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En YAYDOO, siempre hemos buscado ser un aliado para las empresas que buscan crecer mediante la mejora continua, como lo es la digitalización financiera.

Desde hace años hemos diseñado, desarrollado e implementado soluciones digitales que ayudan a mejorar la eficiencia de las empresas, simplificando las operaciones de su equipo de finanzas y contabilidad.

Estas herramientas conforman un ecosistema completo, representado en la nueva imagen corporativa que hoy presentamos.

Detonando el máximo potencial en las empresas

¿Cómo puede tu empresa facilitar el trabajo a distancia para tus colaboradores? ¿Qué mecanismos puedes implementar para mantener el contacto con el mercado? ¿Puedes ofrecer productos o servicios online? Estas son algunas preguntas que todas las PyMEs deben plantearse.  Una acción que puede ser funcional y práctica es la utilización de plataformas digitales, por ejemplo, para garantizar la continuidad de las operaciones, así como la fluidez de la información (ya sea interna o externa).  A mediano plazo, las PyMEs tienen oportunidades de profundizar sus esfuerzos de digitalización y capitalizar esa experiencia para desarrollar un modelo de negocio digital cada vez más fuerte.

La correcta gestión de tu personal

Preservar la seguridad y salud de las personas es el principal interés de todas las organizaciones. Deben hacer todos los esfuerzos necesarios para que las actividades se desarrollen con la mayor seguridad. Cuando es inevitable mantener contactos presenciales, es preciso asegurar las condiciones de higiene, así como la dotación adecuada y oportuna de insumos para la prevención del contagio.

El bienestar mental y emocional también es fundamental. De igual manera, cobra relevancia la adopción del teletrabajo con suficiente flexibilidad, dada la multiplicidad de dinámicas familiares que puede experimentar cada trabajador, así como el seguimiento continuo a las condiciones de salud de los colaboradores y sus familiares, manejando la información de manera responsable y confidencial.

En algunos casos, empresas han optado por facilitar períodos vacacionales, de manera de minimizar el impacto en la estabilidad financiera del negocio. Asimismo, los tiempos disponibles pueden ser aprovechados para el desarrollo de habilidades mediante programas de capacitación virtual. Muchos programas de formación virtual son de acceso gratuito.

La resiliencia y la responsabilidad

Las acciones aplicadas en la empresa durante este período aumentarán en el valor de marca y el posicionamiento de la empresa. Es importante desarrollar y comunicar un manejo responsable hacia todas sus audiencias. Un punto importante es que el manejo adecuado de la gestión de personal también forman parte de la responsabilidad social empresarial.

Los aprendizajes de esta experiencia van a ser el principal aporte al patrimonio. Aquellas empresas capaces de adaptarse, mejorar procesos y fortalecer conocimiento, además de lograr el compromiso de sus colaboradores y el reconocimiento del mercado, serán las que logren remontar su curva de crecimiento con mayor velocidad, ganándole a la pandemia.

¿Qué características tiene una compañía que es resiliente?

Las organizaciones resilientes se caracterizan por la capacidad de crear y disolver estructuras, proporcionar seguridad en medio del cambio, gestionar las consecuencias emocionales del mismo, y aprender, desarrollarse y crecer ante las dificultades. En el ámbito empresarial, es muy importante que para que los empleados desarrollen la resiliencia, previamente la compañía debe poseer esta característica. Pero… ¿Cómo saber si mi empresa es resiliente?

Este tipo de organizaciones se caracterizan por la capacidad de crear y disolver estructuras con facilidad y seguridad. Asimismo, están cualificadas para gestionar las consecuencias e imprevistos con más facilidad. Por otra parte, este tipo de empresas ponen en el centro de cualquier situación a sus trabajadores y dejan en segundo plano (aunque no por eso es menos importante) las estructuras burocráticas. Es de esta forma porque los dueños son conscientes de que la productividad y los resultados de su empresa dependen, en mayor medida, de sus trabajadores.

En cuanto a la comunicación en la empresa, los entornos laborales resilientes pretenden fortalecer los vínculos personales entre los empleados. ¿Cómo se consigue? Aclarando desde el principio cuáles son los límites. Así se facilita la cooperación, la asertividad y el establecimiento de un ambiente saludable.  Por ello, es recomendable hacer un seguimiento de qué percepción tiene el trabajador sobre la compañía para evitar una posible frustración que perjudique a ambas partes.

¿Cómo fomentar la resiliencia en tu empresa?

Si bien no todas las personas poseen esta peculiar característica, es muy cierto que es una habilidad que se puede aprender, adoptar y dominar conforme pasa el tiempo. De esta manera, es importante conocer los 5 elementos que ayudan a impulsar esta aptitud:

–        Contar con un buen ambiente de trabajo. Debes compensar todo el estrés fomentando un buen ambiente laboral. Algo que ayuda es ser autocríticos y contar con muy buen humor. Reírse y aprender de los errores propiciará la obtención de un equipo feliz, motivado y productivo.
–     Resolver, no posponer. Ningún directivo está exento de sufrir una crisis empresarial. Es en este momento en que se debe demostrar que se puede mantener la calma y buscar soluciones al momento, sin dejarse llevar por la negatividad, el estrés o la presión.
–          Resistir la presión. Los profesionales siempre se verán presionados por los contratiempos. De hecho, cuanto más alto es el cargo más responsabilidades soporta. Por eso, los líderes de departamento deben absorber la presión y convertirla en algo natural. Y aquí es donde entra en juego la resiliencia profesional para convertir en positivo todos los elementos que trae consigo la presión.
–          Ser previsivos. Esto ayudará mucho a desarrollarla, pues si ves venir los cambios, te resultará mucho más sencillo actuar en consecuencia y adaptarte a ellos.
–          Contar con capacidades para improvisar. La resiliencia profesional te permite ser flexible y actuar fuera de lo ya planeado. Saber improvisar es una de las características que no puede faltar en una persona con resiliencia.

