Por qué las empresas requieren automatizar sus procesos administrativos
El mundo de los negocios no sólo está cambiando, sino evolucionando. La automatización de procesos administrativos está buscando ser un sistema mucho más eficiente y efectivo. Pero ¿por qué y para qué se requiere automatizar?
En general, las actividades que desarrolla un analista administrativo, tiene que ver con el soporte y el apoyo a ciertos procesos que no están formalizados, pero que indican cómo influye la información dentro del departamento.
Generalmente, estos analistas del departamento de finanzas o administración buscan definir procesos y hacer más eficiente las operaciones dentro de su área.
Ahora bien, ¿por qué es importante automatizar ciertos procesos de la empresa? Cuando una empresa tiene varias personas empleadas para realizar actividades con un orden específico, con estructura, repetitivos, y que están compuestos con información estructurada posible de administrar, se puede optar por sistemas que busquen la eficiencia en las actividades.
Automatizar los procesos administrativos de la empresa permite hacer más fáciles y efectivas estas tareas que suelen ser efectuadas por asistentes del departamento.
Además existen tareas que no generan valor a la necesidad real de la empresa: crecer, vender, ofrecer y fabricar sus servicios: Todo aquello que se relaciona con compras, contabilidad y facturación, así como procesos que requieren documentos externos, correos electrónicos, hojas de cálculo y logística, son tareas repetitivas que pueden ser externalizadas para dejar de ocuparse de ello..
Ya en el 2016, más del 56% de las empresas del mundo usaban algún software de administración financiera, contable y de logística.
Normalmente una empresa busca automatizar los procesos administrativos, sin detener a pensar que también existen otros departamentos vinculados con la automatización de sus procesos, para ello te recomendamos leer: Todo sobre los Outsourcing: qué es, tipos y ventajas.
Muchos de los procesos de tu empresa pueden automatizarse, normalmente con la compra de un Software ERP o un Software as a service como Yaydoo pueden atenderse diferente procesos transaccionales con un asistente virtual.
¿Para qué automatizar los procesos de tu empresa?
Contratando estos servicios será una solución de productividad, la empresa pudiera enfrentarse a procesos de una estructura organizacional para crecer.
El proceso habitual de la empresa que todavía se resiste a adaptarse al cambio es el siguiente:
- Se solicita por correo electrónico conocer los insumos y materiales que requiere cada departamento.
- El analista hace un listado y comprueba en almacén la disponibilidad de la misma.
- Además, consulta con diferentes proveedores los precios, la cantidad y la logística de entrega.
- Se recibe la factura en papel y se envía a los departamentos correspondientes.
- Luego, se contabilizan todos los insumos.
- Posteriormente, se coordina cuándo y cómo llegarán los insumos.
- Y, se ordenan todas las facturas del mes y se procede a realizar la contabilidad.
Con un Software como Yaydoo, por ejemplo, le servirá para atender tareas tradicionales como compras, facturación, contabilidad y proveedores, también para trabajar con un gran volumen de información y ofrecer opciones adecuadas para gestionarla.
La gran ventaja de aprovechar la automatización de procesos administrativos a tu favor, es dejar los procesos monótonos y repetitivos a Softwares, para tener la posibilidad de conocer mejor al cliente y diseñar procesos mucho más convincentes.
