Pasos para Elaborar una Orden de Compra
¿Eres nuevo en el mundo de las compras empresariales y quieres saber los pasos para elaborar una orden de compra?
En este artículo, te explicaremos paso a paso todo lo que necesitas saber para llevar a cabo, exitosamente, esta importante tarea en esta etapa, dentro del ciclo de compras.
¿Qué es una orden de compras?
Una orden de compra (también conocida como pedido) es un documento que emite un comprador para solicitar mercancías a un vendedor. En el contexto empresarial, son las organizaciones quienes asumen el rol del comprador y los proveedores el rol del vendedor.
Los ciudadanos comunes si quieren comprar un producto o adquirir un servicio, se dirigen al sitio de la venta (físico u online), se informan sobre las formas de pago y realizan la transacción.
A nivel empresarial, este proceso cambia y se hace complejo. Necesita pasar por una serie de protocolos que son importantes para tener un control exhaustivo de todo el proceso de abastecimiento, con el fin de evitar fraudes y malversación de fondos. En una empresa, las compras no pueden ser arbitrarias, ni mucho darse el lujo de no pensarse estratégicamente.
Por ello, una orden de compra es esa ficha estratégica que las empresas utilizan para tener un soporte de lo que necesitan adquirir en un tiempo determinado y para comunicarles a sus proveedores con mayor formalidad, su pedido. El elaborar una orden de compra representa la quinta etapa del proceso de compras.
Dicha acción se realiza luego de que se hayan conocido los requerimientos o necesidades de compra (productos y servicios que se necesitan adquirir), se haya creado, revisado y aprobado la solicitud de compra, se haya destinado un presupuesto para la compra de esos materiales y finalmente, se haya realizado una búsqueda de cotizaciones o presupuestos para escoger al proveedor con la mejor oferta.
Pasos para elaborar una orden de compra
Veamos a continuación un ejemplo de cómo es ese procedimiento para elaborar una orden de compra.
1. Comprueba que la solicitud de compra no se haya rechazado
En tu empresa, no se puede comprar absolutamente nada que no haya sido aprobado previamente.
Por eso, antes de elaborar la orden de compra verifica con la persona encargada o revisa dentro del flujo de aprobación que la solicitud de compra no haya sido rechazada y que se cuente con un presupuesto asignado para ello.
De ser así, todo está en perfecta condiciones para diseñar la orden de compra y enviarla al proveedor.
2. Diseña una plantilla estándar que sirva como orden de compra
En vista de que la orden de compra es un documento donde se especifican los insumos a comprar, ésta debe diseñarse en un formato con tablas en las que se puedan organizar la información.
En Internet puedes conseguir diversas plantillas disponibles para descargar gratuitamente o a un bajo costo que te permitan elaborar una orden de compra. De igual manera, asegúrate de verificar la información de derechos de autor de cada uno.
Mira un ejemplo cómo debe ser una orden de compra:
Los campos obligatorios que deben llenarse en una orden de compra son:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido, en este caso, tu empresa. Tiene que ser la dirección a donde el proveedor deberá enviar la mercancía solicitada.
- Número de orden de compra (el cual es único para cada orden, es decir, no puede repetirse)
- Lugar y fecha de emisión del pedido.
- Nombre y dirección del proveedor.
- Términos de entrega y de pago.
- Cantidad de artículos solicitados.
- Descripción de cada uno de ellos.
- Precio por unidad: aquí debes copiar exactamente los mismos precios que el proveedor te envío en la cotización, siempre y cuando se hayan mantenido.
- Coste de envío y relacionados.
- Coste total del pedido.
- Firma autorizada.
3. Asegúrate de colocar correctamente los datos
Antes de enviar la orden de compra, verifica que todos los datos estén escritos correctamente. Recuerda que ese documento es el que finalmente le enviarás a tu proveedor y una equivocación, (por ejemplo, en cuanto al número de unidades a solicitar) podría costarte perder el control del presupuesto asignado.
4. Da seguimiento a la orden de compra enviada
Es importante que sepas que el proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra. Lo ideal es que justifique con claridad el motivo de su rechazo, si es que llega a pasar.
Hay países donde legalmente, el rechazo de una orden de compra puede tener sanciones por parte del comprador, como por ejemplo el cobro de la garantía de seriedad de la oferta.
Si la orden de compra es aprobada, el proveedor debe notificarlo lo más pronto posible a través del canal por el que se le envío la orden: correo electrónico, sistema de gestión de compras, mensajería instantánea, entre otros.
Este documento no tiene la validez de una factura. La orden del pedido sirve para autorizar al proveedor de entregarte la mercancía solicitada y enviar con ella, la factura por los bienes adquiridos.
Lo recomendable es que puedas realizar un 3-way-match luego de que el proceso de compra haya terminado. Este proceso amerita tener en un mismo lugar, la orden de compra (con su serial único), conjunto a la factura de cobro y el comprobante de recibido para garantizar un mayor control y de rendición de cuentas ante auditorias.
Si quieres conocer más sobre este proceso (el cual también forma parte del proceso de compras) te invitamos a leer nuestro artículo: Proceso Three Way Matching
Yaydoo: la plataforma inteligente en la que puedes elaborar una orden de compra de forma automática
Yaydoo es un software de gestión de compras en el que puedes automatizar tu proceso de compras, desde la primera hasta la última etapa.
En nuestro panel de administración de compras, podrás solicitar órdenes de compras, ver su estado de aprobación, crear la orden definitiva y enviársela a tus proveedores.
Lo mejor de todo es que, no necesitas salir de la plataforma para encontrar buenas ofertas y proveedores de calidad.
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Si te encuentras en México, podrás pagar vía tarjeta de débito, crédito o transferencia (SPEI) y a su vez podrás contar con nuestro asistente virtual de compras, el cual te apoyará dándole seguimiento a la orden de compra, asegurándose de que cada proceso se realice exitosamente.
