¿Cómo llevar a cabo un buen control de gastos en tu empresa?
El control de gastos es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Sin embargo, no es tan difícil como parece.
Planificar los gastos de la empresa y mantener el control de flujo de ingresos, son factores clave para su buen funcionamiento. Es un proceso que debe hacerse diariamente o de manera periódica, ya que esto afecta directamente en el éxito de la empresa.
¿Sabes si tu empresa tiene un buen control de gastos?
Lo primero que debemos hacer es entender a qué nos referimos cuando hablamos de gastos empresariales.
En una empresa, el gasto representa la incidencia que existe entre los deudores, que se llega a reflejar como una pérdida o salida, es decir gastos, dando como resultado un flujo negativo y de gastos en las finanzas de la empresa. A su vez, existe un gasto en este tipo de salidas, no sólo como flujo negativo, ya que se genera como inversión o reembolsos que suponen ganancias a la empresa.
Una vez abarcado este concepto, se debe proceder a realizar un análisis de los gastos actuales que han sucedido en tu empresa. Llevarlos de manera ordenada y actualizada supone un mejor proceso a la hora del control de gastos.
Para realizar el análisis de los gastos actuales que han sucedido en tu empresa, necesitas tener clasificados los tipos de gastos de tu empresa.
Tipos de Gastos en una empresa:
1. Gastos variables.
Se define como la actividad que realiza la empresa. Por ejemplo: producción, materiales de oficina, materia prima, consumibles, entre otros.
2. Gastos fijos.
Son aquellos pagos que la empresa está obligada a realizar para mantener su existencia en el mercado. Por ejemplo: Póliza de seguros, alquileres, nóminas, etc.
3. Gastos marginales.
Se refiere a aquellos gastos que la empresa realiza de más. Por ejemplo: Cuando una empresa de producción invierte en 1 o varios ítems de más sobre el límite de la materia prima estimada.
4. Gastos mixtos.
Comprende la combinación de los gastos variables con los gastos fijos. Por ejemplo: El incremento de costo en las cuotas establecidas por los proveedores.
5. Gastos indirectos.
Son los gastos necesarios en la producción de la empresa, pero no inciden de manera obligatoria. Por ejemplo: gastos administrativos.
Beneficios de tener un control de gastos para tu empresa
Es importante que el departamento de compras pueda mejorar la gestión de compras en la empresa y así mantener el control de gastos organizados y bien delimitados.
Y tal vez pensarás, ¿Qué beneficios puede tener un control de gastos para mi empresa? Pues unos muy buenos beneficios, ya que además de mantener el control y organización de la empresa, te permite calcular los ingresos diarios, y así saber si has tenido pérdidas o ganancias en la actividad de tu empresa.
Si utilizas la plataforma de Yaydoo, los beneficios para la administración y control para tu empresa se multiplican:
1. Te ayuda a optimizar el tiempo de inversión para registrar los ingresos y egresos de tu empresa.
2. De manera rápida y sencilla realizamos el análisis mensual.
3. Si tienes gastos innecesarios, lo sabrás inmediatamente para sólo generar los gastos necesarios.
4. De manera mensual podrás realizar el presupuesto de tu empresa.
5. Facturación a diversas razones sociales.
6. Métodos de pago a proveedores.
7. Acceso a cuentas múltiples.
8. Solicitud de crédito.
9. Reporte de gastos.
10. Exportación de datos de transacciones realizadas en formato CSV.
Ejemplo de control de gastos de una empresa
Un ejemplo clave que te daremos es el caso de un Director de Finanzas. Supongamos que uno de los departamentos requiere insumos de oficina o fruta fresca para la oficina debido a un evento o reunión importante dentro de dos semanas.
El equipo encargado del evento solicita al Director de Finanzas, a través de la plataforma de Yaydoo, una orden de compra con los insumos específicos que ellos requieren.
El Director de Finanzas podrá recibir solicitudes de órdenes de compra de su equipo. Lo revisará, aprobará y solicitará a través de la plataforma los insumos requeridos. De esta forma obtendrá rápidamente una búsqueda ágil sobre proveedores previamente negociados, detalles de sus facturas, ítems de oficina, así como una herramienta con la que pondrá en control a todo el equipo desde un sólo lugar.
Olvídate de Excel, ¡Actualízate y hazlo de manera automática!
Con Yaydoo el rol de un Director de Finanzas es más fácil. Podrá definir la frecuencia, el día y programar los pedidos que requiere de forma eficaz y productiva.
Estos pasos básicos para lograr un buen funcionamiento y control de los gastos de tu empresa te ayudarán en la planificación y optimización en cuanto a los recursos establecidos, y así manejar los procesos de forma rápida y eficaz.
Con Yaydoo el control de gastos es automatizado. Podrás realizar el control de tus compras definiendo los usuarios, los roles y las solicitudes que son requeridas para tu empresa.
Solicita, aprueba y paga a tus proveedores en un sólo lugar. Obteniendo tus facturas, generando reportes de gastos y flexibilidad de pago a crédito, gestión financiera y cuentas por pagar.
