¿Cómo mejorar el proceso de abastecimiento de tu empresa?
Para saber si tu empresa requiere mejorar el proceso de abastecimiento, nuestro equipo de Yaydoo elaboró una lista de preguntas frecuentes. Los departamentos de compras y adquisición, cuándo no tienen una correcta logística y planificación emplean estas tecnicas.
¿Con cuánta frecuencia tu equipo hace las siguientes preguntas?
- ¿Dónde puedo conseguir los materiales de oficina?
- ¿Dónde está el proveedor con los pedidos que solicitamos?
- ¿Por qué el proveedor no pudo entregar hoy?
- ¿Cuánto es el presupuesto para comprar estos suministros?
- ¿Qué departamento requiere estos materiales?
- ¿Cuánto gastamos este mes?
Si escuchas estas preguntas a diario en tu equipo, necesitas elaborar una correcta gestión de logística y abastecimiento para la empresa en la que trabajas.
A continuación te damos los siguientes 3 pasos para mejorar el proceso de abastecimiento de la empresa.
1.- Identifica las actividades de la cadena de abastecimiento.
A continuación te mostraremos cuáles son para que crees un plan eficiente:
- Cálculo de las necesidades/suministros de la empresa
- Mecanismos y opciones de compras
- Búsqueda de proveedores
- Recepción de ofertas, créditos y beneficios
- Evaluación de las ofertas
- Proceso de compra o adquisición
- Gestión del contrato: beneficios, dificultades de los contratos por proveedor
- Almacenamiento
- Distribución
- Control de inventario
- Reutilización del inventario
Te recomendamos que hagas una lista de estas actividades y especifiques:
- Cuáles actividades realiza la empresa y cuáles no.
- Actividades que generan mayores problemas y por qué.
- Problemas más frecuentes y comunes en cada actividad.
- Las mejores soluciones para cada una.
- Políticas de compras, abastecimiento, logística y seguridad de cada actividad.
2.- Cuenta con un gerente operativo.
Una empresa en crecimiento debe contar con un gerente operativo que coordine todas las actividades relacionadas con la empresa. Desde la fuente de suministro hasta la reutilización de los materiales.
Las tareas precisas de un operador logístico, dependerá en gran medida del tamaño y las necesidades de las empresas, pero su rol fundamental es la gestión de los recursos de la empresa.
Las actividades que debe desempeñar son las del punto anterior de la cadena de abastecimiento. Desde el procesamiento de pedidos, manejo de materiales, embalaje, almacenamiento, control de inventarios, distribución, hasta el servicio al cliente.
Artículo de interés: El rol de un Gerente de operaciones.
3.- Optimiza las funciones del departamento de compras.
Imagen
En la imagen anterior podemos observar el ciclo de las actividades del departamento de compras, éste en conjunto con el gerente de operaciones, deben garantizar que los productos/servicios lleguen al consumidor final.
Por ejemplo, una empresa como Nestlé, requiere de dos tipos de operadores logísticos dentro de la empresa. Uno de compras directas (para la fabricación de los alimentos) y otro de compras indirectas (como el consumo de material e insumos de oficina).
Para el primer tipo de operador, la cadena de abastecimiento debe asegurar la gestión de los suministros necesarios para fabricar los alimentos que produce Nestlé. Desde la compra, fabricación y hasta la distribución para llegar al consumidor final.
Mientras que el segundo tipo de gerente, se encarga de la compra de todo el material de oficina y la contratación de outsourcings de servicios para abastecer internamente a la empresa. Este tipo de operadores logísticos, debe encargarse de comprar los materiales e insumos, así como de distribuirlos a cada departamento.
Si identificas a tiempo estas tareas involucradas en todo ese trayecto, ten por seguro que reducirás costos y ganarás flexibilidad.
Recomendaciones:
- Diseña un diagrama de flujo que te ayude a tener en claro los procesos de producción y así determinar mejor el ciclo de compra de cada insumo que necesites.
- Establece ciertas políticas de compra para el manejo de flujos.
- Crea un plan de compras basado en la demanda real. Lleva un control de tus inventarios y pérdidas para generar compras inteligentes. En este artículo tendrás algunas ideas.
¿Te ha gustado este artículo? ahora lee sobre Cómo crear un plan de abastecimiento de tu empresa.
