4 errores que debes evitar al pagar una factura electrónica
Una factura electrónica, también conocida como factura digital o como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es un documento que así como ocurre en el caso de las facturas convencionales en papel, dan soporte y avalan pero de forma digital, las operaciones de compra-venta de bienes, productos y/o servicios y justifican la relación comercial entre un vendedor y un comprador.
A pesar que las facturas digitales se realizan de esta manera con el objetivo de disminuir errores como enmendaduras y tachaduras en su proceso de creación, es importante asegurar que todos los datos de la factura estén en orden y coincidan con los contratos y presupuestos aprobados. Es por ello que a continuación te explicaremos 4 errores que debes evitar al pagar una factura electrónica:
1. No validar los montos reflejados en la factura
Antes de pagar una factura electrónica debes validar que todos los montos asociados a los productos y/o servicios contratados estén reflejados correctamente. Para ello te recomendamos buscar el presupuesto que te envío la empresa emisora de la factura y comparar si los montos colocados en esta coinciden con el presupuesto que aprobaste.
También te recomendamos chequear que los montos del IVA correspondan con el porcentaje designado en tu país al igual que los otros cargos que sean pertinentes a la factura.
2. No corroborar que los datos de la factura estén correctos
Entre los errores que debes evitar al pagar una factura electrónica se encuentra el no corroborar que tanto tus datos como el de la empresa a contratar estén escritos correctamente. Para ello debes validar muy bien la fuente y verificar que los datos de transacción como el número de cuenta bancaria y el ID fiscal, RIF o RFC correspondan al proveedor a quién le vas a pagar.
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3. No actualizar tu documento de cuentas por pagar
Apenas recibas una factura electrónica de un proveedor, debes vaciar los datos en tu documento de cuentas por pagar. De esta manera, tanto tú como el departamento administrativo podrás tener un mayor control sobre todas las facturas que se deben cancelar, cuál es la fecha de vencimiento de cada una de ellas, si se trata de un monto final cuyos pagos pueden ser fraccionados, ya que en este documento podrás establecer los montos y fechas en las que fueron abonadas, etc.
4. No verificar que la factura electrónica cuenta con su sello digital
En México las facturas electrónicas para ser emitidas de forma legal, deben apegarse a los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta entidad establece que toda factura digital debe poseer un sello digital, también conocido como firma electrónica avanzada, que la hace única y además de confirmar su origen validez ante el SAT.
Por ende, cada vez que recibas una factura con estas características debes verificar que cuente con este sello de autenticidad que autoriza legalmente a la empresa o proveedor que estás contratando por sus servicios y productos, de hacer transacciones comerciales por Internet.
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