Señales de Fraudes en el Departamento de Compras
Si quieres evitar malversaciones de fondos y pérdidas importantes de capital en tu empresa, mantente atento a las siguientes señales de fraudes en el departamento de compras, también conocidas como banderas rojas.
Las banderas rojas son circunstancias inusuales en las actividades normales y rutinarias de tu empresa. Se pueden entender como señales o alarmas de que algo fuera de lo común está sucediendo y necesita investigarse exhaustivamente.
Dichas señales por sí solas pueden que no reflejen directamente un fraude, pero cuando se presentan en conjunto, son un importante indicio de que se está cometiendo un fraude.
A continuación, conoce algunas señales fuera de lo común que pueden devenir en fraudes en el departamento de compras:
Señales de fraudes según comportamientos y situaciones de los empleados
- Cambios en el estilo de vida relacionados a la compra de objetos lujosos y viajes.
- Deudas personales o problemas financieros que pueden derivar en solicitudes de dinero a compañeros de trabajo.
- Alta rotación del personal sobre todo en aquellas áreas financieras, administrativas y contables.
- Predisposición para rendir cuentas y proporcionar información clave a auditores.
- Alta rotación e inconvenientes con auditores externos.
- Decisiones tomadas exclusivamente por una persona o un grupo reducido de individuos.
- Citas o encuentros con proveedores fuera de la oficina como restaurantes o espacios de entretenimiento.
Señales de fraudes relacionadas con transacciones sospechosas
- Cambios frecuentes, y sin justificación aparente, de las cuentas bancarias.
- Venta de activos de la compañía por debajo del precio de mercado.
- Numerosas solicitudes de préstamos y créditos para capital de trabajo.
- Inesperadas disminuciones en el flujo de caja.
- Transacciones financieras sin una aparente relación con el negocio
- Contrataciones de servicios sobre los que no se observa ningún resultado.
- Documentos perdidos o falsificados.
- Préstamos u otro tipo de negocio llevado a cabo en países considerados como paraísos fiscales.
Señales de fraudes relacionadas al ciclo de compras
- Aumento inusual en el número de compras.
- Compras realizadas sin presupuesto.
- Órdenes de compras enviadas sin una aprobación previa.
- Quejas de proveedores por pagos incompletos.
- Acuse de recibidos perdidos.
- Selección de proveedores sin licitación.
- Ausencia de productos o materias primas en el almacén.
- Inventarios incompletos.
- Compras realizadas sin tomar en consideración las etapas del proceso de abastecimiento.
- Facturas de ventas o recibos de compras falsas o alteradas.
Señales de fraudes en cuentas por pagar
- Facturas con montos mayores al establecido en la orden de compra.
- Retrasos en el pago a los proveedores.
- Campos incompletos en el documento de las cuentas por pagar.
- Pagos a proveedores sin dirección física.
- Proveedores cuya dirección es la misma que la de un empleado de la compañía.
¿Cómo detectar a tiempo señales de fraudes en el departamento de compras?
Auditorías 3 way matching.
Es un proceso que consiste en verificar que los datos de una orden de compra coincida con los de la factura de pago y el acuse de recibido.
Técnicas de investigación contable.
Sirven para estudiar casos de fraude o blanqueo de capitales. Se realizan a través de las siguientes acciones:
– Analizar: se refiere a determinar las cuentas contables que han sido afectadas, así como variaciones como un decrecimiento inusual, o incluso, un incremento que pudiera parecer positivo, pero que resulte difícil de explicar.
– Comparar: consiste en contrastar las partidas registradas y los movimientos identificados como inusuales en los documentos de respaldo, a fin de verificar su veracidad.
– Examinar: se basa en verificar la legalidad y legitimidad de los documentos de tu empresa que sirven como respaldo de dichas transacciones para evaluar si son falsificados o no.
Te invitamos a leer: 5 consejos para evitar fraudes en el departamento de compras
Yaydoo: tu aliado para detectar señales de fraudes en el departamento de compras
Yaydoo es un software de gestión de compras que te ayuda a detectar señales de fraudes en el departamento de compras, ya que en él, puedes integrar a varias personas de tu equipo y visualizar los gastos de tu empresa filtrados por fechas, departamentos, presupuesto, categorías de compra, entre otros.
Así, la distribución de responsabilidades, decisiones y el flujo de aprobación se realiza a través de múltiples encargados, lo cual ayuda a generar un mayor control en el proceso.
Además, en nuestra plataforma puedes acceder a un módulo para centralizar órdenes de compra, comprobante de recibos y facturas electrónicas de pago.
De esta manera, podrás realizar auditorías 3-way-matching y detectar a tiempo banderas rojas o comportamientos inusuales en el proceso de compras.
