Area de compras / El impacto en las empresas
Dentro de las áreas y operaciones que conforman una empresa, las compras suelen ser la sección con menos atención. Por ello, se convierten en un desafío para la mayoría de las compañías que, inevitablemente, terminan utilizando procesos de compra ineficaces. Antes de revolucionar los procesos de una empresa con herramientas digitales, es esencial comprender claramente las diferentes etapas y necesidades que existen en el proceso de compras.
Beneficios de la optimización del proceso de compras
Si bien las compras en los términos más estrictos se refieren a la compra de productos para cumplir con los requisitos comerciales, su impacto en los resultados puede ser sustancial y extenderse más allá del departamento de compras.
¿Cuáles pueden ser los impactos que tu empresa puede tener gracias al departamento de compras?
Eficiencia operativa: Un sistema de pedidos de compra optimizado puede ahorrar mucho tiempo, dinero y maximizar a su vez el flujo de efectivo. El acceso fácil y rápido a una orden de compra, la capacidad de hacer cumplir los presupuestos y garantizar las responsabilidades en toda tu empresa es clave para mejorar los procesos de compra y, a su vez, tus ahorros.
Un mejor control de los presupuestos: Antes de realizar una compra, es vital saber si hay fondos suficientes para pagarla. Un proceso de compras organizado mejora la planificación y gestión financiera, lo que conduce a mejores precios, mejor planificación y, por supuesto, a un mejor control sobre el flujo de efectivo.
Reducción de fraudes internos: Este tipo de actividades son un desafío para toda organización, cuando no hay un proceso de compras bien organizado, la posibilidad de fraudes internos son altos. Pero si una empresa invierte tiempo y esfuerzo en construir un proceso de compras organizado, garantiza un seguimiento detallado de cada transacción, que puede usarse para identificar exactamente quién está tratando de engañar a la empresa.
Un acceso fácil a la información importante: Esto no solo conduce a una mayor eficiencia y responsabilidad, sino que también permite al negocio una mayor visibilidad en las áreas de mejora. Por ejemplo, una empresa que tiene acceso a los registros de compra durante un período de tiempo podrá registrar las tendencias de compra, el comportamiento del proveedor y usar esa información para planificar y negociar presupuestos para pedidos futuros.
Organiza tu proceso de compras
Un proceso de compras organizado proporcionará a tu empresa un marco claro y detallado dentro del cual puede funcionar, lo que permite la combinación de una solución correcta con las necesidades comerciales exactas.
Haz uso de la innovación tecnológica: Al automatizar el proceso de compras, puedes lograr un ahorro de tiempo, disminución de riesgos empresariales, procesos más simplificados y una reducción de costes administrativos.
Capacita a tu departamento de compras: Conecta tu departamento de compras con toda la información relacionada con las especificaciones de productos/servicios y requisitos de pedidos, información como las tarifas de precios o una lista de proveedores homologados o incluso la información detallada sobre el producto/servicio, que deben estar al alcance para evitar retrasos innecesarios que supongan gastos para tu empresa.
Mejora tu relación con los proveedores: A la mayoría de proveedores no les importa reconsiderar los términos de un contrato si consideran que esto les permitirá obtener más ventas a futuro con tu empresa. Además, la gestión de riesgos (con respecto a productos dañados o envíos retrasados) es un área que se vuelve más fácil de gestionar si ambas partes disfrutan de una sana relación laboral. Con proveedores confiables, puedes reducir la necesidad de evaluar nuevos proveedores, términos o contratos, y habrá un margen para las negociaciones de precios.
Establece un modelo operativo: Todo jefe debe concentrarse en delegar responsabilidades en función de las fortalezas de los miembros de su equipo de compras (tanto para tareas comerciales como para roles técnicos). Asegúrate de tener un cuadro de mando de desempeño y un objetivo, una visión y estrategias de adquisición documentados que sean revisados periódicamente por el responsable del Departamento, en línea con la Dirección de la compañía. Haz que tu equipo de compras participe en actividades relacionadas con las ventas y la satisfacción del cliente para que estén conectados con el funcionamiento y los entregables de las diferentes secciones de esta área.
El papel del departamento de compras es un factor clave, y tener un equipo que esté calificado para cumplir con estas responsabilidades es muy importante para alcanzar tus metas y lograr el éxito comercial. Si se crean una política y un método de compras adecuados, tu empresa se volverá más rentable. Y, lo más importante, crecerá su competitividad, garantía de éxito a largo plazo.
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