La importancia de fijar el presupuesto empresarial

El presupuesto empresarial es uno de los documentos más importantes que tiene una empresa, ya que en él, se encuentran los costos de las operaciones de la empresa y las estimaciones de ingresos, en un periodo de tiempo (comúnmente un año). Este documento es parte de la columna vertebral de nuestra empresa ya que muestra a simple vista que tan viable serán o son las acciones que se realizan o se harán en el futuro de la empresa.

Considera siempre contar con un departamento de finanzas, o al menos una persona encargada de esta área (dependiendo del tamaño de tu negocio) para poder llevar paso a paso todos los controles necesarios y que puedas observar a simple vista que tan eficiente es tu empresa a través del presupuesto estimado en comparación al presupuesto real.

Si todavía te preguntas, ¿Por qué debo tener un presupuesto en mi negocio? ¿Que lo hace tan importante? Dejanos contarte que:

1.- Puedes observar a simple vista los gastos fijos y gastos variables que tiene tu empresa.

Cuando comenzamos un negocio, aún no hemos logrado probar que nuestra idea de negocios realmente funciona y es rentable.

Es por ello, que de inicio, muchas veces contamos con una cantidad de dinero limitada, que proviene de ahorros personales, préstamos que nos hicieron familiares y amigos, y la venta de algunas cosas que no necesitábamos. Este dinero lo utilizamos para vivir y para pagar los primeros gastos hasta que ya tengamos un buen flujo de caja y hayamos probado bien nuestra idea.

Tener un presupuesto donde puedas observar a simple vista cuales son todos los gastos fijos de la empresa y cuales son los gastos variables, te permitirá saber cuales son los gastos primordiales y como administrar eficientemente los pocos recursos económicos con los que cuentas hasta lograr que tu idea sea un negocio rentable.

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2.- Nos permite saber con exactitud, cual el punto de equilibrio de la empresa.

Ya que sabemos cuales son los gastos básicos de la empresa, necesarios para mantener a flote las operaciones, debemos saber cual es el punto de equilibrio.

¿Que es el punto de equilibrio? Es el punto donde conseguimos que nuestros ingresos sean de la misma cantidad económica que nuestros gastos operativos.

Para ello, debemos tener un presupuesto para planificar: ¿Cuántos clientes necesitamos? ¿Cuánto necesitamos que cada cliente pague por nuestros productos o servicios?  ¿En cuánto tiempo vamos a alcanzar esto? ¿Cuánto hemos gastado hasta el momento para recuperar ese dinero?

A partir de conseguir este punto en adelante, podríamos decir que nuestra idea de negocio es una idea rentable, que es un negocio que funciona, o es una empresa que tiene un valor real para las personas.

3.- Permite conocer con anticipación excedentes o faltantes de fondos.

Una vez que tenemos un presupuesto establecido para un periodo determinado (semestral o anual), podemos observar con anticipación cuales son los excedentes, ganancias o utilidades que nos generan nuestras actividades.

Asi mismo, podemos determinar con antelación si tendremos un faltante de fondos y debemos mejorar nuestras estrategias de adquisición de clientes o recurrir a otras instancias como préstamos bancarios.

4.-  Planeación, coordinación y ejecución para el futuro.

Una vez que tenemos el presupuesto realizado y podemos observar el punto 3 y determinar si tenemos excedentes o faltantes de fondos, el siguiente paso definitivamente es planificar.

El presupuesto también es para planificar con tiempo ¿Qué hacer con ese excedente? ¿Re Invertimos, ahorramos o se reparten utilidades? O ¿Cómo hacer para que no haya falta de fondos? ¿Buscamos un prestamo? ¿Mejoramos la estrategia de adquisición de clientes? ¿Abandonamos el proyecto? ¿Quebramos la empresa?

Una vez que podamos determinar con facilidad todas estas preguntas, el siguiente paso lógico, es coordinar cuáles son las acciones a tomar entre los diferentes colaboradores del negocio o entre diferentes departamentos de la empresa, para ejecutar de la manera mas optima lo que se ha planificado, en el menor tiempo posible y disminuyendo los riesgos.   

5.- Facilita el control administrativo.

Parece obvio, pero no lo es. Muchas personas creen que tener un presupuesto no es necesario ya que sus negocios cuentan con un libro diario o que son muy pequeñas para planificar, pero la verdad es que todo negocio por muy pequeño que sea debería tener un presupuesto ya que este muestra de forma fácil y ordenada, a simple vista, la rentabilidad de nuestra idea de negocios.

Es mejor comenzar con un presupuesto que tenga todo organizado en excel y utilizar herramientas adicionales para el apoyo y control de la planificación, que tener la información financiera de tu empresa en diferentes lugares.

Recuerda que una empresa es rentable cuando comienza a crecer, cuando tiene que pagar impuestos, cuando puede fácilmente determinar si tiene capital para reinvertir o ampliar la empresa y esto solo lo podemos determinar teniendo un buen control administrativo.