La revolución de la automatización como mejora empresarial
No existe manera alguna de escapar de la transformación y la automatización financiera. Pero… ¿Quién querría hacerlo?
El libro de estrategias de preparación para la innovación de pagos B2B de PYMNTS (Payment News and Mobile Payment Trends) del mes de febrero de 2021 (“El caso de negocios para automatizar los procesos de AR”, en colaboración con American Express) muestra que la pandemia ha amplificado los problemas de tipo manual en las compañías a medida que las empresas luchan por conciliar sus facturas y minimizar los problemas de flujo de caja. Sin embargo, las inversiones en herramientas de automatización pueden solucionar varios de estos dilemas.
Esta investigación muestra que 87% de las empresas que cuentan con herramientas de automatización agilizan sus procesos, mientras que el 79 % dice que la automatización les permite mejorar la eficiencia de su plantilla de trabajo y el 75% muestra que es útil para brindar experiencias satisfactorias para los clientes.
Los beneficios de la gestión automática
El cambio digital en torno a la automatización a menudo inicia con la gestión de facturación, ya que genera ganancias más rápidas que impulsan a las empresas sobre los efectos transformadores de la automatización.
Según el estudio de PYMNTS inicialmente mencionado, las empresas que manejan más de 20,000 facturas mensuales y que utilizan herramientas de entrega de facturas automatizadas tienen promedios de DSO (Days Sales Outstanding/Días de ventas pendientes) hasta 23 días más cortos que aquellos que dependen de procesos manuales basados en papel. Incluso las empresas con volúmenes de facturación más pequeños se benefician de la automatización, ya que disfrutan de marcas de DSO que son hasta 15 días más cortas que aquellas que han invertido en pocas o ninguna tecnología “.
Contando con las herramientas idóneas, la automatización de procesos puede ser sorprendentemente fácil y ofrecerte beneficios importantes. Comprender estos beneficios (y algunos de sus obstáculos) te ayudará a tener una base sólida para implementar un proyecto de automatización de operaciones.
Pero… ¿Cuáles son los beneficios más importantes de un proceso empresarial automatizado?
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Reduce los costos
La automatización tiene muchos beneficios y este es uno de los principales. Cada compañía enfrenta presión para aumentar su rentabilidad y una forma de lograrlo es la reducción de costos.
Un software de automatización tiene un enfoque inteligente para lograrlo. La oportunidad más grande que presenta es la de aumentar el servicio al cliente (usuario final) mientras que se reducen los costos sistemáticamente. Los directivos y dueños de una empresa a menudo pasan por alto este potencial de ahorro. Actualmente, la mayoría de los servidores modernos tienen un costo operativo bajo. Aun así, el costo del personal de operaciones puede ser tan alto como el 71% del costo total.
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Aumenta la productividad
El segundo beneficio de la automatización de procesos es un notable aumento de la productividad. A medida que las necesidades tecnológicas empresariales crecen, la productividad se transforma en una preocupación mayor. Regularmente, a medida que a otras áreas de Negocio se le dieron herramientas para aumentar su productividad y efectividad, las operaciones de IT quedaron en segundo plano. La proliferación de softwares de productividad de escritorio ha generado logros sustanciales en la oficina y entornos de Recursos Humanos. Pero, en lugar de aliviar la carga de trabajo de los profesionales de IT, la difusión de la PC ha significado que tengan que realizar más tareas.
A medida que las personas usan más a las computadoras, le piden mayores demandas al sistema. Más usuarios generan más trabajos, y la producción impresa ha aumentado a pesar de los esfuerzos para reducir los informes impresos. A pesar de la tendencia de ir hacia las transacciones online y sistemas cliente/servidor, las cargas de trabajo por lote continúan en crecimiento. Los trabajos por lote aún consumen la mayor parte del tiempo del CPU, y en los grandes Negocios, se agregan trabajos constantemente.
La automatización de procesos puede resolver estos inconvenientes de muchas formas. Un software de programación de tareas optimiza el rendimiento al automatizar la programación de los lotes en producción. En sus inicios, el rendimiento de las computadoras estaba limitado por la rapidez con la que los operarios podían resetear los switches en la consola.
La solución en la actualidad consiste en no permitir que la computadora permanezca inactiva mientras espera que el operario libere el próximo trabajo. Se ahorra tiempo y dinero al eliminar el tiempo muerto entre trabajos y se minimiza la intervención del operario. En algunos casos, se pueden recortar horas del proceso, lo que permite procesar más trabajos y mejorar de forma significativa el uso del sistema.
