Como mejorar la comunicación con los proveedores

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Tener una buena comunicación entre los proveedores y tú es esencial para que la empresa mantenga un buen control operativo de las finanzas y logística.

Puede ser completamente un reto cuando estos solo van a la empresa por períodos muy cortos de tiempo y se hace un control sobre la compra y la obtención de los bienes.

Tener un  trato más cercano y amigable es recomendable para establecer relaciones comerciales mucho más positivas, sin dejar a un lado que a la hora del trabajo, la comunicación sea eficiente y puntual.

Esta es una de las tareas más cruciales de un gerente de compras. Ya que, una buena negociación puede generar ahorros y alianzas estratégicas.

1.- Crea vínculos más humanos.

En el mundo de hoy, es normal andar de prisa resolviendo todas las tareas urgentes. Sin embargo, construir una relación laboral con tus proveedores llevará al departamento de compras a cumplir con los objetivos financieros.

Enfoca tus esfuerzos en construir una relación genuina y profesional con los proveedores. No tengas miedo de conocer más allá de los despachos y entregas, más bien, trata de preguntar por su familia e incluso hablar de la tuya y el trabajo.

2.- Comparte información

Debemos rechazar la idea de que compartir información con otras personas es negativo. Pero, al final cuándo un proveedor o gerente comparte información relacionada con productos, servicios, precios resultará ser información valiosa para ambos.

Toda empresa tiene un nicho de mercado, es imposible que otros te quiten un lugar dentro del mundo comercial, e incluso, los proveedores no se aprovecharán de ti porque sabes menos, porque siempre que tengas confianza con tus  proveedores todo será para beneficio de ambos.

Si tu empresa brinda servicios mucho más personalizado, invita a tus proveedores  a reuniones de equipo para que sepan de primera mano cómo sus productos o insumos brindan una experiencia al cliente.

De esta forma, ellos podrán aportar algo a la mesa que mejore las expectativas, representando más compromiso por parte de ellos.

3.- Haz preguntas

Como gerentes de compras u operativos, tenemos una tarea que nunca acaba: hacer preguntas.

Las empresas más efectivas y los gerentes con éxito tienen el hábito de preguntar casia a diario a su proveedores sobre nuevas ofertas, productos, servicios  y la logística de compras y abastecimiento.

Se requiere estar constantemente haciendo seguimiento sobre cada una de las actividades de la cadena de abastecimiento para poder crear un orden sobre las prioridades, el diagnóstico de la situación, la solución, el control sobre las entregas y organización.

De esta forma podemos prevenir cada una de las consecuencias que pueden haber en el abastecimiento y suministros de productos.

4.- Mantén todo por escrito.

Partiendo de lo anterior, hoy en día es más fácil contar con un registro online de todas las actividades, órdenes, pedidos, solicitudes, fechas, compras y transacciones que realizas con tus proveedores.

Solo piensa en la cantidad de proveedores que tienes y todos los emails y mensajes que te llegan diariamente. Ahora multiplica eso por la cantidad de clientes que realizan pedidos diarios, más la cantidad de solicitudes de los departamentos para abastecer con insumos.

¡Es demasiado! te recomendamos que más allá de contar con un espacio físico clasificado para documentos comerciales, administrativos, contables y financieros. Pongas en marcha una técnica en la cual todo esté en un sólo lugar, en la nube.

Te recomendamos  que para tus compras utilices Yaydoo.  Es una plataforma que te ayudará en la creación de órdenes de compras recurrentes, reportes financieros rápidos y fáciles y conseguir a los proveedores con los mejores precios en un sólo lugar.

5.- Establece expectativas claras.

En el mundo comercial, siempre hay expectativas que no son satisfechas por completo. Bien sea, que no cumples a cabalidad con el orden de la cadena de suministros  de la empresa, así como los clientes de tu empresa no están agusto con el producto/servicio final.

Así mismo sucede cuando tu como gerente no estás satisfecho con las actividades diarias de tu equipo de trabajo y proveedores.

Para reducir estos inconvenientes, debes ser clara con un plan detallado y por escrito que se lo harás llegar a tus proveedores. Un plan siempre debe ser medible y cuantificable para conocer si realmente se están logrando los objetivos planteados.

Hazle entender al proveedor el lugar que tiene la empresa para la cual trabajas y lo valioso que es mantener un comunicación clara y efectiva.

6.- Redacta acuerdos de contrato.

Un contrato es clave para poder operar correctamente. No solo ayuda a la empresa a protegerse de inconvenientes, sino que también, garantizas legalidad sobre la aplicación de la misma.

El contrato que crees para tus proveedores deben ser válidos y potencialmente cumplibles. Esto significa que tanto el proveedor como tú, tienen las capacidades y la responsabilidad de lograr los acuerdos comerciales que dentro del contrato se suscriban.

Recuerda colocar todo lo que se hará y se abstendrá la empresa, de forma justa y equitativa, colocar diferentes formas de negociación y ofertas así como términos de la misma.

El contrato debe ser presentado en papel, firmado por ambas partes, nombrando a las partes involucradas y nombres legales. Además, peste debe tener detalles específicos de lo que sucederá si incumple con el intercambio esperado, la remuneración y los servicios que están en juego, incluye fechas, plazos límites, formas de salir del contrato y dejar de trabajar en conjunto.

7.- Planifica con antelación.

Planificar con antelación es la tarea de los Gerentes operativos y de compras. La organización es lo primero para mantener todo bajo control, en estos casos, lo más acertado es crear una lista diaria de todo aquello de lo que nos ocupa diariamente tiempo y que debe ser solucionado.

Simplifica, no te detengas en complejidades y siempre busca automatizar y utilizar la tecnología a tu favor. Los objetivos del día deben ser realistas y acordes a tus capacidades, de lo contrario todo puede terminar mal.

Simplifica tus actividades diarias, contando con la plataforma que tiene todo en un solo lugar. Ingresa y solicita una demostración para conocer cómo funciona.

 

 

 

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