En todo departamento de compras debe existir una organización para supervisar los indicadores claves de rendimiento (KPI) para cada proceso dentro de tu empresa y departamentos. Por ejemplo: el costo, productividad, eficiencia, tiempo de ciclo, calidad, etc.
Estos indicadores sirven para que haya un correcto funcionamiento sobre las compras recurrentes y beneficiar directamente la rentabilidad, ahorro y ganancia de las empresas.
El departamento financiero de la empresa tiene como función principal dar un seguimiento continuo en la gestión de los procesos para mejorar y optimizar el desempeño de la cultura de ahorro y gasto.
A continuación te decimos los 5 principales KPIS que debes tener en cuenta al momento de realizar un reporte mensual del área de compras.
Esta medida es a menudo la primera categoría donde los ejecutivos de compras o de negocios se fijan al momento de agilizar sus procesos. El costo es fundamental en cada reporte de gasto mensual, pero éste debe estar enmarcado no sólo los costos significativos sino los menos redundantes como por ejemplo algún gasto de las compras recurrentes de tu empresa: material de oficina, vasos, papel o bolígrafos para la empresa.
En este costo también es fundamental incluir los costos en sistemas, gastos generales y costos laborales. Es importante también saber que el departamento no sólo negocia precios, busca cómo reducir de manera eficiente los costos de la organización.
Pensemos en lo siguiente: Un departamento de compras o finanzas siempre tiene como objetivo ahorrar. Pensar que los proveedores son buenos negociando y optimizando, como organización también debemos serlo.
Esta medida que deben evaluar los departamentos de compras, examina todos los procesos, tales como: los procesos de pago, los procesos de compras, tiempo empleado sobre cada uno de los procesos, procesos de solicitudes y aprobaciones.
Por ejemplo, un empleado del departamento de compras de tiempo completo que solo trabaja medio tiempo en teoría se tendría que evaluar la cantidad de desembolsos, reembolsos, proyectos, informes, solicitudes y tareas empleadas en un año.
El tiempo de ciclo o el empleado en el proceso de una actividad en particular también debe medirse. Este KPI nos muestra cuánto tiempo el departamento de compras es capaz de realizar sus actividades diarias de forma recurrente, rápida y eficaz, atendiendo a todas las solicitudes de compras de los demás departamentos.
La eficiencia denota cuán eficientes son los trabajadores en sus procesos. Nos referimos a la calidad del servicio o suministro en el proceso del departamento. Hay que hacer TODO LO POSIBLE para conseguir calidad de nuestros proveedores y respuesta rápidas a cada uno de los departamentos de la empresa ya que como departamento de compras prestas un servicio que es más complejo de definir:
“Se trata de que la empresa obtenga lo que necesita cuando lo necesita. Se trata de asegurar que cada departamento tenga lo necesario para seguir operando en tiempo real. Para ello, la entrega, los proveedores y la organización es fundamental” – Yaydoo.
Aquí siempre se focalizan los objetivos del departamento de finanzas. Se mide el dinero ahorrado de año en año. Son números, hechos, cifras, acciones y procesos nuevos que implementaste para medir el éxito financiero de la empresa.
Si como departamento de finanzas o compras has hecho bien el trabajo, el primer año y los siguientes será muy beneficioso ahorrar, porque de esa forma se podrá invertir en nuevos objetivos claves para el crecimiento de la empresa.
Al medir las KPIs anteriores en cada proceso permites que tu organización se asegure de resultados potenciales como la satisfacción, la calidad y eficiencia. Una vez que una organización sabe cómo se está desempeñando en estos KPI y cómo se compara el rendimiento con otros dentro y fuera de su industria, pueden profundizar para tratar de comprender y mejorar el rendimiento mediante la evaluación de las prácticas en torno a la estrategia, el modelo de prestación de servicios, las políticas y el proceso. Gestión del rendimiento, formación y comunicaciones.
