5 pasos para que un presupuesto sea aprobado

Cuando somos gerentes o líderes de un departamento, es inevitable pensar en crear un proyecto para mantener la cultura organizacional o bien, contratar servicios que ayuden a tu empresa a mejorar su productividad, ya sea mejorando procesos internos, comunicación con proveedores o con clientes.

Cuando se trata de las operaciones de tu empresa u oficina, y la experiencia de los empleados de tu departamento, tú eres el indicado, ya que has identificado las necesidades diarias y las oportunidades para mejorar y ser cada vez más productivos.

Así que, si ya decidiste crear un proyecto y quieres que el presupuesto sea aprobado a cabalidad, este es el artículo para tí, son solo 5 los pasos para que tu jefe diga que “sí” al presupuesto:

1.- Crea un documento bien presentado.

Un informe bien presentado es la clave para que tu presupuesto sea aprobado. Debe ser una consecución de ideas ordenadas en  cuatro o cinco puntos centrales: presentación, problema, proyecto, beneficio, presupuesto.

La estructura debe permitirle al gerente o jefe entender cuáles son sus puntos principales y hacer una lectura rápida de la misma. A cada uno de los puntos debes asignarle los datos que correspondan  y redactar en forma de pasos, si es posible.

Si bien no hay un número de páginas exacto para presentar un informe de proyectos, es fundamental que el documento aporte valor, sea concreto y todo esté dentro de ella sin divariar.

El objetivo debe ser breve pero explicativo. La redacción debe estar orientada a mostrarle a tu jefe qué verá dentro del informe, por qué, cuándo y cuánto podría costar.

Incluso ayudará si colocas un orden cronológico sobre la implementación del proyecto.

2. Defina el por qué antes del qué

Dentro del informe, en la sección del “problema”  define concretamente lo que el proyecto o iniciativa busca lograr.

Coloca información gráfica o bibliográfica, evidencia de que el problema existe y que será positivo ejecutar dicho proyecto.

Toma en cuenta también si el problema se ha presentado varias veces entre sus empleados o clientes mediante solicitudes diarias.

Revisa las quejas u opiniones de tu equipo y/o clientes. Si es posible crear encuestas o bien, tomar fotografías o videos para que tu jefe lo considere necesario.

Señala lo que “hay”. Las realidades positivas y negativas sobre el problema en cuestión y recargalo con cifras, imágenes y texto.

Por ejemplo, si has notado que es necesario  que en la sala de reuniones haya equipo audiovisual, tú deberás grabar y hacer un informe con estadísticas internas sobre la productividad y eficacia, la calidad y las necesidades del equipo en que esto mejore.

3. Presenta opciones concretas.

Se proactivo e investiga todos los pasos necesarios para materializar tu idea y cuánto podría costar. Busca una serie de proveedores, pide cotizaciones, investiga qué técnicos lo harían,  en que se basará su diagnóstico y también cuáles equipos serán indispensables.

Si el proyecto requiere trabajar con un proveedor de servicios, investiga a varios proveedores que tengan experiencia en proyectos similares y discute con ellos la idea. Verifica las referencias y obtén cotizaciones.

Incluye incluso la versión más cara, el presupuesto intermedio y el más económico. También apunta una recomendación sobre cuál prefieres y por qué.

En el apartado de recomendaciones debe quedar claro tu visión como experto. Debe quedar plasmado cuál es la mejor solución a través de una reflexión y análisis previo.

4. Resalta cómo la inversión beneficiará a la compañía.

Además del presupuesto y orden cronológico, un documento que ilustre el valor que entregará a la empresa a lo largo del tiempo, es indispensable.

Se específico y resalta los ahorros y costos anuales, el aumento de la eficiencia y las mejores en productividad.

5. Anticipa las preguntas que le harán y respondelas en el documento.

Piensa cuáles preguntas le harían acerca de la  propuesta, sería muy útil que éstas se encuentren en el final de tu informe. Podrás llegar a un “si” más rápidamente sin pautar una reunión previa, porque te has adelantado un paso sobre tu jefe.

Un proyecto organizado y bien investigado con objetivos concretos y un presupuesto claro, sin duda tendrá la confianza en tomarse el proyecto en serio con las sugerencias que has suministrado respecto al tiempo y dinero.