3 Oportunidades de ahorro en gastos de oficina

3 Oportunidades de ahorro en gastos de oficina

En una oficina se utilizan muchos recursos, imagínate todos los gastos indirectos de una empresa en general, si no se tiene un control y un uso “racional y racionado”  de los insumos de la oficina y que podrían incrementarse innecesariamente.

Todo equipo de operaciones de las empresas al presupuestar un nuevo año, buscan reducir costos y aumentar la eficiencia de sus instalaciones y operaciones. Yaydoo encontró tres áreas para ahorrar costos de forma significativa y que seguro te interesará conocer.

1.- Empresas outsourcings.

La ralentización y los fallos ocurren en toda empresa, sin embargo afecta negativamente la productividad.  Cuando planifiques el presupuesto de los gastos del próximo mes, al revisar tu plan, puedes considerar contratar servicios outsorcing especializados en un área específica, que te ayude a optimizar los procesos de tu empresa.

Externalizar funciones de diferentes departamentos de tu empresa puede ayudarte específicamente en crecer, en afinar procesos y detalles de los productos/servicios que ofrece tu negocio, mientras tu tiempo es enfocado en innovar o en hacer tareas que te ayuden a hacer crecer las ventas.

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2.- Mantenimiento preventivo.

La Asociación internacional de Administradores y Propietarios en el 2018 informó que una oficina promedio gastó el 41% de su presupuesto en costos fijos, 17% en reparaciones y mantenimiento y un 13% en limpieza regular y especializada.

Esto indica que si una empresa no sabe presupuestar adecuadamente su caja anual, puede llegar a quedar en banca rota.

A menudo las empresas deben incluir dentro de su presupuesto mantenimiento preventivo, actualizaciones eléctricas y mecánicas, imprevistos con la tecnología y un 15% adicional para gastos imprevistos en edificios o maquinaria antigua.

Revisar mensualmente el mantenimiento a su línea de oficina es fundamental para identificar oportunidades donde pueda negociar con proveedores y ahorrar dinero al reservar con anticipación.

Prevé las averías, reduce costos, reduce el tiempo muerto invertido en reparaciones y así hacer más productivo la labor del empleado, alarga la vida de los equipos, permite al técnico conocer a fondo los equipos, prevé  la contaminación, reduce gastos en luz y mejora continua para no tener ningún evento inesperado.

3.- Administrador de oficina.

Una empresa repleta de servicios y productos puede llegar a ser un obstáculo para la productividad de los empleados si no se cuenta con un sistema de administración de oficina eficaz.

Las empresas pequeñas y medianas gastan alrededor del 30% de su tiempo en tareas domésticas de oficina según Workfront.

Un buen departamento operativo tiene un administrador que busca minimizar la necesidad de sus empleados en relación con su entorno de trabajo.

El administrador de oficina debe hacer todo para que no hayan elementos distractores por parte de los trabajadores de la empresa. Sin embargo, al menos el 30% del tiempo de un gerente de oficina gasta su tiempo en tareas repetitivas de nivel inferior.

Por ejemplo: el abastecimiento de suministros, cotizar y conseguir un servicio de limpieza,  solicitar impresiones y cotización de catering para eventos, son tareas que impiden priorizar a los administradores de oficina las solicitudes de los empleados y los proyectos que requieren mayor tiempo y que generarán mucho valor.

Yaydoo es el aliado perfecto. Es un Software dedicado a simplificar tareas administrativas, tales como, abastecimiento de oficina, pago a proveedores y control de gastos, entre otras funciones.

De esta forma, el administrador estará capacitado para minimizar tanto los procesos como los gastos operativos de sus empleados como principal función y ahorrar mucho más sin interrupciones.

Busca una plataforma como Yaydoo. Simplifica los procesos administrativos, mejora la comunicación con proveedores, controla tus gastos y consigue ahorros.

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