¿Por qué usar un Sistema de Gestión de Compras en un Coworking?
¿Eres fundador de un coworking o estás pensando abrir uno en México? Entonces, es momento de que conozcas ¿por qué usar un sistema de gestión de compras en un coworking?
En este artículo te daremos algunas cifras sobre el crecimiento del coworking en el mundo y en nuestro país que pueden animarte a seguir emprendiendo.
También, te explicaremos cómo la tecnología enfocada al área de compras, puede ayudarte a que tu modelo de negocio sea rentable y exitoso a largo plazo. ¡Comencemos!
El estado del coworking en el mundo
¿Sabías que, el término coworking fue mencionado por vez primera en el año 1999 por el diseñador de videojuegos estadounidense Louis Bernard “Bernie” de Koven?
Para esta persona, el coworking significa «working together as equals» (trabajar juntos como iguales) y se define como un trabajo colaborativo apoyado tecnologías.
En el 2005 el programador Brad Neuberg lanzó oficialmente el primer espacio de coworking en San Francisco – Estados Unidos. Estos espacios ofrecían al principio entre 5 y 8 escritorios, dos días a la semana con wifi y comidas compartidas.
La creación de espacios de coworking, desde esa época hasta la actualidad, parecieran haberse logrado rápidamente y propagado a nivel mundial de forma masiva.
Del 2015 al 2016 el crecimiento del coworking en Estados Unidos fue del 21%. Esto generó que al terminar el año, existiesen 3,485 espacios con estas características, según los datos de Global Coworking Unconference Conference.
Esta misma organización, afirma que actualmente existen más de 10,000 espacios de coworking alrededor del mundo y que se trata de una industria billonaria.
En este artículo, la empresa Work HQ estima que actualmente existen 14,411 espacios de coworking y que el número de miembros de coworking aumentará a 3.8 millones para 2020 y 5.1 millones para 2022.
Las modalidades laborales ya no son las mismas que las de hace 50 años. Los trabajadores independientes, conocidos como “Freelancers” y los emprendedores abundan cada vez más, y sus expectativas laborales ya no incluyen vivir eternamente en una oficina.
Las startups que estaban dando sus primeros pasos, consideraron más económico rentar un espacio de coworking que pagar una oficina. Por eso, dicho la popularidad de estos espacios ha ido creciendo.
También, dicho crecimiento se debe a las oportunidades de networking que brindan estos espacios, para hacer alianzas estratégicas, actualizarse en nuevas tendencias y compartir un espacio de productividad y creatividad.
El estado del coworking en México
México, como un país reconocido por su crecimiento económico en América Latina, no es la excepción a estas estadísticas; sobre todo por las oportunidades que existen actualmente en esta industria.
En el país, existen 3.9 millones de microempresas y representan 97% del ecosistema empresarial, de acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi).
De acuerdo con el Monitor Global de Emprendimiento 2018/2019 (GEM) México ocupa el lugar 23 de 54 naciones en el Índice de Contexto de Emprendimiento Nacional (NECI, por sus siglas en inglés).
En promedio, México obtuvo una calificación global de 5.21 puntos, lo que lo ubica en el segundo lugar de la región latinoamericana.
Además, nuestro país tiene 13.7 millones de trabajadores independientes, de los cuales, solo 3% cuenta con un espacio de trabajo colaborativo, según Forbes México en su artículo web “Guía Forbes de Coworking: todo lo que necesitas saber”
Entendiendo ya el crecimiento del coworking no solo a nivel mundial, sino también en nuestro país y el mercado de oportunidades que ofrece, vamos con el tema que seguramente viniste a conocer en este artículo: la gestión de compras empresarial.
¿Qué es un sistema de gestión de compras?
La gestión de compras es una función estratégica que organizaciones públicas y privadas, emplean para adquirir bienes y servicios, con el objetivo de garantizar un buen abastecimiento en términos de tiempo (ciclos rápidos de compra), calidad y precio (ahorro de gastos)
En este sentido, un sistema de gestión de compras es una solución tecnológica que permite automatizar y simplificar todos los procesos que conlleva realizar estas funciones a nivel organizacional.
