5 Consejos para Evitar Fraudes en el Departamento de Compras

¿Has pensado si tu empresa necesita mejorar sus políticas para evitar fraudes en el departamento de compras? O ¿sospechas de miembros de tu personal o proveedores que están teniendo prácticas ilícitas?

Esperemos que no sea así. Para ayudarte, queremos darte estos consejos para prevenir y detectar a tiempo actividades corruptas y fraudulentas: 

¿Qué es un fraude en el departamento de compras?

Basándonos en las malas experiencias que organizaciones y empresas de todo tipo han tenido, el departamento de compras es un área que se caracteriza por sus altos niveles de riesgo, ya que, éste tiene la autoridad de disponer de recursos económicos y llevar a cabo transacciones en nombre de la empresa. 

En este sentido, un fraude en el departamento de compras, también conocido como procurement fraud, es una práctica laboral en la que personas pertenecientes a esta área, se enriquecen personalmente a través de un desempeño inadecuado de sus funciones y responsabilidades con el uso indebido de recursos económicos de una empresa, bien sea privándola de recibirlos o extrayendolos ilegalmente. 

Es por ello que, una de las metas más importantes que se plantean los altos ejecutivos de una empresa, es el de evitar fraudes en el departamento de compras.

Esto representa un fuerte riesgo al capital y patrimonio empresarial y un crimen que cometen las personas que forman parte de este departamento, contra las políticas legales y manejo de los recursos de una empresa. 

Al hablar de fraudes e irregularidades en el área de compras, es importante detallar las siguientes situaciones que tienden a ser frecuentes dentro de esta práctica:

La primera está asociada a actividades de corrupción  donde, por ejemplo, el proveedor devuelve un porcentaje del valor total de la orden de compra (generalmente en efectivo) por errores de presupuesto o mala prestación de servicios al personal de la entidad y ésta devolución no se deja por escrita o se deposita a la cuenta de la empresa, sino que, queda en manos de las personas que trabajan en el área.

La segunda situación de fraude, ocurre cuando existe una alteración o falsificación de documentos o información de respaldo con miras a lucrar indirectamente a un grupo de personas pertenecientes a ésta área. Existen tres razones ya tipificadas por la “Associations of Certified Fraud Examiners” llamadas “triángulo del fraude” que pueden motivar psicológicamente a una persona a cometer un fraude en el departamento de compras, éstas son:

– Necesidades financieras:

En primer instancia, la persona se encuentra en una situación difícil familiar, tiene una deuda grande que pagar al banco, está en situaciones de apuestas y juegos al azar, etc, que lo motiva a buscar dinero de cualquier forma.

– Percepción de puntos vulnerables:

Luego de existir este principal motivo, la persona comienza a buscar dentro de la empresa puntos vulnerables y verificar si no existen suficientes medidas para controlar los recursos y por ende, hacer mucho más fácil el cometer fraudes.

– Racionalización y normalización del fraude:

Finalmente, esta última fase ocurre cuando ya se trata de una práctica normalizada y recurrente, por lo que consiste en una  planificación individual en la que internamente la persona justifica sus acciones.

Por ejemplo, asumiendo que la cantidad es tan pequeña que no afectará a la organización o nadie notará un cambio de ese tipo. Otros consideran que la situación en la que se encuentran es temporal y el fraude ocurrirá una vez y nunca volverá a suceder.

Luego de comprender las etapas de un fraude, conoce  las principales medidas que puedes aplicar para evitar fraudes en el departamento de compras:

1. Educa a tus empleados y proveedores

El primer y más importante paso hacia una prevención de fraudes en el departamento de compras es el de educar de los empleados acerca de sus responsabilidades y funciones, explicándoles cómo funcionan los procesos de licitación, cómo seleccionar a los proveedores, el conflicto de intereses, etc. Por otro lado, la gerencia, los empleados y los proveedores deben ser entrenados y alentados a vigilar las señales de alerta. 

Puedes organizar un taller dictado por organizaciones de prevención de fraudes que expliquen no solo las manera en que los mismos miembros del equipo pueden detectar en sus compañeros cuando éstos tengan intenciones o ya estén cometiendo fraudes, sino las consecuencias legales que estos actos conllevarían.

2. Divide los deberes y responsabilidades

Una manera en la que puedes prevenir fraudes en el área de procurement es dividiendo o delegando  las responsabilidades en diferentes personas, ya que, en cualquier transacción comercial, más de un individuo debe desempeñar estas funciones.

La persona que inicia el proceso de solicitud de compra no debe ser la misma persona que aprobará el pago. La persona que realiza el pago no debe ser la misma persona que maneja los asuntos de contabilidad.

3. Establece controles de compra y flujos de aprobación

Todas las solicitudes de compra deben ser autorizadas y aprobadas por una persona encargada en la organización que pueda cumplir el papel de gerente administrativo, operativo o de finanzas.

Te recomendamos que según el monto de la transacción, la aprobación deba provenir de diferentes personas. Por ejemplo, un gerente puede aprobar hasta $ 5,000, el jefe de finanzas puede aprobar hasta $ 10,000, etc. 

Todas las facturas deben tener una orden de compra autorizada previamente; si eso no está en su lugar, se debe realizar una investigación adecuada para comprender las brechas en el proceso y cómo cubrirlas.

Para las compras, que se realizan a través de tarjetas de crédito, es importante solicitar un recibo válido y una justificación para aprobar los gastos, incluida una aprobación comercial.

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4. Realiza auditorias de 3-way-matching 

El 3-way-match es el resultado de verificar tres documentos que son necesarios, para auditar que el proceso de compras se haya hecho de forma correcta. Éstos son: órdenes de compra, comprobante de recibo y factura de pago. Si regularmente auditas que todas las órdenes de compra se entreguen con estos documentos, será mucho más sencillo prevenir fraudes en tu empresa además que esto garantiza que todo lo que se está pagando, efectivamente si llegó a la oficina.

5. Desarrolla un control automatizado

Los departamentos de compras pueden implementar fácilmente softwares destinados a la gestión automatizada de procesos básicos. Éstos usualmente se conocen como  e-procurement softwares y no solamente ayudan a mejorar la productividad del equipo, sino que también ofrecen múltiples ventajas para la prevención de fraudes.

En Yaydoo hemos diseñado precisamente un software de gestión de compras que te permite: 

• Tener acceso a una plataforma online en la que puedes incorporar a varias personas de tu equipo para que la distribución de responsabilidades y el flujo de aprobación se haga a través de múltiples encargados
• Asignar presupuestos para cada departamento o categoría
• Crear órdenes de compra con proveedores y productos ya registrados en la plataforma por lo que minimiza los riesgos de incluir proveedores nuevos que no tengan relación con la empresa
• Sección para cargar y centralizar órdenes de compra, comprobante de recibos y facturas electrónicas de pago para así tener un procedimiento correcto de 3-way-match. 
• Una visibilidad completa de los gastos de la empresa a través de reportes filtrados por fechas. 

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