¿Alguna vez has escuchado sobre los sistema de pago a proveedores y cómo te pueden ayudar a simplificar tu proceso de compras?
En este artículo, te explicaremos en qué consisten y cuáles son las principales ventajas de invertir en uno para controlar los egresos de tu empresa. Si eres un proveedor que también está buscando una manera de gestionar, en este caso, sus ingresos ¡Este blog también es para ti!
Un sistema de pago de proveedores (conocido en inglés cómo procure-to-pay systems) es una herramienta tecnológica que se integra a un software de gestión de compras y que te permite, realizar transacciones comerciales (a través de pasarelas de pago) a tus aliados comerciales de manera controlada, rápida y eficaz.
Los objetivos de este software son realizar los pagos de manera oportuna, a los proveedores correctos, luego de que ya las órdenes de compra y facturas de compra haya sido aprobada por el departamento que corresponde.
¿Sabes cuánto gastó tu empresa este mes? Si eres de quienes ya tienes una cifra en mente ¡Felicidades! Ahora ¿Tienes certeza de cuánto de ese total, fue asignado al departamento de compras y cuáles fueron las cantidades que se le pagaron a cada proveedor? si aquí ya comienzan un poco más las dudas ¡No te preocupes!
Un sistema de proveedores te brinda esta información y te ayuda a tener un mayor control de tus gastos. Al mismo tiempo, te permite optimizar la gestión con tus proveedores para que tengas más tiempo de negociar con ellos, contratos ganadores que te permitan ahorrar gastos.
¿A quién se le pagó esto y cuánto pude ahorrarme con esos proveedores? son algunas de las preguntas que podrás responderte al invertir en un sistema de gestión de proveedores para tu empresa.
¿Sabes cuantas veces tu empresa ha perdido dinero por cometer errores al momento de pagar facturas? o ¿por ser víctimas de fraudes en el departamento de compras? Los sistemas de cancelación a proveedores son procesos automatizados que reducen el costo laboral y aumentan la precisión.
¿De qué manera? Por su integración al proceso de compras, puedes rastrear una factura y verificar que todo esté correctamente, es decir, a través de un proceso three-way-matching, puedes corroborar que la factura que se deba pagar, corresponda a una orden de compra aprobada y tenga algún comprobante de que la mercancía fue recibida.
Además, te ayuda a evitar errores al escribir números de cuenta y datos bancarios, porque son sistemas en los que puedes registrar y almacenar previamente información de tus proveedores. Vale acotar que estos software no están destinados totalmente a acelerar el proceso de pago, sino a simplificarlo.
Si bien este sería un objetivo, la realidad es que no sería una prioridad para la mayoría de las empresas. La razón de ello seguro la conoces: porque pagar facturas más rápido disminuiría la cantidad de flujos de efectivo, el cual es necesario en tu empresa.
Más bien, el objetivo y una de las ventajas de un sistema de pago a proveedores, es mejorar la eficiencia y los controles financieros, ya que, así los departamentos de finanzas de tu empresa, podrán tener a su alcance datos para futuras auditorías.
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A esta misma cualidad de tener acceso rápido a un directorio de proveedores con datos ya bancarios asignaciones, gracias a un sistema de pago a proveedores, se suma el poder tener un mayor control de tus cuentas por pagar y hacer pagos puntuales y rápidos con tan solo algunos clicks.
Esto te ayudará a agilizar la generación de reportes contables de egresos y a tener un historial crediticio ejemplar al momento de solicitar financiamientos, asegurando el cumplimiento fiscal de tu empresa de forma oportuna y sin esfuerzo.
Las multas por el incumplimiento de pagos y la duplicación de pagos o facturas, pueden traer consecuencias que pongan en riesgo la salud financiera de la compañía.
Cuando inviertes en tecnología que te ayuda a cumplir con tus responsabilidades, estás dando pasos importantes para ser premiado por esos esfuerzos.
¿Cuántas veces le ha pasado a tu equipo de trabajo, que por manejar entre ellos una información errónea, los procesos no se realizan como deberían?
Estas situaciones son muy comunes y se pueden solucionar con un sistema de pagos de proveedores que al integrarse a un software de gestión de compras como Yaydoo, cuenta con la posibilidad de agrupar en un mismo panel de control con roles asignados, a todos los miembros de los departamentos de tu empresa (finanzas, compras, administración, contabilidad) para que:
Entre las ventajas de invertir en una plataforma cuentas por pagar, es que puedes tener todas las facturas que te envían tus proveedores en un sólo lugar.
Si tu empresa por lo contrario, cumple el papel de proveedor, estos sistemas también te benefician, porque agiliza tus procesos de cobranza y te permite saber cuántos clientes te han pagado y cuántos faltan por pagar.
Yaydoo es un software de gestión de compras que entre sus features, incluye una sección de cuentas por pagar que actúa como un sistema de pago a proveedores y que concuerda con todas estas características y ventajas que mencionamos anteriormente. Con Yaydoo podrás:
Transformamos la experiencia de utilizar software para organizar cuentas fiscales
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