Proceso Three Way Matching en compras
Three way matching, o en español, combinación de tres vías, es un proceso relativamente nuevo, que muchos departamentos de finanzas utilizan hoy en día para que el procesamiento de facturas deje de ser lento, costoso y propenso a errores.
El objetivo, es poder observar cualquier discrepancia utilizando tres documentos necesarios en el proceso de compra (pedidos de compra, recibos de pedidos y facturas) para garantizar transparencia en los procesos de pago y preparar a las empresas para las auditorias.
Los tres documentos necesarios para administrar los pagos a través de las cuentas por pagar son:
1.- Órdenes de compra: una orden de compra es un documento enviado por un comprador a un proveedor autorizando una compra.
Las órdenes de compra generalmente incluyen el nombre de la compañía que compra los bienes o servicios, la fecha, la descripción y la cantidad de los bienes o servicios, el precio, la dirección postal, la información de pago, la dirección de la factura y el número de la orden de compra.
2.- Recibos de pedidos: esta constancia emitida por el vendedor, es enviada al comprador donde detalla los productos o servicios que el comprador está adquiriendo.
Por lo general se emiten el original con su duplicado, el original queda con la empresa y el duplicado para quien lo recibe. Suelen incluir el metodo de pago.
3.- Facturas: Es un documento que refleja toda la operación compraventa.
Las facturas son enviadas al comprador. Incluyen la misma información que en la orden de compra, así como el número de factura, la información de contacto del proveedor, los créditos o descuentos por pagos anticipados, el calendario de pagos y el monto total adeudado al proveedor.
Antes de pagar una factura, el departamento de finanzas revisa las cantidades, los precios y los términos para asegurarse de que lo que se solicita, coincida con los bienes recibidos.
¿Por qué usar la combinación de tres vías?
Three Way Matching es una práctica comercial beneficiosa por tres razones clave:
1.- Garantiza transparencia en las empresas: verificar que los datos son consistentes en todas las órdenes de compra, recibos y facturas, ayuda a las empresas a evitar que haya pérdidas de dinero y las transacciones sean más transparentes.
Ayudando a disminuir la posibilidad de fraude, pagando en exceso, o pagando por artículos dañados.
2.- Garantiza buenas relaciones con los proveedores: al tener procesos más transparentes, los proveedores se sentirán en confianza al tratar con empresas que ofrezcan seguridad en sus transacciones sabiendo que no incurren en delitos como la legitimación de capitales.
3.- Prepara a las empresas para las auditorías: los auditores están buscando específicamente las discrepancias financieras.
La compilación de estos documentos antes de una auditoría y la verificación de que los números se alinean utilizando el proceso de coincidencia de tres vías (three way matching) es un gran paso en la dirección correcta.
“Toma el control de los gastos de tu empresa”
Recuerda siempre buscar los mejores software que te ayuden a implementar tecnologías dentro de tu empresa que haga tus procesos de compra mucho más ordenados.
Es importante mencionar que las empresas pueden optar por no usar coincidencias de tres vías para compras pequeñas o recurrentes.
Si se encuentra algún problema: cantidades inexactas, precios incorrectos, productos dañados o más, el pago no se envía hasta que se rectifique el problema.
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