“Como puedes apreciar, la resiliencia es una actitud positiva y necesaria que, aplicada al mundo empresarial, puede ayudar a la búsqueda y obtención de los objetivos de cualquier directivo.”

Apuéstale a la tecnología

La digitalización empresarial ha dejado de ser una alternativa para convertirse en una obligación si quieres que tu compañía sea competitiva. Es el momento perfecto para innovar y reinventar tu empresa. Es importante optar por el uso de herramientas que hagan más efectivas las actividades y apostarle a las nuevas herramientas tecnológicas para mejorar y agilizar todo proceso. Yaydoo te dará muchos beneficios: todos los involucrados en el proceso desde el área de compras, colaborarán en una misma plataforma y tendrán visibilidad de cada etapa de compra, con lo que el trabajo remoto no será un problema.

Acéptalo: Tu empresa necesita un software de gestión de compras

Ante esta nueva normalidad, hay que formar y apoyar a los equipos de trabajo con herramientas digitales, adaptando sus destrezas profesionales a las que demanda el mercado hoy en día. Es muy fácil llevar mejorar el control con una SAP para PyMEs que te ayude a poder gestionar el departamento de compras, desde cualquier lugar.  La intención principal de todo negocio propio es hacerlo prosperar y volverlo exitoso. Si buscas crear una base de conocimiento o simplemente encontrar la manera para que tu empresa mejore su flujo de trabajo, entonces Yaydoo es la herramienta ideal para tu empresa.

Incluso si no crees necesitar un software de gestión de compras en este momento, pero tienes planes de mejorar la productividad en tu empresa, nosotros podemos asesorarte para que obtengas la solución ideal que tu compañía necesita.

 

¿Quieres saber más sobre esta herramienta? ¡Contáctanos!

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October 5, 2021

5 Key Skills of Truly Great Office Managers

Office Managers are the key to workplace happiness. Having a good office manager in your team can make or break your company culture. 

Loss of efficiency and productivity due to friction between departments, lacking resources and supplies, and workforce unhappiness, can harm any company. The Office Manager is uniquely positioned to impact all of these factors. 

It is the Office Manager that manage supplies, resources, invoices, communications, company events, office budgets, administrative workforce, databases and many many more tasks. The Office Manager is clearly a central and key position for ensuring the success of a company. Therefore, having a good office manager is paramount.

Being an office manager is demanding. It takes a diverse set of skills and characteristics to really thrive and excel in the position.  We highlight 5 key characteristics of a great office manager

1.  Jack of All Trades

As an office manager, you must be able to take on any role at any time. From 

dealing with financials and invoices to managing social events. Companies places a lot of trust in their office managers, and their tasks and roles are numerous and varied. Great office managers are up to any challenge at any time.  

2.    Absolute accessibility

As an office manager, you should be completely accessible at all times, in terms of both availability and in terms of approachability, warmth and openness. Team members should feel welcome and comfortable approaching and getting help for tasks that she or he owns. 

3. Unrivaled communication skills

 

Great communication is the high octane fuel of office productivity and workplace happiness. There is nothing more damaging to these factors than miscommunication and poor coordination. Communication is an often overlooked skill and aspect of a good office manager, but is in our view perhaps the most important. 

Time diverted from the all-important task of communication and coordination, will undoubtedly decrease productivity and happiness. Therefore, any tool that will decrease the workload of many of the other responsibilities, will allow an office manager to achieve higher performance in areas that has a large impact on office performance.    

4.  Supreme organizational skills

A good office manager needs to be organized and display complete control and confidence in the organizational level of the office. However, as the Office Managers work and tasks are many and varied, keeping control of all task might be challenging. Moreover, a good office manager need not only be able to organize their own tasks but also that of office team members. Many office managers use organizational tools and software to help keep their work organized. Procurement of office supplies subsequent invoice handling is especially challenging, intimidating and time-consuming. Having systems in place that handles this, will boost your performance, confidence, and abilities as an office manager.

5. Proactivity

Truly great office managers are proactive and are anticipating future needs. However, most of the job is reactive, and that can be one of the biggest hurdles to proactivity. An office manager needs to react, and prioritize numerous request that an office manager receives from all over the organization. One way to streamline and optimize your workflow is to anticipate and plan for them in order to reduce reactive tasks. There is however, some areas that are more easily planned for. Chief among which is the office supply procurement. There is a number of tools an office manager can utilize to proactively deal with purchasing office supplies. Procurement platforms, such as Yaydoo, will let you schedule purchasing based on historic use and consumption of office supplies such as toner ink, coffee, paper etc.  

     

It takes a lot to become a truly great office manager. There are so many tasks that has to be done and roles to fill, that the workload might be overwhelming. The secret to become one is to streamline and automate tasks in order to focus on the things that make office managers truly great. After all, having the office manager focus on creating a happy workplace, will undoubtedly lead to higher productivity, team engagement and overall increased performance. 

  

October 16, 2019

How to Invest Safely

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