KPIs de Gestión de Compras / ¿Cuáles Utilizar en Tu Empresa?

Los KPIs de gestión de compras son indicadores cualitativos y cuantitativos que sirven para medir el rendimiento de tu proceso de compras, además de elementos como: rapidez, eficacia, calidad de proveedores, administración de gastos, optimización de recursos, organización del equipo de trabajo, etc.

Si quieres calcular estas métricas de compras en tu empresa, aquí te enseñaremos cómo, además de explicarte algunas características claves de las métricas de rendimiento.

 Un KPI debe ser “inteligente”

 Todo KPI de compras debe cumplir el criterio SMART. Veamos a qué se refieren éstas siglas:

• Specific – específico
• Measurable – medible
• Attainable – alcanzable
• Realistic – realista
• Time-related – medible en el tiempo
  

¿Cuáles son los KPIs en la gestión de compras que debes utilizar?

1. Desviación presupuestaria o real
¿Alguna vez te ha pasado que el presupuesto que calculas para comprar algo, es insuficiente? Eso quiere decir que tuviste una desviación presupuestaria negativa. Si por lo contrario, al comprar te sobró dinero, estamos hablando de una desviación positiva.

En este sentido, se producen desviaciones cuando los resultados reales son diferentes a los resultados previstos. Para saber cuando esta desviación es beneficiosa o perjudicial para tu empresa, debes aplicar esta fórmula:

En términos absolutos: Desviación = cantidad prevista – cantidad real

En porcentaje:

La cantidad prevista, es el monto que arrojó tu presupuesto luego de calcularlo, mientras que la cantidad real, es el monto que finalmente se gastó durante el proceso de compra.

 2. Ciclo de tiempo de la orden de compra

¿Qué tan rápido puede tu empresa hacer un pedido de compra? Según un estudio reciente citado por Stanton Jandrell, “Las mejores organizaciones de su clase tardan solo cinco horas, aproximadamente la mitad de un día hábil, en enviar una orden de compra a un proveedor. Las compañías en el otro extremo del espectro pueden tomar hasta 15 horas, casi dos días hábiles completos.

En este sentido, el ciclo de tiempo de la orden de compra se calcula en horas, el periodo que transcurrió desde, la recepción de un pedido de compra hasta la entrega de la mercancía por parte de un proveedor.

Dicho cálculo debe incluir todas las actividades asociadas con el procesamiento de un pedido de compra, así como la entrada de datos, el tiempo necesario para confirmar la recepción por parte del proveedor y el tiempo necesario para responder con la confirmación de los precios y la entrega. Cabe destacar que, cuanto más rápido pueda realizar un pedido de compra, más eficaz y ágil será tu empresa.

 3. Tiempo de entrega del proveedor

Este indicador mide como el departamento de compras obtiene lo que la empresa necesita en el tiempo requerido, esto quiere decir el tiempo medio de entrega por parte de un proveedor. Este indicador es importante porque nos ayuda a analizar el cumplimiento de plazos establecidos y las desviaciones de plazos negociados.

 Al igual que el ciclo de tiempo, este KPI de compras se mide en horas. Sirve también para establecer políticas de penalizaciones/bonificaciones y tener respuestas más concisas al momento de gestionar a tus proveedores.

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 4. Índice de rotación de cuentas por pagar

¿Qué tan rápido pagas tus deudas y créditos con proveedores? Para saberlo, puedes calcular tu índice de rotación de cuentas por pagar. La fórmula es:

Rotación de cuentas por pagar = Compras totales a proveedores / promedio de cuentas por pagar. 

Para entender mejor este cálculo, imaginemos que una empresa compra 500 mil de dólares en partes para fabricar automóviles durante todo un año. De esa compra, la mitad, es decir 250 mil dólares, fueron a crédito y el resto al contado.

Esto significa que la empresa tiene 250.000 en su balance de cuentas por pagar. Usando la fórmula junto con la información anterior, podemos calcular la rotación de cuentas por pagar.

Rotación de cuentas por pagar = $ 250,000 / 50,000 $ = 5. El resultado indica que la empresa rota sus cuentas por pagar 5 veces.

Esta métrica es importante porque sirve para determinar si una empresa tiene suficientes ingresos o efectivo para cumplir con sus obligaciones de pago a corto plazo. Este KPI de compras y finanzas es determinante para los inversionistas que se dedican a prestar dinero a empresas.

5. Gasto total por proveedor

 Este KPI proporciona a los equipos de adquisiciones una serie de beneficios. Para empezar, permite descubrir de cuántos proveedores depende tu empresa, cuánto se gasta por cada uno de ellos, qué tan fuerte o no es la relación y el interés comercial, etc.

 Tener esta información, ayuda a visibilizar mejor el flujo de egresos y detectar tanto oportunidades como amenazas que estén interfiriendo con el ahorro de gastos. Al consolidar la cantidad de proveedores con los que trabaja tu empresa, aumentas las posibilidades de reducir sus costos al obtener materiales y servicios de manera más asequible y por medio de negociaciones.

6. Procurement ROI

Este indicador mide la rentabilidad de la inversión o gasto realizado en proyectos, procesos de racionalización, optimización y/o ahorro en compras. Para calcularlo, la fórmula es: ROI = ahorro anual de costos entre el costo anual de adquisición.

Lo bueno de todas estas métricas es que, cuando se miden en conjunto, te brindan un amplio panorama del estado de tu proceso de compras. Cada una de ellas, dan información valiosa para conocer la salud financiera de tu empresa. Aplícalas y cuéntanos qué progresos tuviste este mes.

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• Controlar tus egresos creando órdenes de pago para las compras aprobadas y concluidas con éxito para tener una rotación de cuentas por pagar positivas.
• Establecer límites de consumo por proveedor y conocer en tiempo real cuánto se ha gastado en cada uno de ellos.
• Comparar cotizaciones parar obtener la más económica y aumentar el Procurement ROI, sin sacrificar calidad.