable para contar con una ventaja competitiva en el mercado actual.

¿Cuál es la importancia de que mi empresa cuente con un presupuesto anual?

Una de las principales ventajas de realizar esta tarea es que permite una toma de decisiones encaminadas al logro de objetivos planificados. No se trata solo de un documento de trabajo, sino de una forma de constatar los objetivos a realizar en la empresa en los próximos meses.

Esta información le permitirá a la gerencia conocer lo que ocurre en la organización con respecto a las metas y le ayudará a decidir qué camino (financiero) debe tomar. De la misma manera, ayudará a manejar los recursos económicos de forma adecuada, logrando que la empresa entre en una buena planificación. 

En resumen, un presupuesto anual es ese plan que te permitirá controlar mejor los números de tu empresa.

Puntos básicos para elaborar el presupuesto anual de tu empresa

Si bien cada empresa es diferente, hay elementos que todas ellas deben tener presentes al momento de elaborar su plan anual de presupuestos. Estos son algunos de los principales:

1.- Debes contar con un plan estratégico y metas bien definidas

Antes de iniciar con la elaboración de tu presupuesto, es muy importante que te detengas a realizar algunas acciones que pueden hacer toda la diferencia para lograr implementar esta práctica de manera exitosa, como establecer las metas financieras de tu empresa, analizar las tendencias en tus ingresos y gastos de años anteriores y determinar los montos límites para cada categoría de gastos. Recuerda que tus metas deben ser muy específicas, medibles y realistas, esto aportará a tu presupuesto un objetivo real e importante y servirá como motivación para llevarlo a cabo. 

Tampoco olvides que toda la información que se genere sobre dichos gastos e ingresos son sólo una estimación que nos dará una idea sobre cómo podrían pintar las cosas para el año siguiente, sin que sea algo irreal.

 

2.-  Pronostica las ventas e ingresos de tu compañía

El primer dato con el que debes contar es el monto de las ventas estimadas de tu marca. Para determinar este número, es fundamental tomar en cuenta algunos factores que influyen en el mismo, como son la demanda estimada de tu producto o servicio, las competencias a las que te enfrentas, capacidades de producción y tu público meta. 

Con ello, puedes estimar 3 probables escenarios: ventas bajas, ventas moderadas y ventas altas. La meta de un pronóstico de ventas es realizar la estimación lo mejor posible, tomando como base la información que se tiene actualmente. De esta manera, estarás asegurando que tu proyección está lo más ajustada posible a un panorama real. Esto es de gran importancia, ya que sobre este dato se tomarán decisiones en distintas áreas (desde la producción, compra de materia prima hasta contrataciones de personal).

 

3.- La importancia del flujo de efectivo

El flujo de efectivo proyectado en tu presupuesto es una de las herramientas básicas para la gestión financiera, pues con ella se planifica el uso más eficiente del efectivo con el que cuenta tu compañía, buscando mantener saldos cercanos a las necesidades de dinero que requiere la organización para su correcta operación. Esta planeación ayuda a evitar que se ponga en riesgo el cumplimiento de las obligaciones de la organización hacia los proveedores y personal o que, por el contrario, exista efectivo que no esté generando ganancia alguna.

Cuando el flujo es positivo indica que la empresa tiene financiamiento suficiente para la operación; en caso contrario requeriría contar con financiamiento adicional que podría venir de los accionistas o de algún crédito bancario.

 

4.- Presupuestar los gastos empresariales

Para toda compañía es importante adoptar herramientas digitales que le permitan tener el control y seguimiento sobre las inversiones realizadas y los egresos de efectivo; es por eso que el presupuesto de gastos toma mucha importancia. 

De esta manera, se puede detallar cada uno de los gastos y disponer de tus recursos de la manera más eficiente. Para estimarlo, es esencial que consideres los gastos generales de la compañía, divididos por gastos fijos (agua, luz, nómina) y gastos variables (costos de venta, gastos administrativos). También debes tener presentes los proyectos planeados en los que se tiene contemplado realizar inversiones, no importando que sean de tamaño pequeño o grandes e importantes planes.

No olvides que es indispensable contar con un monto determinado para gastos imprevistos que puedan surgir durante la operación, esto puede ser la diferencia entre la solvencia de un negocio o un gran problema de liquidez.

 

5.- Estructura los presupuestos de cada área de tu compañía

Como parte del proceso de implementación presupuestal en tu empresa, es esencial que cada área operativa cuente con un presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento. El implementar de esta manera tiene algunas ventajas:

 

  • Arroja indicadores relevantes, como la eficiencia por departamento, productividad, uso de los recursos, cumplimiento de metas, gastos innecesarios y por mencionar algunos.
  • Brinda responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo eficiente de cada uno de los recursos.
  • Evita que los objetivos operacionales sean manipulados.
  • Ayuda a la toma de decisiones autónomas de cada encargado del área.
  • Consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y responsabilidades.
  • Fomenta la planeación y anticipación a imprevistos que puedan presentarse.

 

No debes olvidar tener presentes todas y cada una de las áreas de tu compañía (incluida RRHH). Muchas de las veces, se tienen sólo presentes las áreas que más gastos tienen dentro de las actividades empresariales (como el área de finanzas), olvidando a aquellas que también son imprescindibles para el buen funcionamiento de la empresa. 

Recuerda que, como lo dice  el co-fundador de LaPieza.io, Pol Moral: “El capital humano no es un gasto, sino la oportunidad de la organización de ofrecer grandes rendimientos de productividad, innovación y compromiso de parte del cliente”. 

 

6.- Realiza constantes revisiones de seguimiento

Uno de los primeros pasos para realizar un proceso de revisión del presupuesto es examinar tu plan actual y comparar los montos estimados con los ingresos reales. Si existen partidas que constantemente resultan fuera de presupuesto para perjuicio de la empresa deberán ser evaluadas de nuevo y revisadas de manera individual.

Cabe mencionar que las revisiones de presupuesto no son una actividad puntual o única en un periodo de tiempo, para que tu negocio esté bien gestionado deben de realizarse continuamente las revisiones en un ciclo de mejora continua buscando siempre la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

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