4 errores del proceso tradicional del departamento de compras
Una empresa donde se tienen tantos procesos recurrentes día a día tales como dirigir un negocio, tratar con proveedores, clientes, manejar nómina, tareas legales y administrativas, hacer el trabajo diario, cumplir con los objetivos planteados cada trimestre, pueden generar grandes peligros a la empresa si no se tiene una empresa moderna, avanzada, actualizada y a la vanguardia para facilitar el trabajo y la automatización de las funciones diarias.
Evita los peligros de confiar en el proceso tradicional del departamento de compras leyendo este artículo que traemos para tí y tu organización.
1. Evita el peligro de las órdenes de compra de papel.
En un aspecto legal y administrativo, las órdenes de compra de papel son un registro “real” de los gastos tangibles salientes de la empresa. Probablemente éste sea la principal razón por la que las facturas, solicitudes y órdenes de papel han durado tanto, y es precisamente porque está tangible, es una comodidad ilusoria.
Sin embargo, estamos obviando el hecho de que mantener un departamento de comprar o finanzas a punta de “papel” es un símbolo de involución constante dentro del mercado. No se está haciendo frente a la evolución sobre los procesos de gestión de gastos y compras actuales: viabilidad, tiemp, eficiencia, automatización, prevención de fraudes y estafas, errores y confiabilidad de los resultados.
2. Minimiza los errores humanos en tu organización
Por mucho que deseemos confiar en nuestro contador, administrador o departamento de compras desde hace un par de año los gerentes de compras o recursos humanos le han dado importancia a minimizar o evitar los errores humanos cotidianos dentro de la organización.
Un registro incorrecto de las transacciones u operaciones de tu organización puede llegar a desencadenar una importante crisis financiera en cuanto a inversiones, gastos, ahorros, legalidad, contabilidad o administración.
El error humano producto del estrés del trabajo, un ligero lapso de desconcentración e incluso una pequeña coma o eliminar un cero puede ser un PELIGRO inminente en el departamento de compras.
Así querramos ser cada vez equipos más eficientes y productos, el error humano siempre estará presente y dependerá solo de usted tomar las medidas necesarias para mantener al MÍNIMO los errores de su empresa.
Es por eso que es importante usar softwares para cada proceso o actividad que realmente lo requiera. Por ejemplo: un software de ordenes de compra y proveedores resultaría ser una necesidad más que una sugerencia, o un sistema de nómina para pagarle a sus empleados en minutos.
3. Departamento de compras tradicional = falta de automatización de procesos.
Las órdenes de compra en papel tardan bastante tiempo en clasificarse, organizarse y equilibrarse. En este vacío ineficiente en las operaciones los estafadores ven y se aprovechan a menudo de estafar la empresa.
La verificación instantánea y la función de referencia cruzada de una solución de compra automatizada de pedidos actúan como un elemento disuasorio para el fraude, pero sin esta verificación en su lugar, la anarquía está en juego.
Por eso, en Yaydoo contamos con una línea de procesos bastante completa para el departamento de compras: desde la creación de una solicitud o pedido hasta la compra recurrente de su empresa de un Proveedor de la plataforma.
Evita los pedidos duplicados, las discrepancias de cifras de los contratos, las firmas falsificadas, la comparación de precios, el tiempo dedicado a las órdenes y solicitudes y tan sólo haz seguimiento de tus pedidos en una sóla factura electrónica.
4. Aumenta la productividad con mejores proveedores.
Usted usa órdenes de compra en papel, su proveedor hace lo mismo un experto como nosotros le dice que es totalmentes ineficiente, es una pérdida de tiempo y un montón de órdenes fallidas en espera de equilibrar. Tener que entregar manualmente la entrega de las órdenes de compra, ordenarlas por categorías apropiadas y darle un seguimiento de las fechas de vencimiento sin duda es un proceso que idealmente se puede automatizar a través de acciones sencillas.
De prioridad a la migración de un sistema de compra de pedidos en papel a una plataforma más automatizada que incorpora controles de saldos y así evitar errores, ahorrar tiempo y mejorar la gestión.
