Cómo llevar una buena gestión de las compras de tu empresa.

En la economía hay conceptos muy importantes que todos deberíamos conocer. Entre ellos está la oferta y la demanda qué es compra y venta.

Compra es definido como el proceso de intercambiar el dinero que tenemos a cambio de recibir un bien o un servicio.

Mientras que las ventas es la prestación de estos servicios o entregar un producto que tenemos en posesión a cambio de recibir dinero efectivo o algún método de pago.

Ahora que ya sabemos que es compra y venta, para las empresas es importante determinar el ciclo de compras de una empresa.

Ciclo de compras de una empresa.

Para las empresas, es importante que los recursos sean utilizados de la manera más óptima posible; uno de los recursos más importantes es el dinero, el flujo de caja y el capital.

En este sentido, las empresas crean procesos que permitan optimizar los recursos y de ahí nace el ciclo de compras de una empresa. Ya que hay que determinar si las compras se hacen de manera efectiva y los recursos que se compran son realmente eficientes.

Suponiendo que la empresa quiera adquirir un nuevo servicio que sea algo costoso pero necesario, lo más recomendable es que pase por un ciclo de compras que permita evaluar la oportunidad de manera objetiva.  

1.- Atención

En este punto la empresa detecta una necesidad para alguno de sus procesos o equipos.

Supongamos que el equipo de Sistemas, le informe a Recursos Humanos que 200 empleados necesitan antivirus para sus equipos porque este caduco.

Como ejemplo del ciclo de compras, la empresa necesita 200 software antivirus para diferentes equipos de computación de los empleados que están en riesgo de ser hackeados y la información de la empresa podría estar vulnerable.

2.- Interés o Investigación

En esta etapa comienza la búsqueda de opciones para determinar la mejor compra.

El equipo de Sistemas recibe la orden de averiguar diferentes opciones de antivirus que puedan funcionar para las necesidades de la empresa. En un tiempo determinado el director de esta área deberá presentar a recursos humanos y a administración las diferentes opciones.

3.- Decisión

Luego de valorar diferentes opciones y precios, el equipo en conjunto, deberá tomar la decisión necesaria para llevar a cabo la compra.

El equipo de finanzas tiene un presupuesto determinado para esto, el de sistemas tiene las diferentes opciones dentro de este presupuesto y el de recursos humanos tiene la lista de todas las personas que necesitan que la empresa logre solventar este inconveniente ya que su pc se encuentra en riesgo.

4.- Acción

Es acá cuando se lleva a cabo la compra definitiva al proveedor elegido.

En este último paso, el equipo de sistemas adquiere el software y hace la instalación en las diferentes computadoras necesarias, mientras que el equipo de finanzas genera una orden de compra y paga este producto.

Importancia de tener una buena gestión de compras para tu empresa.

1.- De esta manera se puede evaluar las diferentes opciones al hacer una compra y cual de todas es la más efectiva para la empresa.

2.- Podemos cuidar el dinero que se tiene de reserva y permitir que el flujo de caja sea positivo frente a los gastos que se tienen.

3.- Permite estimar y proyectar gastos que se tengan futuros y organizar los gastos en orden de importancia.

4.- Involucrar a diferentes departamentos para la compra de un producto o servicio y fomentar la comunicación entre los mismos.

5.- Lograr transparencia en el proceso de compra y facilitar las auditorias.