Actualmente estos sistemas funcionan a través de la nube (SaaS) donde el soporte lógico y los datos de compras se manejan y se alojan en servidores a los que se puede acceder vía Internet, lo que facilita su uso y brinda mayor escalabilidad al sistema.
¿Qué funcionalidades posee un sistema de gestión de compras?
Un sistema de gestión de compras, como el de Yaydoo.com, te permite realizar las siguientes funciones:
- Asignar presupuesto de compras.
- Crear órdenes de compras y enviárselas a proveedores.
- Realizar pagos a proveedores.
- Integrar a tu equipo de contabilidad, finanzas y compras en una misma plataforma.
- Aprobar solicitudes, órdenes de compras y facturas de pago por las personas encargadas para ello.
- Visualizar en tiempo real tus gastos.
- Visualizar y descargar reportes de gastos filtrados por fechas, departamentos y categorías de productos.
- Acceder a un marketplace con más de 20.000 productos para abastecer una oficina con equipos de cómputo, mobiliario, papelería, productos de limpieza, etc.
¿Por qué usar un sistema de gestión de compras en un coworking?
Las empresas de coworking generan ingresos a partir del alquiler o arrendamiento de sus espacios y salas de reuniones por horas. La mayoría de ellas ofrecen planes de alquiler mensual, semanal o diario.
La propuesta de valor que ofrecen y venden estas empresas, es la calidad de sus espacios, además de los servicios de Internet, cafetería y pláticas con expertos (de temas muy variados) que ofrecen de manera gratuita.
Según el arquitecto y diseñador experto en coworking, Carlos Hernández, estos espacios:
“No son como las oficinas normales donde el jefe está aislado y la gente está regada en hileras bajo unas luces blancas agresivas y homogéneas que hacen trabajar en estilo lineal y hacen perder la noción de tiempo.
En los espacios colaborativos se rompe ese esquema, hay luces cálidas y se le da prioridad al tema de la circulación. Lo que antes era un pasillo se convierte en el punto de encuentro.
Se ponen tableros, sofás y salas que permiten circulación fuera del ámbito de producción, donde la gente puede charlar mucho más allá de una charla de pasillo”.
En este sentido, en un coworking el mobiliario tiene un papel muy importante al llevar un peso prioritario del presupuesto de compras.
También, entra en juego la compra de insumos de cafetería (agua, café, té, snacks, azúcar, contenedores descartables, etc.), productos de limpieza para la oficina (con mayor prioridad para el área de los sanitarios) y equipos de cómputos que puedan alquilarse conjunto a los espacios.
Por eso, los coworking destinan gran parte de sus ingresos en el mantenimiento de sus espacios para que sean atractivos, higiénicos y satisfagan las necesidades de sus usuarios.
Entonces, si las compras juegan un papel clave en las empresas de coworking, el contar con un software para gestionar dichas adquisiciones, aún más. Si queremos ser más específicos, el último eslabón de esta cadena, serían los sistema de gestión de compras, los cuales tienen la tarea de ayudar a que todo este proceso de compras sea más efectivo.
Con estos softwares, tu empresa de coworking puede ahorrar tiempo en el ciclo de compras, crear presupuestos para comprar exactamente lo necesita integrar a sus equipos financieros, contables y administrativo en una plataforma en la nube al final de mes.
Invertir en un sistema de gestión de compras para tu coworking te permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la compra de esos insumos que mensualmente necesitas para mantener tus espacios de coworking organizados, limpios, cómodos y atractivos visualmente para sus usuarios.
Yaydoo: software de gestión de compras ideal en un coworking
En definitiva, usar un sistema de gestión de compras en un coworking es una excelente estrategia para hacer tu negocio más rentable, sobre todo utilizando plataformas como Yaydoo, en donde podrás acceder rápidamente a un Marketplace con 20.000 productos para tu coworking con precios previamente negociados. Estos productos pueden ser muebles ergonómicos, cafeterías, reguladores de corriente, snacks, bebidas, productos de limpieza, etc.
Uno de ejemplo de co-working, que utiliza nuestro software de gestión de compras, es WeWork; mundialmente conocido por su presencia en 123 ciudades.
Este se posiciona como una de las startups con mayor crecimiento en los últimos años, tanto en infraestructura, como en empleados y usuarios. También hemos trabajado con espacios de coworking como Konfío e Impact Hub México.