Una vez que se establece la programación de trabajos, el software ejecuta los comandos con precisión y en la secuencia correcta, situación que elimina los errores del operador. Planificar la finalización del trabajo, y ser capaces de realizar un análisis de tipo “what if” de posibles cambios en la programación, beneficia las operaciones al remover una gran parte de las conjeturas de las labores diarias.
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Disponibilidad
Las empresas dependen cada vez más de las computadoras y equipos tecnológicos. Los negocios diarios rutinariamente se llevan a cabo mediante sistemas online: carga de órdenes de compra, reservas, instrucciones de montaje, órdenes de envíos… y la lista continúa. Si la computadora no está disponible, el Negocio sufre.
Años atrás, se consideraba aceptable que la computadora no estuviera disponible durante algunas horas. Hoy, con el alto volumen de computación en la nube, la interrupción de los sistemas críticos puede costar millones de dólares en ingresos perdidos, así como también dañar la reputación de la compañía.
La alta disponibilidad es claramente uno de los objetivos principales de los departamentos de IT. Aquí, la automatización de operaciones también puede ayudar. Una unidad de disco puede romperse, pero la situación se vuelve grave cuando no se ha hecho una copia de Seguridad adecuada. Una ventaja clave de la automatización es la capacidad de automatizar sus sistemas de guardado y recuperación, para garantizar la protección contra potenciales desastres, como la pérdida de disco, o daños inadvertidos a los objetos del sistema causados por un error humano.
En un entorno en red, la gestión centralizada también tiene sentido. Los recursos remotos pueden resolver problemas de Negocio cuando un solo operario observa funciones críticas en toda la red a través de una consola central.
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Confiabilidad
La productividad es un beneficio obvio de la automatización. Sin embargo, la confiabilidad es la verdadera joya de la corona. Es la piedra angular de cualquier buen departamento de operaciones de IT, y sin ella se genera confusión, caos y usuarios descontentos.
Las operaciones de IT requieren dos conjuntos de habilidades opuestas: por un lado, una persona de operaciones necesita habilidades altamente técnicas, como la capacidad de comprender las complejidades de un Sistema Operativo y analizar y resolver problemas a medida que surgen. Por otro lado, esta misma persona debe estar conforme presionando botones y cargando papel.
Los procesos automatizados aseguran que los trabajos no sean olvidados ni se ejecuten fuera de secuencia, que los datos que se ingresen sean correctos, y que se realice cualquier procesamiento especial que se sea necesario.
Todos estos tipos de errores ocurren en organizaciones que tienen una locación única. Ahora, imagine una red de múltiples sistemas, geográficamente dispersos, que incluye múltiples Sistemas Operativos, problemas de comunicación, procesamiento integrado de redes de área local y PCs conectadas. La chance de errores aumenta exponencialmente. La única forma de hacer que este tipo de entorno funcione es mediante la automatización de operaciones.
El software de automatización puede manejar tareas complejas de forma dinámica e inteligente, al basarse en parámetros predefinidos. Sin embargo, las funciones críticas de la compañía, como liberar trabajos, realizar copias de Seguridad, y garantizar las comunicaciones, normalmente son realizadas por personas de nivel básico dentro de la organización de IT. El beneficio de un sistema automatizado es que estas funciones son ejecutadas de manera confiable por el software de automatización, y alivian al personal de operaciones de horas de tareas tediosas, aburridas y manuales.
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Rendimiento
El quinto beneficio de la automatización de procesos se relaciona con una mejoría notable en el rendimiento. Cada compañía desea que su entorno rinda como un pura sangre. Pero, en realidad, es más probable que esté sobrecargado de trabajo. A pesar de que los avances en la computación los hacen más rápidos y menos costosos cada año, las demandas siempre los tienen trabajando a toda capacidad y, eventualmente, exceden el nivel de capacidad que la infraestructura informática tiene. Eso deja a muchas empresas con el deseo de mejorar el rendimiento de su sistema.
Dos opciones para mejorar el rendimiento son: actualizar el hardware o comprar un sistema más nuevo. Y ambas opciones son costosas. También es posible ajustar y configurar un sistema para que tenga un mejor rendimiento, pero esto requiere el trabajo de una persona altamente calificada que, por lo general, no está disponible las 24 horas del día. Y, una vez que un sistema se configura para una carga de trabajo determinada, si la carga de trabajo cambia, la configuración ya no es óptima. Un software de automatización puede resolver estos desafíos y ayudar a aumentar el rendimiento de los sistemas.
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