Diferencias que no sabías entre compras y adquisiciones

Diferencias que no sabías entre compras y adquisiciones

En el lenguaje empresarial, encontramos los términos de “compras” y “adquisiciones”. Muy a menudo, se suelen emplear sin distinción. Incluso, algunos profesionales consideran que son sinónimos.

Sin embargo, este tema cobra relevancia en un contexto donde una gestión eficiente de los recursos es clave para mantenerse competitivos.

Explorar estos dos conceptos permite una mejor comprensión de cómo las organizaciones compran los bienes y servicios que necesitan para funcionar. En otras palabras, da luces sobre su patrón de consumo y gasto. Veamos algunas diferencias entre las compras y las adquisiciones.

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El proceso de compras vs. el proceso de adquisición

El proceso de compras está asociado a los insumos que necesita una empresa para operar. Implica una selección minuciosa de proveedores. Tambiénel establecimiento de condiciones de pagos, el control estratégico y la negociación de contratos. El proceso de compras sienta las bases del proceso de adquisición. 

Todas las prácticas y actividades que lleven a cabo los encargados del proceso de compras serán determinantes en los resultados financieros de la empresa. Una buena o mala gestión de las compras y del abastecimiento puede cambiar radicalmente las cifras. Identificar áreas de oportunidad o problemas marcará la diferencia.

¿Cuáles son los pasos del proceso tradicional de compras?

El proceso de compra de los bienes y servicios se conoce en inglés como el ciclo de Procure-to-Pay. Todo este ciclo consta de numerosos pasos:

1. Solicitud de productos y servicios.

2. Aprobación de los encargados o responsables del presupuesto.

3. Cotización de proveedores calificados. En caso de no existir, se comienza la búsqueda, cotización, negociación y contratación. A esto último se le conoce como el proceso de adquisición.

4. Orden de compra. Se selecciona la cotización del proveedor más conveniente y se genera la orden de compra.

5. Recepción de bienes. Se recibe el producto solicitado y se genera acuse de recibo.

6. Devoluciones y cambios. En caso de que el productopresente algún defecto.

7. Facturación y pago.

8. Contro interno. Seguimiento de la correspondencia entre factura, orden de compra y acuse de recibo.

Software para orden de compra aquí

En la actualidad, la tecnología ha simplificado los pasos del proceso de compras tradicional. El software de Yaydoo cuenta con herramientas y funcionalidades que permiten llevar el proceso de compras completo, desde la solicitud del producto o servicio hasta el pago al proveedor, de una forma sencilla y automatizada.

1. Solicitud: el catálogo de productos está disponible en tiempo real con un solo click. Además está personalizado para cada empresa o solicitante.

2. Aprobación: la aprobación se hace de manera instantánea, desde cualquier lugar gracias a la aplicación móvil iOS y Android.

3. Catálogo de productos y servicios: tenemos una base de datos con más de 20.000 productos y proveedores categorizados por tipo y región geográfica. También contamos con la posibilidad de agregar proveedores propios o adicionales. Nuestra comparación automática analiza precios, tiempos de entrega y características de productos o servicios solicitados, sugiriendo la mejor opción de compra en tiempo real.

4. Orden de Compra: automatizamos la creación de órdenes de compras generadas.

5. Recepción de bienes: puedes hacer una evaluación de desempeño de cada proveedor (calidad, tiempo de entrega, etc.) en un formato digital de recepción de bienes unificado para todos los proveedores. Igualmente, tenemos la posibilidad de cargar documentos adicionales al acuse de recibo digital, como evidencia de cada entrega.

6. Devoluciones y Cambios: nuestro software facilita el apoyo en la intermediación y gestión de cambios y devoluciones a través de una plataforma digital que apoya a la comunicación con los proveedores.

7. “3 way match” simplificado para cotejar factura, orden de compra y acuse de recibo con un registro digital de documentos de órdenes de compra, facturas, pagos y acuses de recibo para cada pedido realizado.

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