¿Cómo crear un plan de abastecimiento de tu empresa en 5 pasos?

¿Cómo crear un plan de abastecimiento de tu empresa en 5 pasos?

El significado del proceso de abastecimiento.


El proceso de abastecimiento comprende la adquisición de materia prima y todas las actividades necesarias para que una empresa opere correctamente. Desde la compra de suministros indirectos hasta servicios internos y externos.

El rol de la cadena de suministro o abastecimiento debe traducirse en ahorros, productividad y eficiencia.

Para hacer un ejemplo sencillo, imagina que el departamento de producción  haya pasado por alto la falta de resma de papel o cartucho para imprimir cientos de órdenes de servicios de sus clientes. ¡Se agotó!

Haber pasado por alto cuántas resma de papel quedaban en stock, repercute directamente en la calidad del servicio/producto que le ofreces a tus clientes.

¡Claro! porque esto significa que no tienes un plan y tu empresa está fallando en cada paso de la cadena de suministro. Desde la compra, la producción, los proveedores, el control de inventario, transporte, almacenamiento y hasta el servicio al cliente.

El proceso de abastecimiento de hoy en día combina la tecnología para obtener mejores prácticas de tu departamento de operación y compras.

Crea un plan de abastecimiento de tu empresa en 5 pasos.

1.Calcula las necesidades de tu empresa.

Conoce las necesidades operativas de fondo (NOF). Esto  permite a los directores y gerentes realizar un seguimiento de una gestión responsable sobre las áreas operativas de compras, ventas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Calcula el tiempo que transcurre entre los egresos e ingresos. Es decir, debes concer cuánto es el tiempo que transcurre entre un pago que realizas a los proveedores al compras los suministros y el cobro de las ventas al cliente de la empresa.

Fórmula:

NOF= Existencias + deudores + tesorería – Pasivo espontáneo.

Planifica el plan de gastos.  Las necesidades de las empresa  se identifican cuando conoces al detalle el plan de gastos mensual, trimestral y anual.  Desde los gastos fijos como variables y la clasificación de lo urgente versus lo importante.

2. Busca los proveedores adecuados.

Sin proveedores no tienes un negocio. Sin fabricantes que te provean de materia prima o insumos de oficina, muy difícilmente lograrás comercializar tus productos/servicios.

Para elegir a los proveedores correctos, éstos deberán ser personas que proporcionan información clara y precisa acerca del potencial de nuevos artículos.

A su vez, estos deberán explicar y comparar los productos/servicios en relación con su competencia e identificar las áreas de oportunidad que tu empresa tendría frente al resto.

Elige al proveedor que busque reducir el presupuesto planteado, y que deseen aliarse contigo para reducir los costos, conseguir créditos y financiar estrategias de mercadeo.

Finalmente, el proveedor debe ser confiable, capaz, responsable y debe estar trabajar cerca  a la hora de cualquier imprevisto.

3. Crea un plan de almacenamiento de productos.

Imagen 

Crea un plan de almacenamiento de productos que explique y dé soluciones específicamente a lo siguiente:

Recepción: zona y personas responsables que realizarán la recepción de los insumos.

Almacenamiento: zonas destino de los productos almacenados. En ella se deberá ordenar estratégicamente por categoría, etiquetados, nuevos, mercancías especiales, insumos de mayor volumen, insumos de menor volumen.  

Preparación de pedidos:  en este paso deberás crear un plan para la inspección y el control de inventarios por departamentos.

Responsable: en este paso el operador logístico debe destinar la responsabilidad de los insumos a los departamentos correspondientes para que procedan a almacenar y distribuirlo de forma correcta dentro del departamento.

El responsable deberá conocer la cantidad del suministro, el estado del producto o material e identificar la categoría y etiquetado del producto

Coordinación del almacén con los departamentos de control de

4. Crea un Plan de Distribución.

Crea un plan de distribución que incluya desde el momento que un departamento solicita un producto al operario logístico hasta el momento en que el responsable (generalmente coordinador o director) distribuye los insumos a los empleados o a las maquinarias.

En este plan considera un plan de seguridad, cantidades y fechas de entregas, control de inventario diario y actualizaciones automáticas de los requerimientos de los empleados o departamentos.

5. Contrata una Empresa como solución al abastecimiento de productos.

Los mejores programas/softwares de la gestión de la cadena de suministro tiene la característica común de satisfacer rápidamente las demandas que tienen las empresas en relación con los productos/servicios que requieren.

En el caso de Yaydoo, buscamos minimizar los errores del departamento de compras, administración y finanzas en cada punto del proceso de compras mejorando los problemas  más comunes:

  • Búsqueda de proveedores a mejores precios.
  • Entrega de insumos a tiempo.
  • Respuestas rápidas.
  • Todas las órdenes de compra en una sola factura.
  • Gestión de solicitudes de cada departamento.
  • Historial de los movimientos realizados
  • Órdenes de compra. Cotizando y por cobrar.

En el caso de Yaydoo, el servicio que brindamos dentro de la cadena de abastecimiento de un producto se relaciona con el proceso de compras, brindando una herramienta que te ayuda a simplificar dicho proceso.

Desde la compra de material para oficina, integración de proveedores, administración, creación de presupuestos, flujos de aprobación hasta control de gastos.

Si te ha interesado, agenda una demostración de nuestra plataforma y conoce nuestros beneficios.  


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