¿Cómo Tener una Gestión de Presupuestos Exitosa?
Sabemos que dentro de una organización la gestión de presupuestos juega un papel fundamental en el ahorro de gastos. Sin embargo, muchas empresas terminan arrojando a la basura el 30% de sus presupuesto gastando más de lo que planifican, por no elaborar correctamente sus estimaciones o porque ni siquiera las contemplan desde un inicio.
Citando las palabras de Claudia Ludlow, directora del club de inversionistas Angel Ventures México “Un presupuesto bien hecho mide la capacidad de crecimiento de tu empresa, te dice cómo asignar los recursos y te ayuda a saber si el capital con el que cuentas o el que estás levantando será suficiente”
Así que en este artículo, te vamos a dar una solución que te ayudará a evitar a cometer estos errores y sacarle provecho a estas ventajas, no sin antes conocer la definición de este término y cuáles son sus beneficios.
¿Qué es una gestión de presupuestos?
Si un presupuesto es el cálculo anticipado de los gastos estimados de una actividad económica. La gestión de presupuestos es un plan de acción dirigido a asignar esos montos a los departamentos y solicitudes de compra correspondiente.
Consiste en determinar ¿Cuáles son las necesidades de compra de tu empresa? ¿Cuánto se necesita gastar por departamentos? ¿Quiénes serán las personas encargadas de aprobar y solicitar estos presupuestos? En caso de existir un “sobre presupuesto” ¿Qué estrategias se deben emplear para que en un futuro no vuelva ocurrir? etc.
Y así, este plan de acción está orientado a que los recursos se aprovechen y puedan satisfacer correctamente la demandas de tu empresa en relación a los insumos que necesita comprar o los servicios que necesita adquirir.
¿Cuáles son los beneficios de tener una gestión de presupuestos?
- Te permite tener una visión integral de las operaciones y resultados permitiendo tomar decisiones oportunas y con base a datos.
- Traduce los objetivos de tu empresa en acciones concretas, al especificar los recursos, ingresos y actividades que se necesitan para llevarlos a cabo.
- Facilita el control administrativo y te obliga a realizar evaluaciones periódicas de cómo se está efectuando la gestión financiera de tu empresa.
- Te ayuda a conocer excedentes o faltantes de fondos, alertando a tu empresa si es momento de solicitar un préstamo o financiamiento
Ahora bien, para lograr una gestión de presupuestos exitosa sin mucho esfuerzo te recomendamos implementar en tu empresa nuestra metodología de gestión de compras en 3 pasos.
¿En qué consiste nuestra metodología de gestión de compras ABC ?
Se trata de una herramienta en Excel que podrás descargar 100% de forma gratuita, en la que a través de 3 procesos (Aprobaciones, Budget y Catálogo) puedes visualizar y optimizar tu proceso de compras y gestión de presupuestos.
¿Cómo funciona nuestra metodología de gestión de compras ABC?
Paso 1: Aprobaciones
- Agrega los departamentos a los que necesiten asignarle presupuesto
- Selecciona el nivel de compra para ese departamento (si solo se encargan de solicitar, aprobar o pagar presupuestos)
- Añade los nombres de las personas que formen parte de esos departamentos que estén a cargo de las funciones que escogiste en la columna de “Nivel de compra”.
Paso 2: Budget
Establece un presupuesto general de compras y divídelo entre las áreas seleccionadas en el paso 1.
Paso 3: Catálogo
- Crea la lista de productos e insumos que se necesitan comprar para los departamentos seleccionados y con base a los presupuestos destinados para cada uno de ellos
Beneficios de nuestro ABC de la gestión de compras:
- Reduces gastos innecesarios.
- Optimizas las compras de la empresa.
- Gestionas y controlas el presupuesto gracias a los perfiles de aprobación.
- Simplificas el proceso de compras
- Conoces cuánto y en qué está gastando cada una de las áreas de tu empresa
