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Asistentes virtuales de compra: el futuro del e-procurement

¿Por qué los e-procurement con asistentes virtuales juegan un papel tan importante dentro de las empresas? y ¿Cuáles son sus principales beneficios? En este artículo te lo explicaremos a detalle, no sin antes abordar ambos conceptos.

¿Qué es un asistente virtual de compras?

Un asistente virtual es un programa informático dotado de inteligencia artificial, capaz de comprender el lenguaje natural utilizado por los usuarios, para establecer conversaciones, responder preguntas, hacer recomendaciones o realizar acciones solicitadas, con el objetivo de mejorar la atención y experiencia de los clientes, y así lograr que éstas sean rápidas y efectivas.

Como ejemplos de estos asistentes, podemos encontrar a Siri (Apple) , Alexa (Amazon), Speaktoit (Android) También un asistente virtual puede ser una persona que esté disponible en un chat online para responder preguntas y aclarar dudas en cuanto a cómo utilizar una cierta plataforma. 

Dependiendo de la tecnología del e-procurement, podemos encontrar ambas modalidades de asistentes virtuales, incluyendo chatbots que son programas informáticos que de acuerdo a respuestas programadas, también pueden brindar atención al cliente y soporte de manera instantánea.  Sin embargo, es importante explicar a qué nos referimos con e-procurement 

¿Qué es un e-procurement y cuáles son sus beneficios?

E-procurement es el acrónimo de ‘Electronic Procurement’, el cual hace referencia al proceso de compra y venta de bienes o servicios a través de métodos electrónicos que utilizan Internet como medio principal. 

Se puede considerar también como un e-commerce en donde empresas y proveedores se relacionan a través de las ventas y compras de productos y servicios bajo una planificación de entregas y procedimientos de pagos que se realizan de forma online.  

Este método de compras para las empresas se introdujo como un sustituto al proceso de compras manual donde el consumo de tiempo y energía era más alto. 

De hecho, muchas organizaciones como Toyota, Nvidia, World Vision, Reebok, American Financial,  han optado por utilizar plataformas de e-Procurement, debido al potencial para minimizar irregularidades y costos innecesarios.

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Outsourcing Procurements: una solución para las empresas

A nivel empresarial, el departamento de compras debe establecer las políticas para la adquisición de bienes y servicios para la empresa, con el objetivo de comprar lo que la empresa necesita al mejor precio posible. Para lograr este objetivo, el personal de adquisiciones establece relaciones con los proveedores, negocia contratos y establece pautas o límites de compra sobre los tipos de compras que se permiten y los tipos de artículos en los que se puede gastar el dinero. 

Los e-procurement permiten a los líderes de compras, automatizar el cumplimiento de políticas, la compra de insumos y las relaciones con proveedores dentro del sistema. No obstante. hay algunos sistemas de e-procurement que además de toda la plataforma, que permite gestionar el proceso de compras de forma online y automatizadas, también ofrecen un servicio de outsourcing de compras, es decir, la oportunidad de comprar allí mismo en la plataforma y de forma online, los productos y servicios que se requieren para la oficina como:

  • Insumos de papelería (hojas, clips, carpetas, bolígrafos).
  • Equipos tecnológicos y de cómputo (monitores, teclados, proyectores, laptos).
  • Productos de limpieza (cloro, desinfectantes, guantes, cepillos).
  • Insumos de cafetería (snacks, electrodomésticos, desechables).  
  • Servicios de catering para eventos corporativos.
  • Servicios de limpieza para oficinas.

Y todo esto con la ayuda del asistente virtual que les recomiende qué comprar y cómo hacerlo. 

¿Cómo los asistentes virtuales representan el futuro del e-procurement?

Particularmente los asistentes virtuales de compra ayudan a que jefes o gerentes de compra reciban una atención personalizada en cuanto a recomendaciones de productos y servicios que necesitan para logísticas o eventos en particular, ya que, estos asistentes virtuales conocen cómo funciona el e-procurement y cuáles son los productos y/o servicios apropiados según las necesidades de los clientes.  

Por ejemplo, una persona del departamento de compras que necesite comprar computadoras para su equipo de programadores y no sepa exactamente las características que deben tener las computadoras.  

En este sentido, este tipo de servicio, que incorporan los e-procurement, forma parte de un valor agregado que las empresas que diseñan estos softwares ofrecen, para ayudar a las empresas a reducir costos, tener acceso a catálogos de productos y proveedores que ya son reconocidos por la calidad de sus servicios. Otros beneficios que te ofrece un outsourcing e-procurement con asistencia virtual es:

  • Compras enfocadas en el ahorro empresarial.
  • Análisis de gastos.
  • Gestión por categorías.
  • Soporte de abastecimiento.
  • Gestión de transacciones, contratos, gestión de procesos de abastecimiento.
  • Seguimiento y cumplimiento.

En Yaydoo te ofrecemos un procurement software con servicio outsourcing en el que puedes conseguir un catálogo con más de 20.000 productos, aclarar dudas con la ayuda de nuestro asistente virtual  y pagarlos en línea con tus tarjetas de crédito, débito, o bien, a través de transferencias bancarias. Además de ayudarte a:

  • Gestionar las necesidades de compra de tu equipo de trabajo.
  • Asignar presupuestos, crear órdenes de compra.
  • Enviarlas a un flujo de aprobación.
  • Comparar propuestas de presupuesto de productos que órdenes tanto. en la plataforma como a proveedores externos.
  • Agrupar en un mismo lugar tus órdenes de compra, comprobantes de recibo y facturas de pago para así lograr un perfecto 3-way-match.

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