7 beneficios de generar una facturación electrónica

7 beneficios de generar una facturación electrónica

Conoce los beneficios que te puede brindar la facturación electrónica.

En Yaydoo te damos a conocer esta increíble herramienta de finanzas.

Aquí te daremos la definición financiera de la facturación electrónica los tipos de facturas y los beneficios que brinda realizarlas.

La Facturación Electrónica

La facturación electrónica te permite generar facturas de manera fácil y rápida, convirtiendo la versión en papel de las facturas, en un proceso más sencillo de manera digital, funcional y legalmente equivalente a las tradicionales.

Naturalmente, las facturas electrónicas pueden almacenarse en cualquier aparato electrónico que soporte este tipo de software.

También pueden gestionarse e intercambiarse por medios digitales con otros interesados en el informe financiero que realices.

Un aspecto importante referente a la generación de facturas es su legalidad al momento de realizarlas, para que tenga validez legal, esta debe ser llenada con una firma electrónica.

Para enviar las facturas electrónicas, se realiza mediante un sistema de comunicación adaptado, el cual permite garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico generado.

Una factura electrónica es construida en 2 procesos para ser enviada posteriormente:

1. Primero se crea la factura tal cual se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos digital.

2. Segundo se firman de manera digital con un certificado electrónico. Esta factura es propiedad del emisor que cifra el contenido de la factura y añade el sello digital a la misma.

Al realizar esto, obtenemos una factura que nos garantiza que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

Artículo relacionado: Cómo generar automáticamente un reporte financiero.

 

Tipos de facturas

tipos de facturas electrónicas

Existen varios tipos de facturas que se realizan dependiendo del propósito de la misma:

1. Factura Ordinaria.

Sirve para dejar constancia de una operación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.

Esta factura ordinaria es la de uso más frecuente ya que los demás tipos de factura solo cumplen la función de enmendarla o agilizar su procedimiento.

En otras palabras, las otras facturas siempre se emiten en función a esta.

Datos que debe reflejar una factura electrónica.

– Número de factura.

– Fecha de expedición.

– Nombre y apellidos o razón social.

– Número de identificación fiscal.

– Domicilio del emisor y destinatario.

– Descripción de la operación.

– Tipo de IVA.

– Porcentaje de retención del IRPF.

– Cuota tributaria.

– Importe total a pagar.

– Fecha en que se haya producido la operación.

2. Factura Rectificativa.

Es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario. Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía.

3. Factura Recapitulativa.

Una factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es necesario anular dichas facturas.

Por tanto, si se trata de operaciones que se dan en diferentes meses, no se podrían “combinar” y recapitular en una sola factura.

4. Factura Proforma.

Se trata de un documento que especifica los detalles de una futura factura definitiva. Mediante la factura proforma, el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.

De esta manera, se le da al comprador la máxima información posible y de una manera bastante formal y profesional.

5. Factura Electrónica.

Una factura electrónica o factura digital, es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

7 beneficios de generar una facturación electrónica

facturación electrónica

Para generar facturas depende mucho el tamaña de la empresa, y el volumen de su facturación, muchas empresas grandes llegan a facturar del 40% a 80% y eso genera gastos, de manera que realizarlo digitalmente, te ahorrará el concepto de emisiones y gestiones de facturas.

Entre los beneficios de este ahorro están:

1. La factura electrónica es ecológica.

Ahorras considerablemente en papel, ayudando al medio ambiente, convirtiéndote en una de las empresas que más ahorra y es ecológica.

2. Te facilitan los procesos de auditoría.

Siendo un proceso de continuo cambio y donde deber actualizar los documentos, las facturas financieras te permiten realizarlo de manera automática, sin tener que generar una factura nueva cada vez que te equivocas o actualizas la información.

Artículo relacionado: Que información debe contener un informe de finanzas.

3. Seguridad y resguardo de los documentos.

Mantienes tus documentos seguros, bien guardados y mejor organizados, así no tendrás el error de traspapelar papeles o no encontrar documentos importantes.

4. Cero probabilidades de fasificación.

Ya que generas las firmas electrónicamente, la probabilidad de falsificación se reduce considerablemente dejando de lado la presencia obligatoria para firmar cada uno de los documentos.

5. Localización fácil de la información.

Lo tienes al alcance de tus manos, sin necesidad de ir a la oficina repleta de documentos y papeles llenos de polvo, sólo buscar la factura por categoría o nombre y listo.

6. Elimina los espacios para almacenar documentos.

Ahorrarás mucho espacio de esta manera, evitarás el mantenimiento tedioso de este tipo de lugares donde almacenaban documentos históricos.

7. Fácil cálculo de impuestos.

De manera automática podrás generar el cálculo de los impuestos de la factura, tendrás todos los costos detallados y eso te permitirá llegar al total deseado son errores de escritura o redacción.

Una vez que tu empresa empiece a operar con estas tecnologías, se verán incentivadas a seguir digitalizando otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.

En Yaydoo podemos ayudarte a gestionar la facturación electrónica de tu empresa, así como el control de gastos, la organización de tus presupuestos y la automatización de compras recurrentes.

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