Ahorra Tiempo con un Sistema de Gestión de Compras
En un mundo, donde el tiempo es uno de los recursos más importantes, los sistemas de gestión de compras son herramientas que nos ayudan a sacarle el mayor provecho. En este artículo, queremos explicarte cómo funcionan y porqué juegan un papel fundamental en el mundo empresarial.
Sistema de gestión de compras: Un aliado de las empresas
Comprar es una actividad que conocemos desde pequeños. Nuestros padres nos enseñan que, a pesar de que existen una amplia gama de productos y servicios disponibles en el mercado, no podemos comprarlos todos.
Tenemos que evaluar primero si lo que queremos comprar, es un producto o servicio realmente necesario y si el precio que posee, es accesible para nuestro bolsillo.
Las empresas, quiénes están constantemente buscando ahorrar costos y maximizar sus ganancias, deben realizar sus compras bajo este mismo esquema de pensamiento.
Sobre todo porque el proceso de compras que emplean, es mucho más largo que una simple elección de opciones y amerita el cumplimiento de ciertas etapas y actividades, tales como:
- Identificar los requerimientos de compra dentro de la empresa (qué hace falta comprar y en qué cantidades)
- Crear y revisar la solicitud de compra.
- Aprobar el presupuesto para la compra
- Cotizar con los proveedores, negociar y crear contratos.
- Recibir la mercancía.
- Auditar que todo el proceso se haya realizado de forma correcta (3-way matching)
- Aprobar el pago de las facturas.
Si quieres conocer a profundidad cómo se lleva a cabo cada una de estas etapas, te invitamos a leer nuestro artículo: 9 Pasos Para Lograr Un Proceso De Compras Exitoso.
En este sentido, el departamentos de compras conjunto al departamento de finanzas y cuentas por pagar, necesitan estar en constante comunicación para que cada una de estas etapas se cumplan exitosamente.
De ellos depende buscar y encontrar los productos que tengan el mejor precio, con la calidad esperada y con un tiempo corto de entrega. Es prácticamente en estas funciones, donde recae la eficacia y control del dinero de una empresa.
La importancia de gestionar las compras
Es por eso que, a nivel empresarial las compras no pueden verse como una simple salida dinero, sino como una oportunidad de negocio en la que es importante crear estrategias para ahorrar la mayor cantidad de recursos y por supuesto, el tiempo es uno de ellos.
Una empresa que pueda agilizar estos procesos, tiene más oportunidades para aprovechar ese tiempo en actividades que le generen un mayor crecimiento y valor a su modelo de negocio.
Así que en esos momentos estratégicos en el que se piensa en soluciones para sacar un mayor provecho del tiempo, es donde los sistemas de gestión de compras entran en juego y se convierten en aliados importantes para las empresas.
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¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de compras?
A pesar de existen sistemas o software que se instalan a un ordenador y solo se puede utilizar en él, los avances de la tecnología han permitido desarrollar softwares digitales que pueden usarse desde la web con simplemente tener acceso a Internet.
Así como se nos hace muy sencillo ingresar a nuestra cuenta de Facebook o Instagram colocando un correo electrónico y una contraseña, los software de gestión online, funcionan de la misma manera y podemos ingresar a ellas desde cualquier lugar que nos encontremos.
Yaydoo, nuestro software de gestión de compras, cuenta con esta tecnología de cloud computing y está diseñado para que las empresas ahorren hasta un día de trabajo. ¿Cómo?
- Permitiendo ingresar a la plataforma, a más de 3 miembros encargados del proceso de compras para una comunicación rápida y fluida.
- Agilizando la generación de órdenes de compra y flujos de aprobación.
- Alojando un portal B2B en el que las empresas podrán encontrar cientos de proveedores y artículos para sus oficinas.
- Comparando automáticamente cotizaciones de proveedores para escoger aquellas que ofrezcan más beneficios y a un menor costo.
- Facilitando el proceso de auditoría, al permitir centralizar las órdenes de compra, las facturas electrónicas y los comprobantes de recibido (3-way matching) que son necesarios para evitar fraudes y determinar que todo el proceso de compras se haya empleado de forma correcta.
- Ofreciendo la ayuda de un asistente virtual de compras que se encargue de hacerle seguimiento a las órdenes de compras y al desempeño de los proveedores.
En definitiva, al automatizar estas tareas que antes debían completarse de forma manual, un sistema de gestión de compras libera de carga laboral al personal de trabajo y permite que se desempeñen mejor en actividades de alto impacto, como la de mejorar las relaciones con los proveedores y pensar en estrategias para desarrollar un abastecimiento estratégico.
